Как выплатить аванс по заработной плате в 1С:ЗУП

Аванс по заработной плате в 1С:ЗУП выплачивается через документы «Ведомость…» (в банк, в кассу, через раздатчика или на счета) с видом выплаты «Аванс». Перед выплатой программа должна «увидеть» отработанное время и начисления первой половины месяца — для этого используется либо документ «Начисление за первую половину месяца», либо упрощённый вариант выплаты фиксированной суммой или процентом.

Выбор способа зависит от настроек учётной политики и штатного расписания. Если аванс считается по фактически отработанному времени, потребуется предварительное начисление; если организация платит фиксированный аванс, достаточно указать сумму или процент в карточке сотрудника или подразделения — тогда ведомость заполнится автоматически.

Ниже разобраны оба сценария: настройка, формирование ведомости, удержание НДФЛ с аванса, проверка результата и типичные ошибки, из-за которых ведомость заполняется нулями или не теми суммами.

Проверьте настройки аванса до выплаты

Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» → вкладка «Учётная политика и другие настройки» → «Бухучёт и выплата зарплаты». Здесь задаётся дата выплаты аванса и зарплаты, способ выплаты по умолчанию (через кассу или банк) и зарплатный проект. Если дата аванса не задана, программа не сможет корректно подставить период и дату в ведомость.

Способ расчёта аванса настраивается в карточке сотрудника (раздел «Кадры» → «Сотрудники») в поле «Аванс». Доступны варианты: фиксированной суммой, процентом от тарифа (оклада) или расчётом за первую половину месяца. Способ можно задать массово — документом «Изменение аванса» из раздела «Зарплата» → «Изменение оплаты сотрудников».

Способ 1. Расчёт аванса за первую половину месяца

Этот вариант применяется, когда аванс зависит от фактически отработанного времени с 1 по 15 число. Перейдите в раздел «Зарплата» → «Начисления за первую половину месяца» и создайте документ. Укажите месяц, организацию и подразделение при необходимости, затем нажмите «Заполнить» — программа подберёт сотрудников и рассчитает начисления по их плановым видам расчёта пропорционально отработанным дням.

Проверьте табличную часть: сотрудники с отсутствиями (больничный, отпуск, командировка в первой половине месяца) должны получить аванс только за фактически отработанные дни. Если данные об отсутствиях введены корректно, программа учтёт их автоматически. После проверки проведите документ.

НДФЛ при этом способе исчисляется прямо в документе начисления за первую половину месяца. Это важно: налог будет удержан при выплате аванса, и ведомость покажет сумму к выплате уже за вычетом НДФЛ.

1. 1
   Создайте «Начисление за первую половину месяца» (Зарплата → Начисления за первую половину месяца)
2. 2
   Нажмите «Заполнить» и проверьте список сотрудников и суммы
3. 3
   Проведите документ и убедитесь, что НДФЛ исчислен
4. 4
   Создайте ведомость с видом выплаты «Аванс» и заполните её
5. 5
   Проверьте суммы к выплате и проведите ведомость

Способ 2. Фиксированный аванс суммой или процентом

Если аванс платится без расчёта — фиксированной суммой или процентом от оклада — документ «Начисление за первую половину месяца» создавать не нужно. Убедитесь, что у каждого сотрудника в карточке заполнено поле «Аванс»: например, 40% от тарифа или конкретная сумма в рублях.

При этом способе ведомость заполняется напрямую: программа берёт суммы из карточек сотрудников. НДФЛ при фиксированном авансе в момент выплаты не удерживается — налог будет исчислен и удержан при окончательном расчёте зарплаты за месяц. Это стандартное поведение программы для упрощённого аванса.

Учтите риск: если сотрудник не отработал первую половину месяца (например, был в отпуске без сохранения), фиксированный аванс всё равно попадёт в ведомость. Перед заполнением сверьтесь с табелем и при необходимости вручную удалите строку или скорректируйте сумму в ведомости.

Сравнение способов выплаты аванса

Расчёт за первую половину месяца

Подходит при строгом учёте отработанного времени; требует документа начисления, НДФЛ удерживается сразу с аванса

Фиксированная сумма

Быстро и просто, но не учитывает отсутствия — нужна ручная проверка по табелю

Процент от тарифа

Компромисс: сумма масштабируется с окладом, но отсутствия также не учитываются автоматически

Создание ведомости на выплату аванса

Перейдите в раздел «Выплаты» (в некоторых релизах — «Зарплата») и выберите нужный тип ведомости: «Ведомости в банк», «Ведомости в кассу», «Ведомости на счета» или «Ведомости через раздатчика». Создайте новый документ. В поле «Выплачивать» выберите «Аванс» — программа автоматически подставит месяц начисления и дату выплаты из настроек организации.

