Другое · 9 мин
Как вести график работы в 1С ЗУП
Как создать и настроить график работы сотрудников в 1С ЗУП: виды графиков, смены, индивидуальные графики, проверка нормы времени и типичные ошибки.
График работы в 1С ЗУП — это базовый элемент, от которого зависит расчёт зарплаты, учёт отработанного времени, нормы часов и корректность табеля. Если график настроен неправильно, программа будет неверно считать доплаты за работу в выходные, недоработки, сверхурочные и средний заработок.
В типовой конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» графики хранятся в справочнике «Графики работы сотрудников». Каждому сотруднику график назначается кадровым документом — приёмом на работу или кадровым переводом. Один и тот же график может использоваться для целого подразделения или отдельных работников.
Ниже разобран порядок создания графика, настройка сменных и гибких режимов, работа с индивидуальными графиками и контроль нормы времени, а также типичные ошибки, которые приводят к расхождениям в расчётах.
Где находятся графики и какие виды поддерживает программа
Справочник графиков открывается через раздел «Настройка» → «Графики работы сотрудников». Если пункт недоступен, проверьте, что в настройках состава начислений и удержаний включён учёт рабочего времени, а у пользователя есть права кадровика или расчётчика.
Программа поддерживает несколько типовых моделей: пятидневка и шестидневка с фиксированными выходными, сменные графики с циклом произвольной длины (например, «сутки через трое» или «2/2»), графики с плавающими выходными и режимы неполного рабочего времени. Для каждой модели есть свой способ заполнения.
Перед созданием нового графика проверьте список существующих: в типовой поставке уже есть «Пятидневка» и ряд шаблонов. Часто достаточно скопировать типовой график и скорректировать его, а не строить с нуля.
Создание графика пятидневки и шестидневки
Нажмите «Создать» в списке графиков, задайте понятное наименование — например, «Пятидневка 8 часов, офис». В поле «Способ заполнения» выберите «По дням недели». Программа покажет таблицу из семи строк по дням недели.
Для рабочих дней укажите вид времени «Явка» и количество часов. Если в организации учитываются вечерние или ночные часы, добавьте дополнительные строки с соответствующими видами времени. Сокращённые предпраздничные дни программа обработает автоматически по производственному календарю, если в настройках графика стоит соответствующий флаг.
В поле «График нормы при неполном рабочем времени» укажите базовый график полного времени — это нужно, чтобы программа корректно считала норму для сотрудников на неполной ставке. Для полной пятидневки это поле не заполняется.
- 1Откройте «Настройка» → «Графики работы сотрудников» и нажмите «Создать»
- 2Задайте наименование и способ заполнения «По дням недели»
- 3Проставьте часы явки для понедельника–пятницы, выходные оставьте пустыми
- 4Укажите ссылку на производственный календарь и проверьте автозаполнение
- 5Сохраните график и назначьте его сотрудникам кадровым документом
Настройка сменных графиков
Сменный график строится по циклу: вы задаёте последовательность дней, которая повторяется без привязки к календарной неделе. В поле «Способ заполнения» выберите «По циклам произвольной длины» и укажите дату отсчёта — от неё программа начнёт разворачивать цикл.
Для режима «сутки через трое» цикл состоит из четырёх дней: первый — рабочая смена с указанием часов явки и ночных часов, следующие три — выходные. Для графика «2/2 по 12 часов» цикл — два рабочих дня по 12 часов и два выходных.
Если смена переходит через полночь, включите в настройках графика признак «Суммированный учёт рабочего времени» при необходимости и корректно разбейте часы: часть смены до полуночи относится к одному дню, после полуночи — к следующему. Ошибка в разбивке приводит к неверному подсчёту ночных часов и доплат.
Назначение графика сотруднику и его смена
График назначается не в карточке сотрудника вручную, а кадровым документом: «Приём на работу», «Кадровый перевод» или массовым документом «Кадровый перевод списком». Именно документ фиксирует, с какой даты сотрудник работает по конкретному графику.
При переводе важно указать корректную дату начала действия нового графика. Если дата попадает на середину месяца, программа рассчитает норму времени пропорционально: часть месяца по старому графику, часть — по новому. Проверьте это в документе «Начисление зарплаты и взносов» на вкладке с нормой дней и часов.
Массовая смена графиков выполняется документом «Смена графиков работы списком» (в некоторых версиях — через кадровый перевод списком). Это удобно при сезонной смене режима для целого подразделения.
