Другое · 9 мин
Как в 1С ЗУП вывести список работающих сотрудников
Как в 1С ЗУП вывести список работающих сотрудников: отчёт «Штатные сотрудники», справочник, универсальный отчёт, настройка отборов и проверка результата.
Задача вывести перечень действующих сотрудников возникает в 1С:ЗУП регулярно: для сверки численности перед расчётом зарплаты, подготовки списков для банка, проверки кадрового учёта или ответа на запрос руководства. Программа предлагает несколько штатных способов решить её без доработок — от типовых отчётов до универсального конструктора.
Главная сложность обычно не в самом выводе списка, а в корректном отборе: в базе хранятся и уволенные сотрудники, и те, кто ещё не принят, а в справочнике могут быть дубли. Поэтому важно не просто открыть нужный отчёт, но и правильно настроить отбор по статусу занятости и дате.
Ниже разобраны рабочие способы получить список работающих сотрудников в 1С:ЗУП 3.1, настройка отборов, проверка результата и типичные ошибки, из-за которых в список попадают лишние люди или теряются действующие.
Какие способы вывода списка сотрудников есть в ЗУП
В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 есть несколько штатных инструментов, каждый из которых подходит под свою задачу. Выбор зависит от того, нужен ли простой перечень фамилий, расширенные данные (подразделение, должность, дата приёма) или выгрузка для дальнейшей обработки.
Основные варианты:
- отчёт «Штатные сотрудники» — готовый кадровый отчёт со списком действующих сотрудников на дату;
- справочник «Сотрудники» с ручной настройкой отбора;
- «Универсальный отчёт» по регистрам кадрового учёта;
- отчёт «Списки сотрудников» (в некоторых релизах — «Список работников организаций»);
- произвольный отчёт через «Дополнительные отчеты и обработки», если типовых настроек не хватает.
Сравнение способов
Подходит для быстрого списка на дату с должностями и подразделениями; ограничение — состав колонок меняется только через настройки варианта
Удобен для просмотра и ручной проверки; по умолчанию показывает и уволенных, нужен отбор
Гибкий, строится по регистрам; требует понимания, в каком регистре лежат нужные данные
Позволяет собрать произвольные поля в настройках; интерфейс чуть сложнее для новичка
Вывод списка через отчёт «Штатные сотрудники»
Самый прямой путь — типовой кадровый отчёт. Откройте раздел «Кадры», затем пункт «Кадровые отчёты» и выберите «Штатные сотрудники». Если отчёта нет в списке избранного, найдите его через «Все отчёты».
В шапке отчёта укажите период (или дату, на которую нужен список) и организацию, если в базе ведётся учёт по нескольким юридическим лицам. По умолчанию отчёт показывает сотрудников, работающих на указанную дату, — уволенные в него не попадают.
Для детализации нажмите «Настройки» и добавьте нужные поля: табельный номер, дату приёма, вид занятости, ставку. После настройки нажмите «Сформировать». Готовый список можно сохранить в Excel или распечатать через меню «Файл» — «Сохранить» либо кнопку печати.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Штатные сотрудники»
- 2Укажите дату и организацию в шапке отчёта
- 3Через «Настройки» добавьте нужные колонки: подразделение, должность, дата приёма
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговое количество строк
- 5Сохраните результат в Excel или выведите на печать
Отбор работающих в справочнике «Сотрудники»
Если нужен не отчёт, а рабочий список, с которым можно сразу открывать карточки людей, используйте справочник. Перейдите в раздел «Кадры» → «Сотрудники». По умолчанию список обычно настроен на показ всех записей, включая уволенных, либо наоборот — скрывает их в зависимости от настроек учётной записи.
Для точного отбора нажмите кнопку «Ещё» и выберите «Настроить список». Добавьте условие отбора по полю, связанному с занятостью: например, отбор «Уволен — равно — Нет» либо по реквизиту текущего состояния. В ряде релизов доступна быстрая команда «Показывать уволенных» — убедитесь, что она отключена.
Проверьте также отбор по организации: если в базе несколько компаний, справочник может показывать сотрудников всех организаций сразу. Установите отбор по головной организации, чтобы список соответствовал нужному юридическому лицу.
Универсальный отчёт по кадровым регистрам
Когда типовых отчётов не хватает — например, нужен список с нестандартным набором полей — помогает «Универсальный отчёт». Он находится в разделе «Отчеты, справки» → «Универсальный отчёт» и строится по любым справочникам, документам и регистрам сведений.
