Как вести электронную трудовую книжку в 1С

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это сведения о трудовой деятельности работника, которые работодатель передаёт в Пенсионный фонд (с 2023 года — Социальный фонд России, СФР) в электронном виде. Для организаций, ведущих кадровый учёт в 1С:Зарплата и управление персоналом, ведение ЭТК сводится к корректному оформлению кадровых документов и своевременной отправке отчётности по форме СЗВ-ТД. Ошибки в этом процессе приводят к расхождениям между данными работодателя и фонда, штрафам и проблемам работников при проверке своего стажа.

В типовых конфигурациях 1С (ЗУП 3.1, а также Бухгалтерия с кадровым учётом) механизм ЭТК уже встроен: программа автоматически формирует мероприятия «Приём», «Перевод», «Увольнение» и другие на основании кадровых приказов. Задача кадровика — правильно настроить учёт, контролировать регистрацию мероприятий и вовремя сдавать отчётность.

Ниже разобран полный цикл работы: от первичной настройки до исправления ошибок и проверки того, что данные действительно ушли в фонд.

Что понадобится перед началом работы

Перед настройкой убедитесь, что конфигурация обновлена до актуального релиза. Форматы электронной отчётности меняются: форма СЗВ-ТД была включена в состав ЕФС-1, и старые релизы могут формировать отчёт в устаревшем формате, который фонд не примет. Проверить текущую версию можно через «Администрирование — Обслуживание — Результаты обновления».

Второе условие — подключённый сервис сдачи отчётности (1С-Отчётность) либо договор со спецоператором связи и настроенный обмен с СФР. Без канала отправки вы сможете сформировать файл, но не сдадите его в срок. Также потребуется действующая квалифицированная электронная подпись руководителя или уполномоченного лица.

Третье — корректные личные данные сотрудников: СНИЛС, ФИО, дата рождения, реквизиты документа, удостоверяющего личность. СНИЛС является ключом, по которому фонд сопоставляет сведения с конкретным человеком; ошибка хотя бы в одной цифре приведёт к отказу в приёме или к записи данных «не тому» лицевому счёту.

Настройка учёта электронных трудовых книжек в 1С:ЗУП

Основные настройки находятся в разделе «Настройка — Реквизиты организации» и в параметрах учётной политики. Проверьте, что в карточке организации заполнены регистрационный номер в СФР, ИНН, КПП и код территориальных условий — эти данные попадают в отчётность автоматически.

Регистрация мероприятий ЭТК включается автоматически при проведении кадровых документов. Программа записывает сведения в регистр «Мероприятия трудовой деятельности» (доступен через «Кадры — Электронные трудовые книжки» либо через «Все функции — Регистры сведений»). Отдельной «включалки» ЭТК в типовой ЗУП нет — механизм работает всегда, но корректность записей зависит от того, как оформлены приказы.

Если организация только переходит на ЭТК и ранее вела бумажные книжки, важно зафиксировать выбор каждого работника: продолжать бумажную книжку или перейти на электронный учёт. От этого зависит, нужно ли передавать сведения о трудовой деятельности до даты перехода (мероприятие с видом, отражающим ранее внесённые данные, при необходимости оформляется вручную).

Как оформлять кадровые мероприятия: приём, перевод, увольнение

Каждое кадровое событие оформляется стандартным документом. При приёме на работу создайте документ «Приём на работу» (Кадры — Приёмы, переводы, увольнения), заполните подразделение, должность, дату приёма и условия оплаты. После проведения программа автоматически создаст мероприятие «Приём» в регистре трудовой деятельности.

Перевод на другую должность или в другое подразделение оформляется документом «Кадровый перевод». Важно: для ЭТК значимы не все переводы, а те, что отражаются в трудовой книжке, — смена должности, структурного подразделения (если оно указано в трудовом договоре). Проверьте, что в документе корректно указаны наименование должности по штатному расписанию и дата перевода.

Увольнение оформляется документом «Увольнение» с указанием статьи ТК РФ и основания. Именно формулировка основания увольнения попадёт в отчёт СЗВ-ТД, поэтому сверяйте её с приказом и, при ведении бумажной книжки, с записью в ней. Расхождение формулировок — типичная причина претензий при проверках.

1. 1
   Создайте сотрудника и заполните личные данные: ФИО, СНИЛС, документ, дату рождения
2. 2
   Оформите документ «Приём на работу» с датой, должностью и подразделением
3. 3
   Проведите документ и откройте регистр «Мероприятия трудовой деятельности» — убедитесь, что появилась запись «Приём»
4. 4
   Сформируйте отчёт СЗВ-ТД (ЕФС-1) за период и проверьте, что мероприятие попало в отчёт
5. 5
   Отправьте отчёт через 1С-Отчётность не позднее следующего рабочего дня
6. 6
   Дождитесь положительного протокола приёма от СФР

Регистрация переименований, запретов и иных мероприятий

Помимо приёма, перевода и увольнения, в ЭТК передаются и другие мероприятия: переименование организации или должности, установление второй профессии, запрет занимать должность, присвоение новой квалификации. В ЗУП 3.1 часть из них регистрируется автоматически (например, переименование должности при изменении штатного расписания), часть — вручную.

Для ручной регистрации откройте «Кадры — Электронные трудовые книжки» (или журнал мероприятий) и создайте новое мероприятие, выбрав вид из предложенного списка. Укажите сотрудника, дату, реквизиты документа-основания (наименование, дату и номер приказа) — без основания фонд может отклонить сведения.

