Другое · 10 мин
Как в 1С:ЗУП вывести список сотрудников с днями рождения
Как в 1С:ЗУП вывести список сотрудников с днями рождения: готовые отчёты, универсальный отчёт, отбор по периоду, настройка СКД и проверка данных в карточках.
Список сотрудников с днями рождения — одна из самых востребованных выборок в 1С:Зарплата и управление персоналом. Он нужен кадровикам для поздравлений и подарков, руководителям — для планирования корпоративных мероприятий, а бухгалтерии — для контроля выдачи денежных сумм к юбилеям. В типовой конфигурации ЗУП задача решается несколькими способами: от готового отчёта до универсальной выборки с отбором по периоду.
Дата рождения хранится в карточке физического лица, а не сотрудника, поэтому любой отчёт по дням рождения опирается на справочник «Физические лица». Это важно понимать: если у одного физлица несколько сотрудников (основное место работы и совместительство), в список он может попасть дважды либо отбор будет работать неожиданно. Ниже разобраны все рабочие способы получить нужный список без доработок конфигурации и с минимальной настройкой.
Выбор метода зависит от задачи: нужен разовый список на конкретный месяц, регулярная рассылка, печатная форма или выборка с дополнительными колонками — подразделением, должностью, контактным телефоном. Для каждого сценария есть оптимальный инструмент.
Проверьте, заполнены ли даты рождения в карточках
Прежде чем строить отчёт, убедитесь, что данные вообще есть в базе. Дата рождения вводится в карточке физического лица: раздел «Кадры» → «Сотрудники» → откройте сотрудника → ссылка на физическое лицо → поле «Дата рождения». Если поле пустое, сотрудник не попадёт ни в один отчёт по дням рождения, и это самая частая причина «неполного» списка.
Массово проверить заполненность можно через «Универсальный отчёт» по справочнику «Физические лица»: выведите поля «ФИО» и «Дата рождения» и поставьте отбор «Дата рождения не заполнена». Все найденные записи нужно дополнить — без этого выборка будет заведомо неполной.
Обратите внимание на дубли физических лиц. Если один человек заведён в базе дважды (например, после приёма-перевода или ошибочного ввода), дата рождения может быть заполнена только в одной из карточек. Для поиска дублей в ЗУП есть сервис «Администрирование» → «Обслуживание» → «Поиск и удаление дублей».
Способ 1: типовой отчёт по дням рождения
В большинстве актуальных релизов ЗУП есть готовый отчёт. Откройте раздел «Кадры» → «Отчёты по кадрам» и найдите в списке отчёт «Дни рождения» (название может немного отличаться в зависимости от версии конфигурации). В настройках укажите период — месяц, квартал или произвольные даты — и нажмите «Сформировать».
Отчёт показывает сотрудников, чьи дни рождения попадают в выбранный период, с указанием даты, подразделения и должности. Готовый результат можно распечатать или сохранить в Excel через стандартные кнопки печати и сохранения табличного документа.
Если отчёта в списке нет, не спешите делать вывод о его отсутствии: список отчётов зависит от настроек функциональности и прав пользователя. Проверьте через «Все функции» (или глобальный поиск по alt+F) наличие отчёта с похожим названием, а также уточните у администратора, не ограничены ли ваши права.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Отчёты по кадрам»
- 2Найдите отчёт «Дни рождения» и откройте его
- 3Установите период: месяц, квартал или произвольный интервал
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте состав списка
- 5Сохраните результат в Excel или распечатайте при необходимости
Способ 2: универсальный отчёт по физическим лицам
Универсальный отчёт — самый гибкий инструмент, когда типового отчёта нет или нужны нестандартные колонки. Откройте «Отчёты» → «Универсальный отчёт» (в некоторых релизах доступ включается в «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → флаг «Дополнительные отчёты и обработки»/«Универсальный отчёт»).
В настройке выберите тип данных «Справочник», объект — «Физические лица». В поля добавьте «Наименование» (ФИО) и «Дата рождения». Чтобы получить список именинников конкретного месяца, добавьте отбор: поле «Дата рождения», вид сравнения — по месяцу. Проще всего использовать отбор «Дата рождения в списке» с указанием дат нужного месяца любого года — но надёжнее вывести поле «Дата рождения месяц» (если доступно) или отбирать вручную.
Практическая тонкость: прямой отбор «месяц равен» в универсальном отчёте не всегда удобен, потому что дата хранится с годом. Рабочий приём — сформировать полный список с колонкой «Дата рождения», сохранить его в Excel и отфильтровать по месяцу уже там. Это занимает минуту и не требует настроек СКД.
Способ 3: отчёт «Список сотрудников» с настройкой СКД
Если нужен список именно работающих сотрудников с датами рождения, удобнее взять кадровый отчёт «Список сотрудников» (или «Штатные сотрудники») и донастроить его. Откройте отчёт, нажмите «Настройки» → «Расширенные», перейдите на закладку «Поля» и добавьте поле «Дата рождения» — оно доступно через связь с физическим лицом.
На закладке «Отбор» добавьте условие по дате рождения. Для отбора по месяцу удобно использовать вычисляемое поле или отбор вида «Дата рождения.Месяц равно» — в типовых схемах ЗУП такие вложенные поля обычно доступны. Также на закладке «Отбор» убедитесь, что установлен фильтр «Работающие сотрудники» на нужную дату, чтобы в список не попали уволенные.
