Другое · 9 мин
Как в 1С:ЗУП заполнить график работы сотрудников
Как в 1С:ЗУП создать и заполнить график работы сотрудников: пятидневка, сменный график, настройка шаблона, проверка нормы времени и типичные ошибки.
График работы сотрудников в 1С:ЗУП — это основа расчёта зарплаты: от него зависят норма рабочего времени, оплата за фактически отработанные часы, учёт ночных, вечерних и праздничных дней. Если график заполнен неверно, программа неправильно посчитает оклад за неполный месяц, отпускные и больничные, а исправлять такие ошибки приходится вручную по каждому сотруднику.
Графики хранятся в справочнике «Графики работы сотрудников» (раздел «Настройка» → «Графики работы сотрудников» или «Кадры» → «Графики работы сотрудников» в зависимости от версии). Один график можно назначить любому числу сотрудников, поэтому обычно создают несколько типовых: пятидневка, шестидневка, сменные графики «два через два», «сутки через трое» и т.п.
Перед заполнением важно понять логику программы: график состоит из шаблона цикла (какие дни рабочие, какие выходные, сколько часов в каждом дне) и даты отсчёта, от которой цикл раскладывается на календарь. После заполнения шаблона график обязательно нужно обновить, чтобы программа рассчитала календарь и норму времени на каждый месяц.
Где находится справочник графиков и что нужно подготовить
Справочник графиков расположен в разделе «Настройка» → «Графики работы сотрудников». Если пункта нет, проверьте раздел «Кадры» и права пользователя — доступ к настройкам учёта времени есть не у всех ролей. Также убедитесь, что в настройках расчёта зарплаты включён учёт рабочего времени и, при необходимости, суммированный учёт.
Перед созданием графика подготовьте: режим работы подразделения (сколько рабочих и выходных дней в цикле), продолжительность смены, наличие ночных и вечерних часов, перерывы, сокращённые предпраздничные дни. Для сменных графиков полезно заранее выписать цикл на бумаге — например, для «сутки через трое» цикл составляет 4 дня.
Отдельно проверьте заполненность производственного календаря в программе. Графики пятидневки и шестидневки часто строятся «по производственному календарю», и если календарь не заполнен на нужный год, норма времени рассчитается неверно или не рассчитается вообще.
Создание графика «пятидевка» по производственному календарю
Самый простой вариант — стандартная пятидневка с 8-часовым днём. Создайте новый элемент справочника, укажите понятное наименование, например «Пятидневка 40 часов». В поле «Способ заполнения» выберите вариант по дням недели: программа предложит таблицу из семи дней.
Для понедельника–пятницы установите вид дня «Рабочий день» и 8 часов, для субботы и воскресенья — «Выходной». Если в организации принят сокращённый предпраздничный день, отметьте соответствующий флажок — программа автоматически уменьшит норму на час в дни, предшествующие праздникам по производственному календарю.
После заполнения шаблона нажмите кнопку «Обновить» (или «Заполнить календарь»). Программа разложит шаблон на календарные даты и рассчитает норму дней и часов по месяцам. Сверьте полученную норму с производственным календарём: количество рабочих часов за месяц должно совпадать.
- 1Откройте «Настройка» → «Графики работы сотрудников» и создайте новый элемент
- 2Укажите наименование и способ заполнения по дням недели
- 3Задайте рабочие дни по 8 часов, субботу и воскресенье — выходными
- 4Отметьте сокращение предпраздничных дней при необходимости
- 5Нажмите «Обновить» и сверьте норму часов с производственным календарём
Настройка сменного графика с циклом
Сменные графики («два через два», «сутки через трое», недельные циклы с плавающими выходными) заполняются иначе: не по дням недели, а по произвольному циклу. В настройках графика выберите способ заполнения «По циклам произвольной длины» и укажите длину цикла в днях.
Для графика «сутки через трое» цикл равен 4 дням: первый день — рабочий (например, 24 часа или 22 часа с учётом перерывов), следующие три — выходные. Для «два через два» по 12 часов цикл равен 4 дням: два рабочих по 12 часов, два выходных. Каждому дню цикла назначается вид времени и количество часов.
Ключевой параметр — дата отсчёта. Это день, с которого программа начинает раскладывать цикл на календарь. Если сотрудник фактически выходит в первую смену 3 января, а дату отсчёта поставить 1 января, весь график «съедет» на два дня, и табель не совпадёт с реальностью. Дату отсчёта подбирайте так, чтобы первый рабочий день цикла совпал с фактической сменой.
Если сотрудники работают в несколько смен и «перетекают» друг за другом, создайте для каждой смены отдельный график с одинаковым циклом, но разной датой отсчёта. Это удобнее, чем пытаться уместить все смены в один график.
Для сменных графиков удобно называть элементы по схеме «Смена 1 (сутки/трое)», «Смена 2 (сутки/трое)» и т.д. Тогда при назначении сотруднику сразу видно, к какой смене он относится, а ошибку в дате отсчёта легко выявить по одному проблемному сотруднику.
