Как вести учёт ДМС в 1С

Добровольное медицинское страхование (ДМС) — расход, который в учёте ведётся не единовременно, а распределяется на весь срок действия договора со страховой компанией. В 1С:Бухгалтерии и 1С:ЗУП для этого есть типовые механизмы: расходы будущих периодов, специализированные документы начисления и автоматическое признание затрат в налоговом учёте.

Правильная настройка важна сразу по трём направлениям: бухгалтерский учёт (счёт 76.01.9 и РБП), налог на прибыль (лимит признания расходов) и НДФЛ с взносами по сотрудникам. Ошибка в любом из блоков приводит к искажению отчётности или доначислениям при проверке.

Ниже разобран порядок работы в типовых конфигурациях 1С:Бухгалтерия 8.3 и 1С:Зарплата и управление персоналом. Названия документов и реквизитов могут немного отличаться в зависимости от релиза, но логика учёта едина.

Что проверить до начала учёта в программе

Прежде чем заводить операции, убедитесь, что договор ДМС заключён на срок не менее одного года — только при этом условии расходы принимаются в налоговом учёте по налогу на прибыль. Краткосрочные договоры (например, на время командировки) учитываются по-другому и в расходы по прибыли обычно не включаются.

Проверьте наличие поимённого списка застрахованных сотрудников — он понадобится для контроля НДФЛ и взносов, а также для корректного отражения изменений при увольнении и приёме новых работников. Страховая компания обязана предоставлять актуальные версии списка при каждом изменении.

Определите, как ваша организация платит страховщику: единовременно или в рассрочку. От этого зависит схема проводок: при рассрочке каждый платёж оформляется отдельно, но списание всё равно идёт равномерно в течение срока действия договора.

Настройка справочников и счетов учёта

В 1С:Бухгалтерии расходы на ДМС учитываются на счёте 76.01.9 «Платежи (взносы) по прочим видам страхования», а списание идёт через расходы будущих периодов. Создайте в справочнике «Расходы будущих периодов» новый элемент: вид расхода — «Страхование», способ признания расходов — «По месяцам» (равномерно), укажите сумму по договору и период списания, соответствующий сроку действия полиса.

Статью затрат для списания выбирайте с видом расхода «Добровольное страхование» — именно от этого вида зависит корректное применение лимита в налоговом учёте. Если выбрать «Прочие расходы», программа не будет контролировать норматив, и лимит придётся считать вручную.

Если часть сотрудников застрахована за счёт средств, не принимаемых в расходы (например, члены семей работников), заведите отдельную аналитику или отдельный элемент РБП, чтобы не смешивать нормируемые и ненормируемые суммы.

1. 1
   Создайте элемент справочника «Расходы будущих периодов» с видом «Страхование» и равномерным способом признания
2. 2
   Укажите сумму договора и точный период списания по датам полиса
3. 3
   Настройте статью затрат с видом расхода «Добровольное страхование»
4. 4
   Проверьте, что счёт затрат соответствует подразделению, где работают застрахованные сотрудники

Оплата страховой премии и первичные проводки

Оплату страховщику оформляйте документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Прочие расчёты с контрагентами» или «Оплата поставщику» — в зависимости от настройки. Счёт расчётов укажите 76.01.9, контрагент — страховая компания, договор — договор страхования с видом «С прочими контрагентами».

Затем документом «Операция, введённая вручную» или специализированной операцией перенесите сумму со счёта 76.01.9 на счёт РБП (97.21 в классическом плане счетов; в актуальных релизах 1С списание может идти напрямую с 76.01.9 по настройке РБП — проверьте механизм своей версии). В типовой схеме: Дт 97.21 (или аналитика РБП) — Кт 76.01.9.

Сохраните счёт страховой компании, договор и актуальный список застрахованных в электронном архиве или прикрепите к документу — это первичные документы, обосновывающие расход.

Равномерное списание расходов на ДМС

Списание выполняется регламентной операцией «Списание расходов будущих периодов» при закрытии месяца. Программа рассчитывает сумму пропорционально количеству дней действия договора в месяце: общая сумма делится на полный срок в днях и умножается на число дней в текущем месяце.

Проверьте результат после первого закрытия месяца: сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 97.21 (или по счёту 76.01.9, если списание идёт с него) и сверьте остаток с расчётом вручную. Сумма за месяц должна совпадать с пропорцией по дням.