Индивидуальные графики и отклонения от стандартного режима
Когда сотруднику на конкретный месяц устанавливается режим, отличающийся от его постоянного графика (например, временный перевод на другие смены), используется документ «Индивидуальный график» из раздела «Зарплата» → «Индивидуальные графики». Он действует только в указанном месяце и имеет приоритет над основным графиком.
Индивидуальный график заполняется вручную по дням месяца: для каждой даты указываются часы явки, ночных и других видов времени. После проведения документа норма и факт времени считаются по нему, а не по постоянному графику сотрудника.
Не путайте индивидуальный график с разовыми отклонениями: отпуска, больничные, командировки и прогулы оформляются своими документами и автоматически вытесняют часы по графику. Создавать индивидуальный график ради одного отпуска не нужно.
Проверка нормы времени и контроль результата
После настройки графика сверьте норму времени с производственным календарём. Откройте отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» или «График работы» за нужный месяц и сравните количество рабочих дней и часов с официальным календарём для вашего режима.
Для графиков с суммированным учётом норма определяется за учётный период (месяц, квартал, год). Проверяйте, что сумма часов по графику за период не выходит за разумные пределы и соответствует условиям трудового договора — иначе возникнут незапланированные сверхурочные или недоработки.
Как проверить результат
Совпадает с производственным календарём для данного режима
Норма больше или меньше календарной без объяснимой причины
Попадают в интервал 22:00–6:00 и доплачиваются отдельно
Ночные часы не выделяются или задваиваются
Норма месяца разбита пропорционально по двум графикам
Норма посчитана целиком по одному из графиков
Типичные ограничения и когда нужна помощь специалиста
Типовая ЗУП покрывает большинство стандартных режимов, но есть ситуации, где требуется аккуратная настройка или доработка: сложные многосменные режимы с разными сменами внутри одного цикла, вахтовый метод с учётом междувахтового отдыха, гибкое рабочее время без фиксированных часов.
Для вахтового метода в программе предусмотрены специальные настройки и виды времени, но их корректное применение зависит от версии конфигурации. Перед внедрением проверьте поведение на тестовом сотруднике за несколько периодов.
Если после настройки норма времени систематически расходится с ожидаемой, а причина не находится в графике и кадровых документах, имеет смысл привлечь специалиста по 1С: проблема может быть в настройках учётной политики, видах времени или нестандартных доработках конфигурации.
Что важно запомнить
График создаётся один раз и назначается кадровым документом; изменения режима оформляются новым графиком и переводом, а не правкой старого. Норму времени всегда сверяйте с производственным календарём, а разовые отклонения оформляйте документами, а не индивидуальными графиками.
Частые вопросы
Как настроить график «сутки через трое» в 1С ЗУП?
Создайте график со способом заполнения «По циклам произвольной длины», задайте цикл из четырёх дней: первый день — смена с указанием часов явки и ночных часов, три следующих — выходные. Укажите дату отсчёта, совпадающую с реальным началом цикла, и проверьте разбивку смены, переходящей через полночь.
Почему у сотрудника не считается норма времени?
Чаще всего график не назначен кадровым документом либо дата приёма/перевода не совпадает с расчётным периодом. Проверьте документ приёма на работу, наличие заполненного графика в нём и то, что сам график заполнен на нужный месяц.
Можно ли изменить график за прошлый период?
Технически можно, но делать этого не следует: программа пересчитает норму времени задним числом, что приведёт к расхождениям в уже начисленной зарплате. Правильный путь — создать новый график и оформить кадровый перевод с текущей даты.
Чем индивидуальный график отличается от табеля?
Индивидуальный график задаёт плановый режим на месяц, отличный от постоянного графика. Табель фиксирует фактически отработанное время. Если факт совпадает с планом, табель формируется автоматически по графику и документам отклонений.
Как настроить график для сотрудника на полставки?
Создайте график с сокращённым количеством часов (например, 4 часа в день) и в поле «График нормы при неполном рабочем времени» укажите полную пятидневку. В кадровом документе сотруднику установите соответствующую долю ставки — тогда норма и оплата рассчитаются пропорционально.
Нужно ли каждый год заполнять графики заново?
Нет, графики с циклическим заполнением действуют бессрочно. Но необходимо ежегодно обновлять производственный календарь в программе — от него зависят переносы праздничных дней и сокращённые предпраздничные дни в графиках типа «пятидневка».