Учёт ночных, вечерних часов и перерывов
Если смена захватывает ночное время (с 22:00 до 6:00), эти часы нужно выделить отдельно, иначе доплата за ночные рассчитана не будет. В таблице расписания дня время указывается по видам: «Явка» для дневных часов, «Ночные часы» для периода с 22:00 до 6:00, «Вечерние часы» — если в организации принята доплата за вечернее время.
Перерывы (например, обед) в норму рабочего времени не включаются. Если смена длится 12 часов с часовым обедом, в графике указывают 11 часов явки. Для суточных смен перерывы на сон и приём пищи тоже исключаются из оплачиваемого времени — уточните в локальных актах организации, какие перерывы установлены.
Проверьте, что в настройках расчёта зарплаты заведены виды начислений «Доплата за ночные часы» и «Доплата за вечерние часы» и что проценты доплат соответствуют трудовому договору и локальным актам. Минимальный размер доплаты за ночные установлен законодательно, но конкретный процент организация определяет сама.
Назначение графика сотрудникам и его изменение
Сам по себе созданный график ни на что не влияет — его нужно назначить сотруднику. При приёме на работу график указывается прямо в документе «Приём на работу». Для уже работающих сотрудников смену графика оформляют документом «Кадровый перевод» или специальным документом «Изменение графика работы списком сотрудников» — он удобен, когда на новый режим переводится целое подразделение.
Не редактируйте сам график, если по нему уже работают сотрудники и часть периода рассчитана: изменение шаблона пересчитает норму задним числом, и начисления «поплывут» у всех. Правильный путь — создать новый график и перевести сотрудников на него кадровым документом с даты изменения режима.
Для временных отклонений (разовый выход в выходной, перенос смены) график менять не нужно — такие ситуации оформляются документами «Работа сверхурочно», «Работа в выходные и праздники» или индивидуальным графиком через документ «Индивидуальный график».
Проверка результата и типичные ошибки
После заполнения проверьте график по нескольким точкам. Откройте вкладку с календарём графика и убедитесь, что рабочие и выходные дни встали на ожидаемые даты. Сверьте месячную норму часов с производственным календарём для пятидневки или с расчётной нормой при суммированном учёте. Наконец, проверьте на тестовом сотруднике: назначьте график, заполните «Начисление зарплаты и взносов» и убедитесь, что норма дней и часов в документе совпадает с графиком.
Частые ошибки: неверная дата отсчёта у сменного графика (табель сдвинут на один-два дня), не обновлённый календарь графика после изменения шаблона (норма осталась старой), включённый в часы обеденный перерыв (завышенная норма и переплата) и незаполненный производственный календарь на новый год (нулевая или неверная норма в январе).
Как проверить результат
Совпадает с производственным календарём или расчётной нормой при суммированном учёте
Норма отличается, равна нулю или не заполнена
Рабочие дни цикла совпадают с фактическими сменами сотрудника
Все смены сдвинуты на одинаковое число дней — ошибка в дате отсчёта
Ночные выделены отдельным видом времени и попадают в доплату
Все часы стоят как «Явка», доплата за ночные не считается
Частые вопросы
Можно ли назначить один график сразу нескольким сотрудникам?
Да, и это рекомендуемая практика. График создаётся один раз в справочнике и назначается любому числу сотрудников через кадровые документы. Для массового перевода используйте документ «Изменение графика работы списком сотрудников».
Что делать, если у сотрудника график меняется каждую неделю по табелю руководителя?
Для таких случаев в 1С:ЗУП предусмотрен документ «Индивидуальный график»: базовый график остаётся прежним, а фактические смены на конкретный месяц задаются документом и замещают норму при расчёте зарплаты.
Как настроить график при суммированном учёте рабочего времени?
В настройках графика установите признак суммированного учёта и укажите учётный период (месяц, квартал, год) и график нормы — обычно пятидневку. Норма будет считаться по выбранному графику нормы, а переработки определятся по итогам учётного периода.
Почему после изменения графика норма времени не изменилась?
Чаще всего не нажата кнопка «Обновить» в форме графика — программа хранит рассчитанный календарь и не пересчитывает его автоматически. Откройте график, нажмите «Обновить», затем перепроверьте норму в документах начисления.
Нужно ли создавать новый график на каждый год?
Нет, график бессрочный: цикл раскладывается на любой период. Но перед началом нового года убедитесь, что заполнен производственный календарь, и обновите графики, которые от него зависят, чтобы корректно учлись праздники и переносы.
Что важно запомнить
График заполняется один раз через шаблон цикла и дату отсчёта, затем назначается сотрудникам кадровыми документами. После любого изменения шаблона обновляйте календарь графика и сверяйте норму с производственным календарём, а действующий график не редактируйте — создавайте новый.