Как в 1С:ЗУП задепонировать зарплату

Депонирование зарплаты — это перенос начисленной, но не выданной вовремя суммы на специальный учёт, когда сотрудник не получил деньги в установленный срок: не явился в кассу, находится на больничном, в отпуске или командировке. В 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 эта операция оформляется штатными документами, но требует корректной настройки учётной политики и понимания, какие суммы и когда подлежат депонированию.

Ошибки при депонировании приводят к расхождениям между ведомостями и кассовой книгой, искажению задолженности перед сотрудниками и проблемам при сверке с бухгалтерией. Типовая ситуация: кассир закрыл ведомость, часть сотрудников деньги не получила, а в программе ведомость осталась полностью «выплаченной» — и задолженность по депонентам «повисла».

Ниже разобран полный цикл работы с депонированными суммами в ЗУП: от первоначальной настройки до выплаты депонента и списания невостребованных сумм, с проверкой результата на каждом этапе.

Проверка настроек перед началом работы

Прежде чем депонировать суммы, убедитесь, что в программе включён соответствующий учёт. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» → вкладка «Учётная политика и другие настройки» и проверьте параметры учёта депонированных сумм. В типовой конфигурации учёт депонентов ведётся по умолчанию, но способ отражения в бухучёте и счёт (обычно 76.04 «Расчёты по депонированным суммам») должен быть согласован с настройками зеркала в бухгалтерскую программу.

Проверьте также, что ведомости, по которым планируется депонирование, заполнены корректно: вид выплаты — «Зарплата за месяц» (или аванс, отпускные), способ выплаты — «Через кассу». Депонирование актуально именно для кассовых ведомостей: при выплате через банк (зарплатный проект) невыплаченные суммы обрабатываются иначе — через возврат из банка по реестру.

Как задепонировать зарплату при закрытии кассовой ведомости

Основной сценарий: ведомость в кассу создана и проведена, деньги получены в банке и выданы сотрудникам, но часть людей за зарплатой не явилась. Откройте документ «Ведомость в кассу» (раздел «Выплаты» → «Ведомости в кассу»). В табличной части по каждому сотруднику есть возможность указать результат выплаты.

По сотрудникам, получившим деньги, оставьте отметку об оплате. По тем, кто деньги не получил, укажите вариант «Депонировать» (в зависимости от версии релиза это делается через колонку отметок, кнопку «Изменить оплату» или при проведении документа «Депонирование зарплаты», который создаётся на основании ведомости). После указания сумм к депонированию проведите ведомость — программа зафиксирует фактическую выплату и перенесёт невыплаченный остаток на депонент.

В ряде релизов ЗУП 3.1 депонирование оформляется отдельным документом «Депонирование зарплаты» (раздел «Выплаты» → «Все документы» или кнопка «Создать на основании» из ведомости). Документ подбирает невыплаченные суммы по указанной ведомости автоматически — вам остаётся проверить список сотрудников и суммы, затем провести документ.

1. 1
   Откройте ведомость в кассу и убедитесь, что она проведена
2. 2
   Отметьте фактически выплаченные суммы по сотрудникам, получившим деньги
3. 3
   По неявившимся сотрудникам укажите «Депонировать» или создайте документ «Депонирование зарплаты» на основании ведомости
4. 4
   Проверьте список сотрудников и суммы в документе депонирования
5. 5
   Проведите документ и сверьте остаток по ведомости с кассовой книгой

Депонирование при выплате через банк

Если зарплата перечисляется на карты и банк вернул реестр с отказами (закрытый счёт, ошибка в реквизитах), механика другая. В документе «Ведомость в банк» по таким сотрудникам фиксируется результат зачисления «Не зачислено». Сумма остаётся задолженностью организации перед сотрудником, но классическим депонированием через кассу это не является.

Практическое решение: после уточнения реквизитов создайте новую ведомость на невыплаченную сумму или, если сотрудник согласен получить наличными, — ведомость в кассу. Не пытайтесь «вручную» депонировать суммы по банковским ведомостям: это создаст двойную задолженность в учёте.

