Как внести должность в штатное расписание в 1С

Штатное расписание в 1С:ЗУП — это не просто справочник должностей, а инструмент, от которого зависят приёмы на работу, кадровые переводы, расчёт зарплаты и отчёты по фонду оплаты труда. Если в компании появилась новая позиция, её нужно корректно добавить в штатное расписание до оформления сотрудника — иначе программа не даст провести кадровый документ или посчитает начисления неправильно.

Ниже описан порядок работы в типовой конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом (ред. 3.1): от проверки настроек учётной политики до утверждения изменений и контроля результата. Отдельно разобраны типичные ошибки и частные случаи — ввод позиции задним числом, изменение оклада по существующей позиции и работа без ведения штатного расписания.

Проверьте, ведётся ли в программе штатное расписание

Прежде чем что-либо вводить, убедитесь, что в настройках учётной политики включено ведение штатного расписания. Откройте «Настройка» → «Реквизиты и настройки» → «Настройка зарплаты» → «Настройка кадрового учёта» (путь может немного отличаться в зависимости от релиза). Там должен быть установлен флаг «Ведётся штатное расписание».

Дополнительно проверьте флаг «Ведётся история изменений штатного расписания». Если история включена, все изменения оформляются документами «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания» с датой вступления в силу. Если история выключена, позиции редактируются прямо в справочнике, но тогда теряется возможность посмотреть, как выглядело расписание на прошлую дату.

Создайте должность в справочнике, если её ещё нет

Позиция штатного расписания состоит из двух элементов: подразделения и должности. Если нужной должности нет в базе, сначала добавьте её: «Настройка» → «Должности» → «Создать». Укажите наименование, при необходимости — категорию, класс условий труда по спецоценке и другие характеристики, влияющие на отчётность.

Аналогично проверьте подразделение: «Настройка» → «Подразделения». Если новая позиция относится к отделу, которого ещё нет в структуре, создайте его заранее. Это избавит от ситуации, когда позиция введена, а привязать её некуда.

Внесите позицию документом изменения штатного расписания

Основной рабочий сценарий — документ «Изменение штатного расписания». Перейдите в «Кадры» → «Штатное расписание» → «Изменения штатного расписания» → «Создать». Если штатное расписание вводится впервые, используйте документ «Утверждение штатного расписания» — он формирует исходную редакцию.

В документе нажмите «Добавить позицию» и заполните поля: подразделение, должность, количество ставок (можно дробное, например 0,5), оклад или тарифную ставку. На вкладке с начислениями добавьте надбавки и доплаты, если они предусмотрены для позиции. Укажите дату, с которой изменения вступают в силу, и проведите документ.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» → «Изменения штатного расписания» → «Создать»
2. 2
   Укажите организацию и дату вступления изменений в силу
3. 3
   Нажмите «Добавить позицию», выберите подразделение и должность
4. 4
   Введите количество ставок, оклад и надбавки
5. 5
   Проверьте итоговый ФОТ по позиции в строке документа
6. 6
   Проведите документ и сформируйте отчёт «Штатное расписание» для контроля

Ввод позиции задним числом

Если сотрудника нужно принять датой, которая уже прошла, документ изменения штатного расписания оформляется той же датой или ранее. Учтите: если в этом периоде уже рассчитана зарплата или сданы отчёты, ввод документов задним числом может потребовать перерасчётов. Проверьте, не попадает ли дата в закрытый период (дату запрета изменения данных).

Изменение оклада по существующей позиции

Если нужно не добавить новую должность, а поменять условия по существующей, в документе «Изменение штатного расписания» выберите действие «Изменить» для нужной строки и скорректируйте оклад или надбавки. Не редактируйте позицию напрямую в справочнике при включённой истории — изменения не попадут в документы и не отразятся в расчётах.

Утвердите изменения и проверьте результат

После проведения документа сформируйте печатную форму: «Кадры» → «Штатное расписание» → отчёт «Штатное расписание» на дату вступления изменений в силу. Новая позиция должна отображаться с указанным количеством ставок, окладом и ФОТ. Также доступна унифицированная форма Т-3 для приказа об утверждении.

Контрольная проверка — попробуйте создать документ «Приём на работу» и выбрать новую позицию. Она должна отображаться в списке свободных позиций с корректными начислениями, которые подтянутся в приказ о приёме автоматически.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Штатное расписание» на дату изменений

Норма

Новая позиция видна с окладом и количеством ставок

Тревожный признак

Позиция отсутствует или показывает нулевой оклад

Документ «Приём на работу»

Норма

Позиция доступна для выбора, начисления подтягиваются

Тревожный признак

Позиции нет в списке выбора

ФОТ по позиции в документе изменения

Норма

Сумма соответствует окладу и надбавкам

Тревожный признак

ФОТ нулевой или явно занижен

Работа без ведения штатного расписания

В небольших компаниях штатное расписание в программе иногда не ведут. В этом режиме при приёме сотрудника должность и оклад указываются прямо в документе приёма, и отдельного документа по штатному расписанию не требуется. Форму Т-3 при этом можно собрать только вручную вне программы.

Переход с режима «без штатного расписания» на полноценное ведение возможен: настройки меняются, а начальная редакция вводится документом «Утверждение штатного расписания». Делать это лучше с начала месяца и после сверки текущих данных по сотрудникам.

Сравнение вариантов

С ведением штатного расписания и истории

Подходит большинству организаций: контроль вакансий, история изменений, форма Т-3, плановый ФОТ. Требует дисциплины в оформлении документов.

Без штатного расписания

Подходит микропредприятиям с простой структурой. Меньше документов, но нет контроля ставок, истории и автоматической формы Т-3.

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — ввод позиции датой позже даты приёма сотрудника. Программа не даст выбрать позицию в приказе о приёме, потому что на ту дату она ещё не действовала. Решение — исправить дату документа изменения штатного расписания.

Вторая распространённая проблема — дубли позиций: одна и та же должность в одном подразделении заведена несколько раз из-за опечаток или повторного ввода. Это искажает отчёты по вакансиям и ФОТ. Периодически проверяйте список позиций и закрывайте неиспользуемые документом изменения с действием «Закрыть позицию».

FAQ

Можно ли добавить позицию без документа, просто в справочнике?

Только если в настройках отключена история изменений штатного расписания. При включённой истории все изменения оформляются документами — иначе данные в отчётах и расчётах не обновятся.

Почему новая позиция не отображается при приёме сотрудника?

Чаще всего дата документа изменения штатного расписания позже даты приёма, либо документ не проведён. Также проверьте, что позиция не закрыта и в ней указано ненулевое количество ставок.

Как ввести позицию на 0,5 ставки?

В поле «Количество ставок» документа изменения штатного расписания укажите 0,5. Оклад при этом обычно вводится из расчёта полной ставки — доля учитывается при расчёте ФОТ и начислений сотрудника.

Нужно ли заново вводить позицию, если изменился только оклад?

Нет. Создайте документ «Изменение штатного расписания», выберите существующую позицию с действием «Изменить» и укажите новый оклад с даты вступления в силу. Не забудьте, что сотрудникам на этой позиции может потребоваться документ изменения оплаты труда.

Что делать, если позиция создана ошибочно?

Если документ ещё не проведён — просто удалите строку или документ. Если проведён и ошибка обнаружилась позже, создайте новое изменение штатного расписания с действием «Закрыть позицию» с нужной даты.