Другое · 10 мин
Как вести табель учёта рабочего времени в 1С
Как вести табель в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии — настройка графиков, ввод отработанного времени, исправления, проверка и печать формы Т-13. Практическая инструкция.
Табель учёта рабочего времени в 1С формируется автоматически на основании графиков работы сотрудников и документов отклонений — отпусков, больничных, командировок, прогулов. Задача кадровика или расчётчика — не заполнять табель вручную построчно, а правильно настроить графики и вовремя вносить документы-отклонения, чтобы программа сама посчитала часы по каждому дню месяца.
Основной инструмент — документ «Табель учёта рабочего времени» в 1С:ЗУП (раздел «Зарплата» → «Отчёты, справки» либо «Кадры» в зависимости от версии) или одноимённый документ в 1С:Бухгалтерии. Программа заполняет его по данным производственного календаря, индивидуальных графиков и кадровых документов. Ручная корректировка возможна, но должна быть осознанной: любое прямое изменение ячеек разрывает связь с учётными документами.
Ниже разобран полный цикл работы: от настройки графиков до печати унифицированной формы Т-13, с разбором типовых ошибок и способов проверки результата перед расчётом зарплаты.
Где в 1С находится табель и какие конфигурации его поддерживают
Полноценный табельный учёт реализован в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП). Документ «Табель учёта рабочего времени» находится в разделе «Зарплата» → «Табели» (в некоторых релизах — «Кадры» → «Табели»). Отчёт с печатной формой Т-13 доступен через «Отчёты, справки» → «Табель учёта рабочего времени (Т-13)».
В 1С:Бухгалтерии отдельного документа табеля нет — учёт времени ведётся упрощённо: зарплата начисляется по окладу пропорционально отработанным дням на основании производственного календаря и кадровых документов (отпусков, больничных). Печатная форма Т-13 формируется как отчёт. Если в организации есть сменные графики, почасовая оплата, работа в выходные по приказам — рекомендуется ЗУП, а не бухгалтерская конфигурация.
Настройка графиков работы — основа корректного табеля
Табель строится от графика, поэтому сначала проверьте справочник «Графики работы сотрудников» (раздел «Настройка» → «Графики работы» в ЗУП). Для стандартной пятидневки обычно уже есть график, привязанный к производственному календарю. Для сменных режимов (2/2, сутки через трое) график создаётся вручную: указывается цикл, часы работы по дням, перерывы, условия ночных и вечерних часов.
Приём сотрудника на работу должен включать указание графика — иначе табель по нему сформируется пустым или по графику подразделения. Если сотрудник переводится на другой режим (например, с пятидневки на неполную ставку), оформляется кадровый перевод или документ «Изменение графика работы списком сотрудников», а не ручная правка табеля.
Проверьте также актуальность производственного календаря: праздничные дни и переносы выходных подгружаются через «Настройка» → «Производственные календари». Неактуальный календарь — частая причина неверного количества рабочих дней в табеле.
Как сформировать табель за месяц: пошагово
После того как графики настроены и все кадровые документы месяца проведены, табель формируется за несколько минут. Порядок действий в 1С:ЗУП:
- 1Откройте раздел «Зарплата» → «Табели» и нажмите «Создать».
- 2Укажите месяц, организацию и при необходимости подразделение.
- 3Нажмите «Заполнить» — программа подберёт сотрудников и проставит явки по графикам и отклонения по документам.
- 4Проверьте сотрудников с отклонениями: отпуска, больничные, командировки должны отражаться кодами (ОТ, Б, К и др.).
- 5При необходимости скорректируйте отдельные дни вручную, понимая, что связь с документами будет разорвана.
- 6Проведите документ и сформируйте печатную форму Т-13 для проверки.
При автоматическом заполнении программа проставляет по каждому дню вид времени: «Я» (явка) с количеством часов по графику, «В» (выходной), «ОТ» (отпуск), «Б» (больничный), «К» (командировка), «НН» (неявка по невыясненной причине) и другие коды. Часы по отклонениям берутся из соответствующих документов.
Если табель ведётся по нескольким подразделениям, создавайте отдельный документ на каждое подразделение — так проще согласовывать данные с руководителями и исправлять ошибки локально, не трогая чужие строки.
Ввод отклонений: отпуска, больничные, командировки, сверхурочные
Главный принцип: любое отклонение от графика должно быть оформлено документом, а не правкой ячейки табеля. Отпуск — документом «Отпуск», болезнь — «Больничный лист», командировка — «Командировка», работа в выходной — «Работа в выходные и праздники», сверхурочные — «Сверхурочные» (или «Работа сверхурочно»). Только тогда отклонение попадёт и в табель, и в расчёт зарплаты согласованно.
Неявки по невыясненным причинам (сотрудник не вышел, объяснительной нет) в ЗУП оформляются документом «Прогул, отсутствие» или остаются как «НН» до выяснения. Когда причина подтверждается (например, сотрудник принёс больничный), документ вводится задним числом, табель перезаполняется, и код автоматически меняется с «НН» на «Б».