Способы обработки невыплаченных сумм

Депонирование через кассу

Подходит для ведомостей в кассу. Штатный механизм, сумма уходит на счёт расчётов с депонентами

Возврат по банковскому реестру

Для зарплатного проекта. Фиксируется отказ банка, затем оформляется повторная выплата

Перенос на следующую ведомость

Неформальный приём — задолженность остаётся висеть, усложняет сверку. Использовать не рекомендуется

Как выплатить депонированную зарплату сотруднику

Когда сотрудник обращается за депонированной суммой, выплата оформляется специальной ведомостью. Создайте документ «Ведомость в кассу» и в поле «Выплачивать» выберите значение «Депонированную зарплату» (в некоторых релизах — «Депонированные суммы»). По кнопке «Заполнить» программа подберёт сотрудников с задолженностью по депоненту и суммы.

Проверьте, что в ведомость попал только обратившийся сотрудник — лишних строк быть не должно. Укажите дату выплаты: она важна для НДФЛ, поскольку дата фактического получения дохода по зарплате определяется датой выплаты. Проведите ведомость и оформите расходный кассовый ордер в бухгалтерской программе.

Если депонированная сумма выплачивается вместе с очередной зарплатой, допустимо включить её в общую ведомость — но корректнее оформлять отдельно, чтобы сохранить прозрачную историю расчётов с депонентами.

Списание невостребованных депонированных сумм

Если сотрудник не обращается за депонированной зарплатой в течение срока исковой давности (по общему правилу — три года), сумма подлежит списанию на внереализационные доходы. В ЗУП для этого предусмотрен документ «Списание депонированной зарплаты» (раздел «Выплаты»). Документ заполняется по сотрудникам с невостребованными суммами, после проведения задолженность по депоненту закрывается.

Перед списанием убедитесь, что срок действительно истёк и сотрудник (или его наследники) не предъявляли требований. НДФЛ с депонированных сумм считается удержанным при начислении, поэтому при списании налоговые корректировки обычно не требуются, но порядок отражения в бухучёте согласуйте с бухгалтерией.

Проверка результата и типичные ошибки

После депонирования и выплат сверяйте учёт штатными отчётами: «Задолженность по зарплате», «Расчётный листок», а также сводом начислений. Признак корректного учёта — депонированные суммы видны отдельно от текущей задолженности, а после выплаты депонента остаток по сотруднику обнуляется.

Контрольные точки

Как проверить результат

Ведомость в кассу после депонирования

Норма

Выплаченная сумма равна фактически выданной, остаток — на депоненте

Тревожный признак

Ведомость показывает полную выплату, депонент не сформирован

Отчёт «Задолженность по зарплате»

Норма

Депонированные суммы учтены, после выплаты остаток закрыт

Тревожный признак

Двойная задолженность или отрицательные остатки

Сверка с кассовой книгой

Норма

Остаток в кассе совпадает с недепонированной частью ведомости

Тревожный признак

Расхождение между книгой и ведомостью

Часто задаваемые вопросы

Можно ли задепонировать аванс или отпускные?

Да, механизм депонирования работает для любых сумм, выплачиваемых через кассу: аванса, отпускных, расчёта при увольнении. В ведомости указывается соответствующий вид выплаты, а порядок депонирования тот же — через отметку невыплаты или документ «Депонирование зарплаты».

Как депонирование влияет на НДФЛ?

НДФЛ исчисляется и удерживается при начислении дохода, а перечисляется при фактической выплате. Депонированная зарплата считается невыплаченной, поэтому срок перечисления налога наступает при выдаче депонированной суммы. Следите за датой выплаты в ведомости на депонент — от неё зависит отражение в отчётности 6-НДФЛ.

Что делать, если документа «Депонирование зарплаты» нет в меню?

В разных релизах ЗУП 3.1 документ расположен по-разному: раздел «Выплаты» → «См. также» → «Депонирование зарплаты» или создание на основании ведомости. Если документа нет совсем, проверьте функциональность в настройках программы и права пользователя — возможно, доступ ограничен ролью.

Сотрудник уволился, а депонированная сумма осталась. Как выплатить?

Оформите ведомость на выплату депонированной зарплаты как обычно — увольнение не мешает подбору задолженности по депоненту. Если бывший сотрудник не может явиться лично, возможна выплата по доверенности или перечисление на карту через ведомость в банк с видом выплаты «Депонированная зарплата».

Как найти всех сотрудников с депонированными суммами?

Используйте отчёт «Задолженность по зарплате» (раздел «Зарплата» → «Отчёты по зарплате») — в нём депонированные суммы выделяются отдельно. Также список документов депонирования доступен в журнале «Депонирование зарплаты» в разделе «Выплаты».