Если договор расторгнут досрочно или из него исключены сотрудники, скорректируйте элемент РБП: уменьшите сумму и сумму списания в соответствии с дополнительным соглашением и возвратом части премии страховщиком.

Контрольные точки

Как проверить корректность списания

Остаток по счёту РБП на конец месяца

Норма

Равен сумме договора минус суммы, списанные за прошедшие месяцы по дням

Тревожный признак

Остаток не сходится с ручным расчётом или списание идёт равными долями без учёта дней

Проводки при закрытии месяца

Норма

Дт счёта затрат (20, 25, 26, 44) — Кт счёта РБП, статья с видом «Добровольное страхование»

Тревожный признак

Проводок нет, либо статья затрат с видом «Прочие расходы»

Срок списания

Норма

Последний месяц списания совпадает с датой окончания полиса

Тревожный признак

Списание заканчивается раньше или позже срока договора

Налог на прибыль: лимит признания расходов

Расходы на ДМС признаются в налоговом учёте в пределах установленного лимита — процента от суммы расходов на оплату труда. Лимит считается нарастающим итогом с начала налогового периода, поэтому непризнанная сумма может «допризнаться» в следующих месяцах по мере роста фонда оплаты труда.

1С:Бухгалтерия контролирует лимит автоматически при закрытии месяца, если статья затрат заведена с правильным видом расхода. Сверхнормативная часть отражается как постоянная разница и формирует постоянное налоговое обязательство (при применении ПБУ 18/02).

По окончании года проверьте итог: если лимит за год так и не позволил признать всю сумму, остаток в расходы не переносится на следующий год — он окончательно становится непринимаемым.

ДМС в 1С:ЗУП: НДФЛ и страховые взносы

Взносы работодателя по договорам ДМС сроком от года не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. В 1С:ЗУП для отражения таких сумм используется документ «Операция учёта взносов» или специализированный документ по добровольному страхованию — в зависимости от релиза. Суммы регистрируются по каждому застрахованному сотруднику персонально.

Персональный учёт обязателен: при увольнении сотрудника до окончания срока договора и отсутствии права передачи полиса работодатель может потерять право на льготу по взносам в части этого работника, если договор расторгается в его части. Отслеживайте такие случаи совместно с кадровой службой.

Если организация оплачивает ДМС членам семьи сотрудников, такие суммы в расходы по налогу на прибыль не принимаются, а вопрос обложения НДФЛ зависит от конкретных условий — зафиксируйте такие выплаты отдельной аналитикой и проконсультируйтесь с аудитором по спорным позициям.

Типичные ошибки и частые вопросы

Чаще всего проблемы возникают из-за неверного вида расхода в статье затрат, ручного списания всей суммы и отсутствия контроля лимита. Ещё одна распространённая ситуация — изменение списка застрахованных без корректировки учёта: страховщик пересчитывает премию, а в программе продолжает списываться старая сумма.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли учесть в расходах договор ДМС, заключённый на 6 месяцев?

В налоговом учёте по налогу на прибыль — нет: расходы признаются только по договорам сроком не менее одного года. В бухгалтерском учёте затраты отражаются в обычном порядке через РБП, но между БУ и НУ возникнет постоянная разница.

Что делать, если сотрудник уволился до окончания срока полиса?

Запросите у страховщика перерасчёт премии и дополнительное соглашение. В программе скорректируйте элемент РБП на сумму возврата, а в ЗУП проверьте, не нарушается ли условие необложения взносами по этому работнику — если страховая защита прекратилась досрочно по инициативе работодателя, льгота может быть потеряна.

Как отразить ДМС, если оплата идёт частями в течение года?

Каждый платёж проводите на счёт 76.01.9, а списание настройте по общему сроку действия договора от полной суммы премии. Следите, чтобы к моменту закрытия месяца оплаченные суммы покрывали начисленные — расхождения видны по оборотно-сальдовой ведомости.

Облагаются ли НДФЛ суммы ДМС за членов семьи сотрудников?

Для самих работников при договоре от года НДФЛ не возникает. По членам семьи позиция зависит от условий договора и того, кто является застрахованным лицом; безопасный вариант — учитывать такие суммы отдельно и согласовать порядок обложения с налоговым консультантом.

Переносится ли непризнанный из-за лимита остаток расходов на следующий год?

Нет. Лимит рассчитывается нарастающим итогом внутри налогового периода, и сумма, не вписавшаяся в норматив по итогам года, в расходы не принимается окончательно. Поэтому важно контролировать лимит ежемесячно, а не только в декабре.