Настройку можно сохранить под понятным именем, например «Дни рождения — текущий месяц», и в дальнейшем открывать готовый вариант в один клик. Это особенно удобно, если список нужен регулярно — в начале каждого месяца.
Сравнение способов
Быстро и без настройки, но состав колонок фиксирован и отчёт есть не во всех релизах
Гибкий выбор полей, но показывает всех физлиц и требует ручной фильтрации по месяцу
Только работающие, сохраняемый вариант, но нужны базовые навыки настройки СКД
Как отобрать дни рождения за конкретный период
Самая частая практическая задача — список именинников на месяц вперёд. В типовом отчёте это решается установкой периода: укажите первое и последнее число месяца. Отчёт сам сопоставит день и месяц рождения с периодом, игнорируя год.
В универсальном отчёте и настройках СКД период работает иначе: сравнение идёт по полной дате с годом, поэтому отбор «Дата рождения >= 01.03 и <= 31.03» не вернёт никого — год рождения не совпадёт. Используйте отбор по месяцу как по отдельному полю или фильтруйте результат в Excel.
Для юбилейных дат (круглые годы) логика другая: нужен отбор по году рождения. В Excel это делается вычислением возраста от текущей даты и фильтром по кратности. Внутри 1С проще сформировать полный список с датами рождения и обработать его внешними средствами, чем строить сложный запрос.
Проверка результата и выгрузка списка
После формирования сверьте список с реальностью: количество строк должно быть правдоподобным для вашей численности, в списке не должно быть уволенных и дублей. Быстрый способ проверки — сравнить итог с числом работающих сотрудников из отчёта «Численность и текучесть кадров» (для полного списка) или прикинуть долю именинников месяца.
Для выгрузки используйте стандартное сохранение табличного документа: «Файл» → «Сохранить как» → формат Excel (xlsx) или mxl. Excel-формат удобнее для дальнейшей фильтрации, сортировки по дате и подготовки рассылки. Перед передачей файла удалите лишние колонки — оставьте только то, что нужно получателю.
Если список формируется регулярно, зафиксируйте порядок действий в короткой инструкции для себя или коллег: какой отчёт, какие настройки, куда сохранять. Это исключит ситуацию, когда в отсутствие ответственного сотрудника список никто не может собрать.
Как проверить результат
Только работающие сотрудники, без дублей
Есть уволенные, кандидаты или повторяющиеся фамилии
У всех строк заполнена дата рождения
Пустые ячейки даты или подозрительно мало строк
В списке именинники именно нужного месяца
Попали даты других месяцев или список пуст
Если стандартных средств не хватает
Когда требуется автоматическая рассылка списка ответственным лицам, напоминания за несколько дней до события или сложная выборка с юбилеями, типовых отчётов может оказаться недостаточно. В таких случаях задачу решают внешней обработкой, дополнительным отчётом на СКД или регламентным заданием — это уже доработка, которую выполняет специалист по 1С.
Простой компромисс без программирования — сохранённый вариант отчёта плюс напоминание в календаре ответственного сотрудника. Формирование занимает пару минут в месяц, и автоматизация не требуется.
Перед заказом доработки сформулируйте требования точно: кто получатель списка, за какой период, нужны ли юбилеи, в каком виде результат (почта, печать, файл). Чёткое описание экономит время и снижает стоимость работ.
Что важно запомнить
Список с днями рождения строится по данным физических лиц: сначала проверьте заполненность дат, затем используйте типовой отчёт «Дни рождения», универсальный отчёт или настроенный «Список сотрудников». Отбирайте по месяцу, а не по полной дате, исключайте уволенных и дублей, а результат сверяйте перед передачей.
Частые вопросы
Почему в списке нет части сотрудников?
Чаще всего у этих сотрудников не заполнена дата рождения в карточке физического лица. Проверьте заполненность через универсальный отчёт с отбором «Дата рождения не заполнена». Вторая причина — дубли физлиц: дата указана в одной карточке, а сотрудник привязан к другой.
Как вывести только юбилеи — круглые даты?
Типового отбора по юбилеям нет. Сформируйте полный список с датами рождения, выгрузите в Excel, добавьте колонку с вычислением возраста на нужную дату и отфильтруйте значения, кратные десяти (или пяти). Для регулярной задачи имеет смысл заказать небольшую доработку отчёта.
В список попали уволенные сотрудники. Как убрать?
Используйте отчёт по сотрудникам, а не по физическим лицам, и добавьте отбор по статусу работающих на текущую дату. В отчёте «Список сотрудников» такой отбор обычно установлен по умолчанию; в универсальном отчёте его нужно добавить вручную.
Можно ли сделать, чтобы список приходил автоматически каждый месяц?
Штатной автоматической рассылки именно по дням рождения в типовой ЗУП нет. Варианты: сохранённый вариант отчёта плюс напоминание ответственному, либо доработка — регламентное задание с отправкой отчёта по почте. Второй вариант выполняет специалист по 1С.
Где в карточке сотрудника посмотреть дату рождения?
Откройте карточку сотрудника и перейдите по ссылке на физическое лицо (обычно это ФИО в шапке карточки). Дата рождения находится в основных данных физлица. Именно там её и нужно заполнять или исправлять — изменения сразу отразятся во всех отчётах.
Один сотрудник выводится в списке дважды. Что делать?
Это признак дубля физического лица или того, что у человека два сотрудника (основная работа и совместительство) и отчёт строится по сотрудникам. Для дублей используйте обработку «Поиск и удаление дублей» в разделе «Администрирование». Если дубля нет — сгруппируйте отчёт по физическому лицу.