Как в 1С:ЗУП внести справку с предыдущего места работы для расчёта больничного

Когда новый сотрудник заболевает в первый год работы в компании, данных о его заработке у текущего работодателя нет, а пособие по временной нетрудоспособности считается из среднего заработка за два предшествующих календарных года. Чтобы расчёт был корректным, в программу нужно внести сведения о доходах сотрудника у прежних работодателей — на основании справки о сумме заработка (ранее форма 182н) или данных, полученных из СФР.

В 1С:Зарплата и управление персоналом 8, редакция 3.1, для этого предусмотрен специальный документ «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)». Он хранится в карточке сотрудника и автоматически подхватывается документом «Больничный лист» при расчёте среднего заработка. Если справку не внести, программа посчитает пособие только из заработка в текущей организации — и при его отсутствии средний дневной заработок окажется заниженным или вообще нулевым, что приведёт к расчёту из МРОТ.

Ниже разобран порядок ввода справки, варианты её получения, проверка того, что данные попали в расчёт, а также типичные ошибки — от неверных годов до дублирования документов.

Когда справка нужна и какие данные она должна содержать

Справка о заработке требуется, если в расчётном периоде (двух календарных годах, предшествующих году болезни) сотрудник работал у других работодателей. Без этих данных пособие будет рассчитано только из заработка в вашей организации, что чаще всего занижает выплату сотруднику и создаёт риск претензий при проверке.

В справке должны быть: наименование и реквизиты страхователя (прежнего работодателя), периоды работы, суммы заработка по каждому календарному году, на которые начислены страховые взносы на ВНиМ, а также периоды, исключаемые из расчёта пособий по беременности и родам (например, отпуск по уходу за ребёнком). Для обычного больничного по нетрудоспособности исключаемые периоды не применяются, но программа позволяет их хранить.

Учтите, что суммы заработка по каждому году сравниваются с предельной базой по взносам соответствующего года. Если в справке сумма выше лимита, в расчёт всё равно пойдёт только предельная величина — программа это контролирует.

Где в программе находится документ для ввода справки

Документ «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)» доступен двумя путями. Первый — через раздел «Зарплата»: в группе «См. также» есть ссылка «Справки о заработке для расчёта пособий». Откроется журнал, где можно создать новый документ кнопкой «Создать».

Второй путь — из карточки сотрудника (справочник «Сотрудники»). В форме сотрудника есть ссылка на справки о заработке для расчёта пособий; по ней открывается список уже введённых документов по этому человеку. Этот вариант удобнее, когда нужно проверить, вносили ли справку раньше, и не создать дубликат.

Если ссылка не видна, проверьте права пользователя: документ относится к расчёту зарплаты, и у кадровика без расчётных прав его может не быть. Также убедитесь, что в настройках учётной политики не отключены соответствующие функциональные опции.

Пошаговый ввод справки о заработке

Создайте новый документ и заполните его в следующем порядке. Поля немногочисленны, но ошибка в любом из них влияет на расчёт.

1. Укажите организацию (вашу) и сотрудника, по которому вносится справка.
2. Заполните поле «Страхователь» — прежнего работодателя. Если его нет в справочнике контрагентов, создайте новый элемент с наименованием, ИНН и КПП из справки.
3. В табличной части добавьте строки по каждому календарному году: год расчётного периода и сумму заработка из справки.
4. Если в справке указаны исключаемые периоды (для пособий по беременности и родам), заполните соответствующую табличную часть с датами начала и окончания.
5. Проверьте и проведите документ.

1. 1
   Откройте Зарплата → См. также → Справки о заработке для расчёта пособий
2. 2
   Создайте документ, выберите организацию и сотрудника
3. 3
   Укажите страхователя — прежнего работодателя с ИНН и КПП
4. 4
   Внесите суммы заработка по каждому году расчётного периода
5. 5
   Заполните исключаемые периоды, если они есть в справке
6. 6
   Проведите документ и проверьте расчёт в больничном листе

После проведения документ не формирует проводок и не влияет на учёт напрямую — это чисто аналитический регистратор данных для расчёта пособий. Поэтому его можно вводить задним числом и исправлять без ограничений, пока не закрыт период по зарплате.

Ввод справки при приёме на работу

Оптимальный момент для ввода справки — оформление сотрудника на работу, если он сразу предоставил документы о заработке. Так данные будут на месте к моменту первого больничного или отпуска по беременности и родам, и расчётчику не придётся пересчитывать уже начисленное пособие.

Как справка попадает в расчёт больничного

При создании документа «Больничный лист» программа определяет расчётный период и собирает заработок из двух источников: начисления в вашей организации и введённые входящие справки о заработке. На закладке «Оплата» (или по кнопке расчёта среднего заработка) открывается форма «Расчёт среднего заработка», где видно, какие суммы учтены по каждому году.

