Как внести код трудовой функции в 1С ЗУП

Код трудовой функции по Общероссийскому классификатору занятий (ОКЗ) требуется при формировании отчётности в ПФР — в первую очередь формы ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД) и отчёта по форме 1-Т. В 1С:ЗУП код привязывается к должности в штатном расписании и автоматически подтягивается в кадровые документы сотрудников.

Механизм одинаков для типовых конфигураций «1С:Зарплата и управление персоналом» редакции 3.1: сначала проверяется, что нужный код есть в классификаторе, затем он указывается в карточке должности или позиции штатного расписания, после чего программа использует его при заполнении отчётов. Если код не внесён, отчётность уходит с пустым полем, что приводит к замечаниям со стороны фонда.

Ниже разобран полный цикл: где хранится классификатор, как добавить недостающий код, как привязать его к должности и как убедиться, что данные корректно попали в отчёт.

Где в 1С:ЗУП хранятся коды трудовых функций

Коды трудовых функций берутся из классификатора ОКЗ (ОК 010-2014). В программе он представлен справочником «Классификатор занятий», который находится в разделе «Настройка» → «Классификаторы» → «Классификатор занятий». В типовой поставке справочник уже заполнен базовым набором кодов.

Каждый код ОКЗ состоит из четырёх знаков и соответствует конкретному виду занятий — например, 1211 — «Главные инженеры», 2411 — «Бухгалтеры». Именно этот код указывается в отчётах как код трудовой функции (код выполняемой функции).

Если база ведётся давно и обновления классификатора не загружались, часть кодов может отсутствовать. Тогда при выборе кода в карточке должности нужное значение просто не найдётся, и его придётся добавить вручную.

Проверка и добавление кода в классификатор занятий

Перед привязкой кода к должности убедитесь, что он есть в справочнике. Откройте «Настройка» → «Классификаторы» → «Классификатор занятий» и воспользуйтесь поиском по коду или наименованию. Если нужный код найден — переходите к следующему разделу.

Если код отсутствует, добавьте его вручную: нажмите «Создать», укажите четырёхзначный код, наименование по классификатору и при необходимости контрольное число. Сверяйте наименование с актуальной редакцией ОКЗ — текст должен совпадать с официальным классификатором, иначе в отчёте будет расхождение формулировок.

1. 1
   Откройте «Настройка» → «Классификаторы» → «Классификатор занятий»
2. 2
   Найдите нужный код через поиск по коду или наименованию
3. 3
   Если кода нет — нажмите «Создать» и введите код и наименование по ОКЗ
4. 4
   Запишите элемент и проверьте, что он отображается в списке

Как указать код трудовой функции в должности и штатном расписании

Основная точка внесения кода — карточка должности. Откройте «Кадры» → «Должности» (или «Настройка» → «Должности» в зависимости от настроек), выберите нужную должность и найдите поле «Код трудовой функции» (может называться «Код ОКЗ»). Выберите значение из классификатора и запишите карточку.

Если в программе ведётся штатное расписание, код можно указать и в позиции штатного расписания: «Кадры» → «Штатное расписание» → откройте позицию → поле кода трудовой функции. При заполненной должности код обычно подставляется из её карточки автоматически, но при расхождениях приоритет имеет значение, указанное в позиции.

Учтите: изменение кода в карточке должности действует на отчётность за будущие периоды. За уже сданные периоды данные в отчётах пересчитаются только после перезаполнения документов или отчёта, поэтому корректировки вносят до отправки отчётности.

Удобно заполнять коды пакетно: откройте список должностей, включите в настройке списка колонку с кодом трудовой функции и сразу видно, у каких должностей поле пустое. Это экономит время при первичном заполнении.

Как код попадает в кадровые документы и отчётность

После заполнения кода в должности или позиции штатного расписания отдельно вносить его в приёмы на работу и переводы не нужно — программа берёт значение из штатной единицы, на которую оформлен сотрудник. При формировании ЕФС-1 (подраздел 1.2) код трудовой функции заполняется автоматически по данным позиции.

Проверить заполнение можно так: откройте «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность», сформируйте ЕФС-1 за нужный период и посмотрите колонку с кодом трудовой функции. Пустые ячейки означают, что у части позиций код не задан.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка должности

Норма

Поле «Код трудовой функции» заполнено четырёхзначным кодом ОКЗ

Тревожный признак

Поле пустое или содержит код другого классификатора

Отчёт ЕФС-1

Норма

Колонка кода заполнена у всех сотрудников с кадровыми событиями

Тревожный признак

Пустые ячейки или предупреждения при проверке отчёта

Классификатор занятий

Норма

Код присутствует с корректным наименованием по ОКЗ

Тревожный признак

Код введён с опечаткой или произвольным названием

Типичные ошибки при внесении кодов

Самая частая проблема — заполнение кода в должности после того, как отчёт уже сформирован, и попытка отправить старый вариант. Отчёт нужно перезаполнить после изменения справочных данных. Вторая распространённая ошибка — указание кода профстандарта вместо кода ОКЗ: внешне поля похожи, но в отчётность уходит неверное значение.

Ещё одна ситуация — дубли должностей с одинаковым названием: код внесён в одну карточку, а сотрудники оформлены на другую. Перед массовым заполнением стоит навести порядок в справочнике должностей.

Ограничения и когда нужна помощь специалиста

Все описанные действия выполняются штатными средствами и не требуют доработки конфигурации. Однако есть ситуации, где самостоятельная работа рискованна: если конфигурация снята с поддержки и отчётность формируется нетиповыми механизмами, или если код нужно выгрузить во внешние системы через обмены.

Также к специалисту стоит обратиться, если требуется массовая загрузка кодов из внешнего файла — штатной массовой обработки для этого в типовой ЗУП может не быть, и задача решается через обработку «Загрузка данных из табличного документа» или сервисные механизмы.

Частые вопросы

Обязательно ли указывать код трудовой функции для всех сотрудников?

Код требуется в отчётах, где он предусмотрен форматом, в частности в подразделе 1.2 ЕФС-1 при кадровых событиях. Если поле обязательно по формату, а код не указан, отчёт не пройдёт проверку. Для позиций без кадровых событий в периоде код в конкретном отчёте может не понадобиться, но заполнять его рекомендуется заблаговременно.

Чем код трудовой функции отличается от кода по ОКПДТР?

ОКПДТР (ОК 016-94) — устаревший классификатор профессий и должностей, его коды имеют другую структуру. Для отчётности в СФР используется код ОКЗ (ОК 010-2014) — четыре знака. В ЗУП это разные реквизиты, подставлять один вместо другого нельзя.

Нужно ли вносить код в приём на работу вручную?

Нет. Кадровые документы берут код из позиции штатного расписания или должности сотрудника. Достаточно один раз корректно заполнить справочные данные.

Что делать, если в отчёте код пустой, хотя в должности он заполнен?

Перезаполните отчёт после изменения справочника. Если не помогло — проверьте, на ту ли должность оформлен сотрудник (бывают дубли), и убедитесь, что код указан именно в поле «Код трудовой функции», а не в другом реквизите.

Можно ли загрузить коды массово из Excel?

Штатной специализированной загрузки для кодов должностей в типовой ЗУП может не быть. Задачу решают через универсальную обработку загрузки из табличного документа или с помощью специалиста по 1С. Перед загрузкой сделайте резервную копию базы.