Отдельный нюанс — переименование организации. Оно оформляется одним мероприятием сразу для всех работающих сотрудников на дату переименования. В типовой конфигурации есть специальная обработка или документ «Переименование организации» — используйте его, а не создавайте записи по каждому сотруднику вручную.

Формирование и отправка отчёта СЗВ-ТД (ЕФС-1)

Отчёт формируется в разделе «Отчётность, справки — 1С-Отчётность» или через «Отчётность по сотрудникам». Выберите форму ЕФС-1, раздел со сведениями о трудовой деятельности, укажите отчётный период — программа подберёт все зарегистрированные мероприятия, ещё не отправленные в фонд.

Перед отправкой выполните встроенную проверку: программа контролирует заполненность обязательных полей, формат СНИЛС, наличие реквизитов приказов. Не игнорируйте даже предупреждения — например, сообщение о неуказанной дате приказа почти гарантированно обернётся отказом фонда.

После отправки отследите статус: «Отправлено» — «Принято в обработку» — «Принято». Отрицательный протокол содержит коды ошибок; по ним определите, какие записи отклонены, исправьте данные и сформируйте отчёт повторно. Храните протоколы — они подтверждают факт и дату сдачи сведений.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус отчёта в 1С-Отчётности

Норма

Получен положительный протокол, статус «Сдано»

Тревожный признак

Отрицательный протокол с кодами ошибок или статус «не принят»

Регистр «Мероприятия трудовой деятельности»

Норма

По каждому проведённому кадровому документу есть запись с верной датой

Тревожный признак

Мероприятие отсутствует или дата не совпадает с приказом

Сверка с приказами

Норма

Формулировки оснований и даты в отчёте совпадают с приказами

Тревожный признак

Расхождения в датах, статьях ТК или наименованиях должностей

Исправление ошибок и отмена сведений

Если после сдачи отчёта обнаружилась ошибка — неверная дата приёма, опечатка в должности, ошибочное увольнение, — сведения исправляются подачей корректирующего или отменяющего отчёта. В 1С для этого в регистре мероприятий отметьте запись как отменённую либо создайте корректное мероприятие и сформируйте новый СЗВ-ТД с признаком отмены/корректировки.

Типовой сценарий: отмена ошибочно проведённого увольнения. Сначала отмените проведение кадрового документа (или создайте документ-исправление), затем проверьте, что в регистре мероприятие помечено к отмене, и сдайте отчёт с отменяющими сведениями. Просто удалить документ недостаточно — фонд уже получил данные, и их нужно официально отозвать.

Учтите ограничение: если работник уже успел устроиться к другому работодателю и тот передал сведения о приёме, цепочка записей в фонде становится непротиворечивой только после вашей отмены. Действуйте быстро и предупредите работника, чтобы он отслеживал исправление в личном кабинете на Госуслугах.

Частые вопросы и ограничения

Ведение ЭТК не отменяет обязанность выдавать работнику сведения о трудовой деятельности при увольнении (форма СТД-Р) и по его запросу. В 1С эти формы формируются из тех же данных регистра: «Кадры — Электронные трудовые книжки — СТД-Р». Сведения в выдаваемой форме должны совпадать с переданными в фонд.

Если организация ведёт учёт в 1С:Бухгалтерии без ЗУП, базовый функционал СЗВ-ТД там тоже присутствует, но возможности ограничены: меньше видов мероприятий, нет полноценного кадрового контура. При штате больше нескольких человек и регулярных переводах целесообразнее использовать ЗУП.

FAQ

Обязательно ли передавать сведения о работниках, выбравших бумажную книжку?

Да. Отчёт СЗВ-ТД сдаётся по всем сотрудникам независимо от их выбора. Выбор работника влияет только на то, продолжаете ли вы вносить записи в бумажный документ, а не на обязанность передавать сведения в фонд.

Что делать, если СФР отклонил отчёт с ошибкой в СНИЛС?

Сверьте СНИЛС с документом работника, исправьте данные в карточке сотрудника, затем сформируйте и отправьте отчёт повторно. Если СНИЛС у работника отсутствует, направьте его для оформления в СФР — без номера сведения приняты не будут.

Можно ли сдать СЗВ-ТД за прошлый период, если мероприятие пропустили?

Да, подайте сведения как можно скорее с фактической датой мероприятия и реквизитами приказа. Просрочка может повлечь ответственность, но неподача сведений хуже: расхождение данных всплывёт при проверке или обращении работника.

Нужно ли передавать в ЭТК сведения о работе по совместительству?

Да, приёмы и увольнения по совместительству передаются в общем порядке. В отчёте указывается признак вида занятости, поэтому проверьте, что в документе приёма корректно выбран вид занятости «по совместительству».

Где работник может проверить, что сведения переданы?

В личном кабинете на портале Госуслуг или в приложении СФР работник может запросить выписку о трудовой деятельности. Если запись отсутствует через несколько дней после события, стоит проверить статус отправки отчёта и протокол приёма.

Чем СТД-Р отличается от СЗВ-ТД?

СЗВ-ТД — отчёт работодателя в фонд, а СТД-Р — форма, которую работодатель выдаёт самому работнику (при увольнении или по запросу). Обе формируются в 1С из одних и тех же данных регистра мероприятий трудовой деятельности.