Нажмите «Заполнить». Табличная часть заполнится сотрудниками, у которых есть суммы аванса к выплате выбранным способом. Колонка «К выплате» покажет итоговые суммы. Если аванс выплачивается в банк, проверьте, что у сотрудников заполнены лицевые счета в зарплатном проекте или указаны реквизиты для перечисления.

После проверки проведите документ. Для ведомости в банк следующий шаг — выгрузка реестра в банк (обмен с банком или выгрузка файла из формы «Обмен с банками»). Для кассовой ведомости распечатайте расчётно-платёжную ведомость по кнопке «Печать».

Если ведомость заполняется пустой, первым делом проверьте три вещи: вид выплаты должен быть именно «Аванс», месяц начисления должен совпадать с документом начисления, а способ выплаты в ведомости — со способом, указанным в карточке сотрудника (банк или касса). Несовпадение любого из этих параметров даёт пустую таблицу.

НДФЛ при выплате аванса

При расчётном авансе (через «Начисление за первую половину месяца») НДФЛ исчисляется в документе начисления и удерживается ведомостью — сотрудник получает сумму за минусом налога. В ведомости видна колонка «НДФЛ к перечислению».

При фиксированном авансе НДФЛ не удерживается: налоговая база возникает при окончательном расчёте за месяц. Убедитесь, что в настройках учётной политики не включён вариант исчисления НДФЛ при авансе, если вы используете упрощённую схему — иначе возможны двойные удержания или расхождения в отчётности.

После выплаты проверьте отчёт «Анализ НДФЛ по датам получения доходов» (раздел «Налоги, взносы» → «Отчёты, справки»), чтобы убедиться, что удержанный налог отразился корректно.

Проверка результата и документы после выплаты

После проведения ведомости сформируйте расчётные листки за месяц (раздел «Зарплата» → «Отчёты, справки» → «Расчётный листок») и убедитесь, что выплаченный аванс отображается в разделе «Выплачено». Долг на конец месяца должен уменьшиться на сумму аванса.

Для банковских ведомостей дополнительно подтвердите выплату: после получения выписки из банка введите подтверждение через «Обмен с банками» или отметьте оплату вручную. Неподтверждённая ведомость в учёте считается невыплаченной, что искажает задолженность перед сотрудниками.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок сотрудника

Норма

В разделе «Выплачено» виден аванс, долг на конец месяца корректен

Тревожный признак

Аванса нет или сумма задвоена — проверьте вид выплаты и период ведомости

Ведомость после заполнения

Норма

Все сотрудники с авансом присутствуют, суммы соответствуют расчёту

Тревожный признак

Пустая таблица или нули — проверьте настройки аванса и способ выплаты

НДФЛ

Норма

При расчётном авансе налог удержан и отражён в отчётах

Тревожный признак

Налог удержан дважды или не удержан при расчётном способе

Типичные ошибки при выплате аванса

Самая частая проблема — пустая ведомость. Причины: не создано «Начисление за первую половину месяца» при расчётном способе, не заполнено поле «Аванс» у сотрудников при фиксированном, неверно выбран месяц или способ выплаты в ведомости. Проверяйте эти пункты последовательно.

Вторая ошибка — выплата аванса уволенным или отсутствующим сотрудникам при фиксированном способе. Программа не отслеживает отсутствия автоматически, поэтому перед заполнением сверяйте список с кадровыми документами. Третья типичная ситуация — расхождение между суммой в ведомости и реальной выплатой в банке из-за незаполненных лицевых счетов: строка сотрудника просто не попадает в реестр.

FAQ

Можно ли выплатить аванс одному сотруднику отдельно?

Да. Создайте ведомость с видом выплаты «Аванс», нажмите «Подбор» вместо «Заполнить» и добавьте нужного сотрудника вручную — сумма подставится из документа начисления или из настройки аванса в его карточке.

Почему в ведомости на аванс нет сотрудника, принятого в этом месяце?

При расчётном способе проверьте, что сотрудник попал в документ «Начисление за первую половину месяца» и у него есть отработанные дни. При фиксированном — что в карточке сотрудника заполнено поле «Аванс» после приёма на работу.

Нужно ли удерживать НДФЛ с аванса?

Если аванс рассчитывается документом «Начисление за первую половину месяца» — да, налог исчисляется и удерживается при выплате. Если аванс фиксированный (суммой или процентом), НДФЛ удерживается при окончательном расчёте за месяц.

Как исправить ошибочно проведённую ведомость на аванс?

Если деньги ещё не выплачены — отмените проведение ведомости, исправьте и проведите заново. Если выплата прошла, создайте корректирующий документ или отразите разницу при окончательном расчёте зарплаты; при переплате оформите удержание по согласованию с сотрудником.

Чем отличается «Ведомость на счета» от «Ведомости в банк»?

«Ведомость в банк» используется при зарплатном проекте — формируется единый реестр на всех сотрудников. «Ведомость на счета» применяется, когда сотрудники получают зарплату на произвольные банковские карты: для каждого формируется отдельное перечисление по его реквизитам.