Если справка введена корректно, в этой форме появятся строки с суммами от прежнего работодателя. Если их нет — либо справка не проведена, либо годы в справке не совпадают с расчётным периодом больничного, либо справка введена на другого сотрудника (например, на физлицо-дубликат).

Контрольные точки

Как проверить результат

Форма «Расчёт среднего заработка» в больничном

Норма

По каждому году расчётного периода видны суммы из справки

Тревожный признак

Суммы отсутствуют, заработок только по текущей организации

Средний дневной заработок

Норма

Вырос после ввода справки и не превышает лимит

Тревожный признак

Не изменился или расчёт упёрся в МРОТ

Журнал справок по сотруднику

Норма

Один проведённый документ с верными годами

Тревожный признак

Дубликаты или документ в статусе «не проведён»

Альтернативы: данные из СФР и отсутствие справки

Если сотрудник не может предоставить справку от прежнего работодателя (организация ликвидирована, работодатель не выдаёт документ), действующий порядок позволяет запросить сведения о заработке через СФР. В ЗУП 3.1 при настроенном обмене с фондом данные о заработке могут загружаться автоматически при расчёте пособия — в этом случае ручной ввод не нужен.

Если ни справки, ни данных фонда нет, пособие рассчитывается из имеющегося заработка, а при его отсутствии — из МРОТ. Сотрудник вправе позже принести справку: тогда пособие нужно пересчитать за весь прошедший период, но не более чем за три года, предшествующих дню представления справки.

Сравнение вариантов

Ручной ввод справки

Подходит, когда сотрудник принёс бумажную справку. Требует внимательности при вводе годов и сумм.

Загрузка данных из СФР

Подходит при настроенном обмене с фондом. Исключает ошибки ручного ввода, но зависит от наличия данных у фонда.

Расчёт без справки

Временный вариант, когда данных нет. Пособие считается из текущего заработка или МРОТ с последующим пересчётом.

Типичные ошибки при вводе справки

Самая частая ошибка — неверные годы расчётного периода. Расчётный период определяется годом наступления страхового случая, а не датой ввода справки: если внести заработок не за те годы, программа просто не подтянет суммы в больничный.

Вторая распространённая проблема — дублирование сотрудников. Если при приёме на работу создали новое физическое лицо вместо выбора существующего, справка, введённая на один элемент справочника, не будет видна в больничном другого. Проверяйте, что справка и больничный относятся к одному и тому же сотруднику и физлицу.

Исправление и пересчёт пособия

Если справка введена с ошибкой, не создавайте новую — откройте существующий документ, исправьте суммы или годы и перепроведите. Дубли приведут к задвоению заработка в расчёте среднего, что завысит пособие и создаст проблемы при проверке СФР.

Если больничный уже рассчитан, после исправления справки откройте документ «Больничный лист» и выполните перерасчёт — программа предложит обновить средний заработок. Если пособие уже выплачено, оформляется доначисление в следующем расчётном периоде, а в отчётность для фонда подаются уточнённые сведения.

При пересчёте по вновь представленной справке за прошлые периоды помните об ограничении: пересчитывается пособие не более чем за три года до даты представления справки. Более ранние периоды доначислению не подлежат.

Удобно завести правило: справку вводят в день получения от сотрудника, а скан прикрепляют к документу через механизм присоединённых файлов. Тогда при проверке или споре с сотрудником первичка всегда под рукой, и не нужно искать бумажный оригинал.

FAQ

Можно ли ввести справку от нескольких прежних работодателей?

Да. На каждого страхователя создаётся отдельный документ «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)». В расчёте больничного программа суммирует заработок по всем введённым справкам и текущей организации с учётом предельной базы по каждому году.

Сотрудник принёс справку уже после того, как больничный рассчитан и выплачен. Что делать?

Введите справку, затем пересчитайте больничный — программа доначислит пособие. Доплату выплатите в ближайший расчёт, а в СФР передайте корректирующие сведения. Учтите ограничение: пересчёт возможен не более чем за три года, предшествующих дню представления справки.

Почему больничный не видит введённую справку?

Проверьте три вещи: документ проведён; годы в справке совпадают с расчётным периодом больничного; справка и больничный введены на одного и того же сотрудника и физическое лицо без дублей в справочнике. Чаще всего причина — несовпадение годов или дубль физлица.

Нужно ли вводить справку, если данные о заработке пришли из СФР?

Нет, дублировать не нужно — иначе заработок задвоится. Проверьте в форме расчёта среднего заработка, какие суммы уже учтены. Если данные фонда загружены корректно, ручной ввод справки не требуется.

Как быть, если прежний работодатель ликвидирован и справку получить невозможно?

Сотрудник может запросить сведения о заработке через СФР (в том числе через Госуслуги). До получения данных пособие рассчитывается из имеющегося заработка или МРОТ, а после поступления сведений выполняется пересчёт в пределах установленного трёхлетнего срока.