Другое · 9 мин
Как в 1С:ЗУП заполнить и отправить СЗВ-М
Как заполнить СЗВ-М в 1С:ЗУП: где найти отчёт, как проверить данные сотрудников, исправить ошибки и выгрузить файл для отправки в ПФР. Пошаговая инструкция.
СЗВ-М — ежемесячный отчёт в Пенсионный фонд со сведениями о застрахованных лицах, работавших в отчётном месяце. В 1С:ЗУП форма заполняется автоматически на основе кадровых данных, но перед отправкой её нужно проверить: программа подтягивает только то, что корректно введено в справочники сотрудников и документы приёма, перевода и увольнения. Ошибка в СНИЛС или дате приёма приведёт к отказу в приёме отчёта или к штрафу за недостоверные сведения.
Обратите внимание: с отчётности за периоды после объединения ПФР и ФСС форма СЗВ-М в прежнем виде заменена разделом персонифицированных сведений о физлицах (ранее — персучёт в составе ЕФС-1). Однако в программах 1С:ЗУП старых релизов и в разговорной практике название «СЗВ-М» сохраняется, а механика заполнения осталась прежней: список работавших сотрудников с ИНН и СНИЛС. Ниже разобран порядок работы, актуальный для типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1.
Перед формированием отчёта убедитесь, что в базе заведены все кадровые документы за месяц и актуализированы личные данные сотрудников. Большинство проблем со СЗВ-М возникает не из-за самого отчёта, а из-за незакрытых кадровых вопросов: неоформленный приём, увольнение «задним числом», дубликат физического лица.
Где находится СЗВ-М в 1С:ЗУП
В типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1 отчёт находится в разделе «Отчётность, справки». Здесь есть два пути. Первый — журнал «1С-Отчётность»: нажмите «Создать», выберите из списка форму «СЗВ-М» (или актуальную форму персонифицированных сведений) и укажите отчётный месяц и организацию. Второй путь — обработка «Квартальная отчётность в ПФР» или отдельный пункт «СЗВ-М» в подсистеме отчётности, в зависимости от релиза.
Если формы нет в списке доступных, проверьте релиз конфигурации: формы регламентированной отчётности поставляются вместе с обновлениями. Устаревший релиз — частая причина того, что отчёт либо отсутствует, либо формируется по старому формату, который фонд не примет. Обновление выполняется через «Администрирование» → «Обновление версии программы» и требует актуальной подписки ИТС.
Подготовка данных перед заполнением
СЗВ-М заполняется из кадровых данных, поэтому сначала приведите в порядок первичку. Проверьте, что все приёмы на работу и увольнения за отчётный месяц проведены документами, а не запланированы. Сотрудник, принятый «черновиком» или непроведённым документом, в отчёт не попадёт — и это будет нарушением, если он фактически работал.
Далее проверьте личные данные физических лиц: СНИЛС, ИНН, ФИО, дату рождения. В карточке сотрудника СНИЛС вводится в поле «Страховой номер (СНИЛС)» по ссылке «Личные данные» или в карточке физлица из справочника «Физические лица». Программа проверяет контрольную сумму СНИЛС: если номер введён с ошибкой, появится предупреждение ещё на этапе сохранения — не игнорируйте его.
Отдельно проверьте дубликаты физических лиц. Если один человек заведён в базе дважды (например, после повторного приёма), в отчёт могут попасть обе записи или ни одна. Для поиска дублей используйте сервис «Поиск и удаление дублей» в разделе «Администрирование» → «Обслуживание», а для объединения — штатный механизм объединения карточек физлиц.
Что проверить до формирования отчёта
Все приёмы и увольнения проведены, даты корректны
Есть непроведённые документы или приёмы «задним числом»
У всех работавших заполнен, контрольная сумма верна
Пустые поля, предупреждения о неверном номере
Одна карточка на человека
Две и более карточки с одинаковыми ФИО и СНИЛС
Пошаговое заполнение отчёта
Создайте новый отчёт из журнала «1С-Отчётность»: кнопка «Создать» → выбор формы СЗВ-М → укажите организацию и отчётный период (месяц). После создания форма откроется пустой или частично заполненной — нажмите «Заполнить». Программа подберёт всех физических лиц, с которыми в отчётном месяце действовали трудовые или гражданско-правовые договоры.
В табличную часть попадут сотрудники, работавшие хотя бы один день в месяце, включая уволенных в этом же периоде и находящихся в отпусках (по уходу за ребёнком, без сохранения заработка). Также включаются исполнители по договорам ГПХ, если договор действовал в отчётном месяце, — проверьте, что такие договоры оформлены документами «Договор (работы, услуги)» или «Договор подряда», иначе подрядчик в отчёт не попадёт.
После автозаполнения просмотрите список вручную. Сверьте количество строк с данными табеля или списком работавших. Если сотрудника нет в отчёте, хотя он работал, — откройте его карточку и проверьте, проведён ли приём и не стоит ли в документе дата за пределами месяца. Если в отчёте лишний человек — вероятно, у него есть неотменённый кадровый документ в этом периоде.
