Как внести графики работы в 1С

График работы в 1С — это не просто справочная отметка, а основа расчёта зарплаты, нормы времени, отпусков и табеля. Если график заполнен неверно, программа неправильно посчитает норму часов, доплаты за ночные и праздничные дни, а в сменных графиках — и сам факт выхода сотрудника на работу. Поэтому настройке графиков стоит уделить время до начала расчётов, а не после того, как обнаружились расхождения в зарплате.

В типовых конфигурациях 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) графики хранятся в справочнике «Графики работы сотрудников» (в ранних версиях — «Графики работы»). В 1С:Бухгалтерии 8 с подсистемой зарплаты механизм проще — там обычно используется производственный календарь и типовая пятидневка. Ниже разобраны основные сценарии: стандартная пятидневка, сменный график, суммированный учёт рабочего времени и индивидуальные графики.

Где находятся графики работы и что нужно подготовить

В 1С:ЗУП 3.1 откройте раздел «Настройка» → «Графики работы сотрудников». Если пункт не виден, проверьте права пользователя и включённую функциональность: «Настройка» → «Реквизиты и доп. сведения» либо «Функциональность программы» — должны быть включены опции учёта рабочего времени и, при необходимости, сменных графиков и суммированного учёта.

Перед созданием графика соберите исходные данные: режим работы подразделения (сколько рабочих дней в неделе, длительность смены, перерывы), наличие ночных часов, праздничных выходов и сокращённых предпраздничных дней. Также убедитесь, что заполнен производственный календарь («Настройка» → «Производственные календари») — пятидневные графики ссылаются на него, и без актуального календаря норма времени будет неверной.

Как создать стандартную пятидневку

Нажмите «Создать» в списке графиков, укажите наименование, например «Пятидневка 40 часов». В поле «Способ заполнения» выберите «По дням недели» — это типовой шаблон для пятидневной и шестидневной недели. Отметьте рабочие дни (понедельник–пятница) и задайте время работы, например с 9:00 до 18:00 с перерывом на обед с 13:00 до 14:00.

Перерывы указываются отдельной таблицей «Перерывы в работе» — они вычитаются из общего времени, поэтому при графике 9:00–18:00 и часовом обеде программа посчитает 8 рабочих часов. В поле «Вид времени» для рабочих интервалов оставьте «Явка» (или «Рабочее время»), чтобы часы попадали в норму.

Установите флажок «Считать норму времени по производственному календарю» — тогда праздники и сокращённые дни учтутся автоматически. После записи нажмите «Заполнить» или «Обновить норму времени», чтобы программа рассчитала норму на год.

1. 1
   Откройте «Настройка» → «Графики работы сотрудников» → «Создать»
2. 2
   Выберите способ заполнения «По дням недели» и отметьте рабочие дни
3. 3
   Задайте время начала и окончания работы, добавьте перерыв на обед
4. 4
   Включите учёт нормы по производственному календарю
5. 5
   Запишите график и обновите норму времени за нужный год

Как настроить сменный график (два через два, сутки через трое)

Сменные графики создаются способом заполнения «По циклам произвольной длины». Здесь вы задаёте шаблон цикла: например, для графика «два через два» цикл составляет 4 дня — два рабочих и два выходных. Для каждого дня цикла укажите время работы или оставьте день выходным.

Ключевой момент — дата отсчёта цикла. Программа «крутит» цикл от указанной даты, поэтому если график вводится задним числом или сотрудники уже работают по факту, дату отсчёта нужно подобрать так, чтобы расчётные рабочие дни совпали с реальными. Ошибка в дате отсчёта сдвигает весь график и приводит к неверному табелю.

Для графика «сутки через трое» цикл составляет 4 дня, рабочий день — 24 часа. При этом корректно разделите время на дневные и ночные часы: в таблице времени укажите отдельные строки с видами времени «Явка» и «Ночные часы», чтобы программа автоматически рассчитала доплату за ночное время. Обычно ночными считаются часы с 22:00 до 6:00.

Суммированный учёт рабочего времени

При сменных режимах норма часов по неделе часто «плавает», поэтому применяется суммированный учёт с учётным периодом — месяц, квартал или год. В карточке графика установите флажок «Суммированный учёт рабочего времени» и выберите, по какому графику считать норму: обычно это пятидневный график или производственный календарь.

Программа сравнит фактически отработанные часы с нормой за учётный период и выявит переработки или недоработки. Переработка при суммированном учёте оплачивается как сверхурочные, поэтому важно, чтобы норма считалась от корректного эталонного графика, а учётный период был зафиксирован в локальных документах организации.

Как назначить график сотруднику

Сам по себе созданный график ни на что не влияет — его нужно связать с сотрудником. При приёме на работу график указывается прямо в документе «Приём на работу» на вкладке с условиями труда. Если график меняется у действующего сотрудника, используйте документ «Кадровый перевод» (в ЗУП 3.1 — «Кадровый перевод» или «Изменение графика работы списком» для массового перевода).

Разовые отклонения оформляются не сменой графика, а индивидуальным графиком: документ «Индивидуальный график» (раздел «Зарплата» или «Кадры») позволяет переопределить рабочие дни конкретного сотрудника на конкретный месяц, не трогая основной график. Это удобно при временных переводах на другой режим.

Проверка результата и типичные ошибки

После настройки откройте отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» за любой месяц и сверьте: рабочие и выходные дни совпадают с ожидаемыми, норма часов соответствует производственному календарю (для пятидневки), ночные часы выделены отдельно. Также полезен отчёт «Норма времени» — он показывает, как программа рассчитала норму по каждому графику.

Контрольные точки

Как проверить результат

Норма часов за месяц

Норма

Совпадает с производственным календарём (для пятидневки)

Тревожный признак

Норма нулевая или отличается без причины

Табель Т-13

Норма

Рабочие и выходные дни соответствуют реальному режиму

Тревожный признак

Выходные попадают на рабочие смены или наоборот

Ночные часы

Норма

Выделяются отдельным видом времени и оплачиваются

Тревожный признак

Все часы идут как дневная явка

Частые вопросы

Можно ли вести графики работы в 1С:Бухгалтерии 8?

Да, но в ограниченном объёме: в типовой Бухгалтерии используется производственный календарь и стандартная пятидневка, сменные графики и суммированный учёт полноценно реализованы только в 1С:ЗУП. Если в организации есть сменные режимы, зарплату корректнее считать в ЗУП с последующей выгрузкой проводок в бухгалтерию.

Что делать, если у сотрудников одного подразделения разные графики?

Создайте отдельный график для каждого режима (например, «Первая смена», «Вторая смена») и назначьте каждому сотруднику свой. График привязывается к сотруднику, а не к подразделению, поэтому количество разных режимов не ограничено.

Как внести график задним числом, если сотрудники уже работали?

Создайте график, правильно подберите дату отсчёта цикла для сменных режимов и назначьте его документом приёма или кадрового перевода с нужной прошлой даты. Затем пересчитайте документы начисления зарплаты за затронутые месяцы, если они уже были рассчитаны.

Почему в табеле у сотрудника пусто или нулевая норма?

Чаще всего причины три: сотруднику не назначен график в кадровом документе, не заполнен производственный календарь на нужный год или в самом графике не выполнено заполнение нормы времени. Проверьте эти три пункта в указанном порядке.

Как учесть работу в праздничный день по сменному графику?

Если смена по графику попадает на праздничный день, программа при корректно настроенном графике автоматически отнесёт эти часы к работе в праздники и начислит повышенную оплату. Убедитесь, что в настройках расчёта зарплаты включены начисления за работу в праздничные дни.