Частичные отклонения внутри рабочего дня
Если сотрудник отработал часть дня, а часть — отсутствовал (например, 4 часа работы и 4 часа отпуска без сохранения), используйте документы с указанием часов либо в табеле введите два вида времени в один день через запятую: «Я, 4 / ДО, 4». В ЗУП для этого в ячейке дня доступен ввод нескольких видов времени. Проверьте, что сумма часов за день не превышает норму по графику.
Проверка табеля перед расчётом зарплаты
Перед тем как начислять зарплату, сверьте табель с первичными данными. Удобный контроль — отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» и отчёт «Анализ неявок» (или «Неявки по сотрудникам»), который показывает все зарегистрированные отклонения за период. Расхождение между ними — признак того, что какой-то документ не проведён или табель заполнен до его ввода.
Как проверить табель
Совпадает со штатным списком подразделения на конец месяца
Кого-то нет — проверьте график и дату приёма; лишние — проверьте увольнение
Совпадают с датами документов «Отпуск» и «Больничный лист»
Коды ОТ/Б стоят не в те дни — табель заполнен до ввода документа, перезаполните
Не превышают норму по графику с учётом отклонений
Часы больше нормы без документа сверхурочных — ищите ручные правки
Все НН расшифрованы и заменены конкретными кодами
Остались НН — зарплата за эти дни не начислится корректно
Отдельно проверьте сотрудников, принятых или уволенных в середине месяца: табель должен начинаться с даты приёма и заканчиваться датой увольнения. Если программа проставила явки за пределами этих дат, обычно причина в неверно указанной дате кадрового документа.
Печать формы Т-13 и хранение
Унифицированная форма Т-13 формируется через «Отчёты, справки» → «Табель учёта рабочего времени (Т-13)»: укажите период, организацию, подразделение и нажмите «Сформировать». Форма выводится на печать или сохраняется в PDF/Excel. Организация вправе использовать и самостоятельно разработанную форму табеля, если она утверждена в учётной политике, — в этом случае печатную форму дорабатывают или выгружают данные в Excel.
Табель подписывается ответственным лицом и руководителем подразделения. Храните подписанные табели вместе с документами-основаниями (приказами на отпуск, больничными листами): при проверке трудовой инспекции или споре с сотрудником именно этот комплект подтверждает правильность начислений.
Частые ошибки и как их исправить
Если ошибка обнаружена после расчёта зарплаты, порядок такой: отмените или исправьте кадровый документ, перезаполните табель, затем выполните перерасчёт зарплаты (в ЗУП — через «Доначисления, перерасчеты» или повторный расчёт в документе начисления). Не исправляйте только табель — начисления останутся старыми.
Удобный контрольный приём: формируйте табель дважды — в середине месяца (для проверки неявок и сбора объяснительных) и в конце, после закрытия всех документов. Так НН не «зависают» до расчёта, а руководители подразделений успевают подтвердить данные.
Что важно запомнить
Табель в 1С строится автоматически из графиков и документов отклонений. Настройте графики и календарь, оформляйте все отсутствия документами, формируйте табель по подразделениям, проверяйте НН и расхождения с документами до расчёта зарплаты, печатайте Т-13 из отчётов. Ручные правки ячеек — крайняя мера, после которой нужен контроль перерасчётов.
FAQ
Можно ли вести табель в 1С:Бухгалтерии, а не в ЗУП?
Можно в упрощённом виде: программа учитывает отработанное время по производственному календарю и кадровым документам, а форму Т-13 формирует как отчёт. Но для сменных графиков, почасовой оплаты, суммированного учёта и частых отклонений возможностей Бухгалтерии недостаточно — нужна конфигурация ЗУП.
Что делать, если в табеле у сотрудника пустые строки?
Почти всегда причина в отсутствии назначенного графика работы или в том, что приём на работу оформлен с датой позже начала месяца. Проверьте карточку сотрудника и кадровый приказ, назначьте график и перезаполните табель.
Как отразить работу в выходной день в табеле?
Введите документ «Работа в выходные и праздники» с указанием сотрудника, даты и часов. После перезаполнения табеля в этот день появится код «РВ» с часами, а оплата (одинарная с отгулом или двойная) определится настройками документа.
Почему после ввода больничного табель не изменился?
Табель не пересчитывается автоматически при вводе документов задним числом. Откройте документ табеля и нажмите «Заполнить» заново — ручные правки при этом будут утеряны, поэтому их лучше не делать. После перезаполнения проверьте и пересчитайте начисления.
Обязательно ли использовать форму Т-13?
Нет, унифицированные формы не обязательны: организация может утвердить собственную форму табеля в учётной политике. На практике большинство использует Т-13, потому что она уже реализована в 1С и знакома проверяющим.
Как быть, если сотрудник работает по гибкому графику без фиксированных часов?
Для таких случаев применяют суммированный учёт рабочего времени: в ЗУП создаётся график с суммированным учётом и учётным периодом (месяц, квартал), а фактические часы вводятся документами или через индивидуальный график. Норма проверяется за весь учётный период, а не за месяц.