- 1Проведите все кадровые документы за отчётный месяц
- 2Проверьте СНИЛС и ИНН в карточках сотрудников
- 3Создайте отчёт: Отчётность, справки → 1С-Отчётность → Создать → СЗВ-М
- 4Нажмите «Заполнить» и сверьте список с фактически работавшими
- 5Запустите проверку отчёта и устраните ошибки
- 6Выгрузите файл или отправьте через 1С-Отчётность
- 7Сохраните квитанцию о приёме от фонда
Проверка и исправление ошибок
Перед отправкой обязательно запустите встроенную проверку: кнопка «Проверить» → «Проверка в интернете» или проверка по правилам формата. Контрольные соотношения проверяют формат СНИЛС, соответствие ФИО и номера, наличие обязательных реквизитов. Ошибки подсвечиваются с указанием строки и причины.
Типичная ошибка — расхождение ФИО и СНИЛС с базой фонда. Так бывает после смены фамилии, если сотрудник не обновил данные в ПФР, или при опечатке. Исправляйте данные не в самом отчёте, а в карточке физического лица, затем перезаполните отчёт — иначе в следующем месяце ошибка вернётся.
Выгрузка и отправка
Если подключён сервис 1С-Отчётность, отправка выполняется кнопкой «Отправить» прямо из формы. Программа подписывает файл сертификатом, передаёт в фонд и отслеживает статус. Обязательно дождитесь квитанции о приёме: статус «Отправлено» не равен «Принято». При отказе в квитанции будет указан код и текст ошибки — исправьте данные и отправьте повторно.
Без 1С-Отчётности используйте выгрузку: кнопка «Выгрузить» сохраняет XML-файл в установленном формате. Файл проверяют в программе CheckXML (или актуальном средстве проверки фонда) и передают через личный кабинет страхователя, оператора ЭДО или на съёмном носителе в отделение фонда. Перед выгрузкой убедитесь, что формат файла соответствует текущей версии — это зависит от релиза конфигурации.
Особые ситуации
Нулевой отчёт
Если в отчётном месяце в организации не было ни одного работающего (все уволены ранее, деятельность не ведётся), СЗВ-М с пустым списком застрахованных лиц всё равно подаётся, пока организация зарегистрирована как страхователь. В 1С:ЗУП создайте отчёт за месяц, не заполняйте таблицу сотрудников и отправьте форму с нулевыми данными.
Дополняющая и отменяющая формы
Если после сдачи обнаружилась ошибка или пропущенный сотрудник, подаётся корректирующий отчёт. В 1С:ЗУП при создании формы за тот же период выберите вид «Дополняющая» (для добавления пропущенных лиц) или «Отменяющая» (для исключения ошибочно включённых). В дополняющую форму включайте только тех, кого не было в исходной, а не весь список заново.
Сотрудники в отпуске без сохранения зарплаты
Работники в отпусках без сохранения заработка, по беременности, по уходу за ребёнком включаются в СЗВ-М, поскольку трудовой договор действует. Если программа не подтянула такого сотрудника, проверьте, что отпуск оформлен кадровым документом, а приём на работу проведён и действует.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Какой срок сдачи СЗВ-М?
Отчёт сдаётся ежемесячно, не позднее установленного дня месяца, следующего за отчётным. Точную дату проверяйте в актуальном законодательстве и календаре отчётности в 1С:ЗУП — при переносе сроков программа обновляет календарь бухгалтера вместе с релизом.
Почему в отчёт попал уволенный в прошлом месяце сотрудник?
Чаще всего причина в дате увольнения: если документ проведён датой отчётного месяца (например, первым числом), сотрудник считается работавшим в этом периоде и включается правомерно. Если дата в документе ошибочна — скорректируйте её или отмените и пересоздайте увольнение.
Нужно ли включать в СЗВ-М внешних совместителей?
Да. Внешние совместители включаются в отчёт на общих основаниях, если трудовой договор действовал в отчётном месяце. Проверьте, что совместитель оформлен отдельным приёмом на работу, а не только начислением.
Что делать, если сотрудник не предоставил СНИЛС?
Запросите у сотрудника номер или копию документа. Без СНИЛС отчёт не пройдёт форматную проверку. Если человек никогда не был застрахован, работодатель обязан подать в фонд анкету для получения номера — в 1С:ЗУП для этого есть форма АДВ-1 в разделе отчётности.
Можно ли сдать СЗВ-М на бумаге?
Бумажная сдача допускается только для страхователей с небольшой численностью застрахованных лиц — порог установлен законодательством. При превышении лимита отчёт принимается исключительно в электронном виде с подписью усиленной квалифицированной электронной подписью.
Что важно запомнить
СЗВ-М в 1С:ЗУП заполняется автоматически из кадровых данных, поэтому качество отчёта определяется качеством первички: проведённые приёмы и увольнения, корректные СНИЛС, отсутствие дублей физлиц. Всегда запускайте проверку перед отправкой, исправляйте ошибки в карточках сотрудников, а не в форме, и дожидайтесь квитанции о приёме.