Для списка работающих логично строить отчёт по регистру сведений с кадровыми данными сотрудников (например, «Кадровая история сотрудников») с отбором по признаку действующего состояния на нужную дату. Альтернатива — построение по справочнику «Сотрудники» с отбором «Уволен = Нет».
Учтите, что универсальный отчёт показывает «сырые» данные регистра: интервалы кадровой истории, а не готовый срез на дату. Поэтому для кадровых задач он требует аккуратной настройки отборов и группировок. Если опыта настройки нет, надёжнее использовать типовой отчёт «Списки сотрудников», где поля добавляются в привычном интерфейсе настроек.
Какой инструмент выбрать
Как проверить, что список сформирован правильно
После формирования списка обязательно сверьте его с независимым источником. Самый простой контроль — сравнить количество строк с данными отчёта «Численность и текучесть кадров» или со списочной численностью из статистической отчётности за близкий период.
Обратите внимание на пограничные ситуации: сотрудники, принятые «завтрашним» числом, уволенные в день формирования отчёта, а также находящиеся в отпуске по уходу за ребёнком. Последние формально работают, но в некоторых отчётах могут отображаться отдельно или исключаться настройкой — проверьте, как ведёт себя выбранный вариант.
Если цифры не сходятся, проверьте дату формирования, отбор по организации и наличие непроведённых кадровых документов. Непроведённый приём или увольнение — частая причина расхождений: документ введён, но движения по регистрам не сделаны.
Как проверить результат
Совпадает с данными отчёта по численности или с штатным расписанием с учётом вакансий
Расхождение без объяснимой причины — ищите непроведённые документы или лишний отбор
В списке нет людей с проведённым увольнением на дату отчёта
Уволенные присутствуют — проверьте дату отчёта и отбор по статусу
Внутренние совместители учтены осознанно: либо как отдельные строки, либо исключены настройкой
Одно физлицо встречается несколько раз, хотя нужен список уникальных людей
Выгрузка списка и типичные ошибки
Любой сформированный табличный документ в 1С сохраняется через «Файл» → «Сохранить как» в форматы Excel (MXL, XLSX) или PDF. Для передачи в банк или кадровую службу обычно достаточно Excel-файла. Перед отправкой удалите служебные колонки и проверьте, что персональные данные передаются в рамках действительно необходимого состава — это требование осторожного обращения с персональными данными.
Ошибки, которые чаще всего портят результат:
- формирование списка «на сегодня» вместо нужной отчётной даты — список не совпадает с прошлым периодом;
- отсутствие отбора по организации в многофирменной базе — в список попадают сотрудники всех компаний;
- непроведённые кадровые приказы — человек числится работающим, хотя уволен, или наоборот;
- путаница между сотрудниками и физлицами — завышенная численность из-за совместительства;
- игнорирование обособленных подразделений при отборе по подразделению.
Частые вопросы
Как вывести список сотрудников на конкретную прошлую дату?
В отчёте «Штатные сотрудники» укажите нужную дату в поле периода перед формированием. Отчёт построит срез кадровых данных именно на неё. В справочнике «Сотрудники» исторический срез недоступен — там отображается текущее состояние.
Почему в список попадают уволенные сотрудники?
Чаще всего причина в отключённом отборе по статусу или в том, что документ увольнения не проведён. Проверьте настройки отбора и журнал кадровых документов: у непроведённого приказа нет движений по регистрам, поэтому программа считает человека работающим.
Как получить список без внутренних совместителей?
В настройках отчёта добавьте отбор по виду занятости, исключив внутреннее совместительство, либо сгруппируйте данные по физическому лицу. В отчёте «Списки сотрудников» это делается через добавление поля «Вид занятости» в отборы.
Можно ли вывести список с телефонами и датами рождения?
Да, через настройки отчёта добавьте поля контактной информации и даты рождения. Учитывайте, что это персональные данные: передавайте такой список только тем, кому он нужен по работе, и в минимально необходимом составе.
Что делать, если отчёт «Штатные сотрудники» не найден в меню?
Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» и нажмите «Все отчёты» — там доступен полный перечень. Если отчёта нет и там, проверьте права пользователя: часть кадровых отчётов может быть скрыта настройкой прав доступа.
Что важно запомнить
Список работающих сотрудников в 1С ЗУП проще всего получить отчётом «Штатные сотрудники» с указанием даты и организации. Для проверки и ручной работы подойдёт справочник «Сотрудники» с отбором, для нестандартных полей — «Списки сотрудников» или универсальный отчёт. Всегда сверяйте количество, проверяйте проведение кадровых документов и помните про различие между сотрудниками и физическими лицами.