Другое · 10 мин
Как в 1С:ЗУП внести справку с предыдущего места работы для расчета больничного
Пошаговая инструкция: как в 1С:ЗУП внести справку о заработке с предыдущего места работы (182н) для расчета больничного, проверить средний заработок и избежать ошибок.
Сотрудник принес больничный лист, а вместе с ним — справку о заработке с предыдущего места работы (форма 182н). Если эти данные не внести в программу, пособие по временной нетрудоспособности будет рассчитано только из заработка в вашей организации, и сотрудник потеряет деньги. В 1С:ЗУП для этого предусмотрен отдельный документ «Справка с предыдущего места работы», который подхватывается при расчете больничных, пособий по беременности и родам и по уходу за ребенком.
Механизм одинаково работает и в 1С:ЗУП 3.1, и в 1С:ЗУП 8 ред. 2.5 с небольшими отличиями в названиях меню. Ниже разберем, где найти документ, как его заполнить, как проверить, что справка учлась в расчете, и что делать, если сотрудник принес справку уже после того, как больничный был рассчитан и выплачен.
Когда справку нужно вносить в программу
Справка о сумме заработка (форма 182н) выдается работнику при увольнении и нужна новому работодателю для расчета пособий. В расчет среднего заработка для больничного включаются доходы за два календарных года, предшествующих году наступления страхового случая. Если сотрудник в этот период работал у других работодателей, их данные попадают в расчет только через справку.
Типичные ситуации, когда документ обязателен:
- новый сотрудник заболел, а в расчетный период попадает его работа у прежнего работодателя;
- сотрудник работал у вас неполный расчетный период, а часть времени — в другой организации;
- сотрудник принес справку позже, уже после расчета пособия — тогда требуется перерасчет.
Если сотрудник трудится у вас давно и весь расчетный период получал доход только в вашей организации, справка не нужна — программа возьмет данные из учета. Также справка не требуется, если сотрудник письменно подтвердил, что у других работодателей в расчетном периоде не работал.
Где в 1С:ЗУП находится документ «Справка с предыдущего места работы»
В 1С:ЗУП 3.1 документ расположен в разделе «Зарплата» → подраздел «См. также» → «Справки о заработке для расчета пособий» (в некоторых релизах — «Справки с предыдущих мест работы»). Альтернативный путь — раздел «Кадры» → «Все кадровые документы», либо журнал документов «Больничные листы», где справку можно создать по кнопке «Создать» из выпадающего списка.
Еще один удобный способ — открыть карточку сотрудника (раздел «Кадры» → «Сотрудники») и создать документ из подменю «Оформить документ». Тогда поле «Сотрудник» заполнится автоматически, что снижает риск ошибочного выбора человека из однофамильцев.
В 1С:ЗУП 8 редакции 2.5 документ называется «Справка другого страхователя о заработке» и находится в меню «Расчет зарплаты по организациям» → «Начисления» либо в интерфейсе «Расчет зарплаты» на закладке «Больничные». Данные из него учитываются при расчете документа «Начисление по больничному листу».
Как заполнить справку пошагово
Откройте журнал справок и нажмите «Создать». Форма документа простая, но каждое поле влияет на расчет.
Главное поле — «Заработок» за каждый год. Переносите суммы строго из бумажного документа, без округлений и самостоятельных корректировок. Программа сама сравнит введенную сумму с предельной величиной базы по страховым взносам за соответствующий год и при расчете ограничит заработок, если он превышает лимит.
Блок «Дни болезни, ухода за детьми» заполняется, если в справке есть сведения о периодах временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам или по уходу за ребенком. Эти дни исключаются из расчетного периода при расчете «детских» пособий, поэтому пропускать их нельзя — среднедневной заработок завысится.
Как справка учитывается при расчете больничного
После проведения справки создайте или откройте документ «Больничный лист» (раздел «Зарплата» → «Больничные листы»). При расчете среднего заработка программа суммирует начисления в вашей организации и данные всех введенных справок за расчетный период.
Проверить, что справка подтянулась, можно прямо из больничного: нажмите кнопку с изображением калькулятора или зеленого «карандаша» рядом с полем «Средний заработок» — откроется форма расшифровки. В таблице заработка по годам должны появиться суммы из справки отдельными строками или в составе общей суммы за год.
Как проверить, что справка учлась
В таблице за каждый год расчетного периода видна сумма, включающая заработок из справки
Учтены только начисления вашей организации, суммы из справки отсутствуют
Документ проведен (не помечен красным карандашом), указан правильный сотрудник и годы
Документ не проведен, указан другой сотрудник или неверные годы
Значение выросло или осталось прежним после ввода справки и пересчета
Средний заработок не изменился, хотя справка внесена со значительными суммами
Если справка введена, но больничный был рассчитан раньше, откройте больничный лист и нажмите «Исправить» либо просто перепроведите документ с перерасчетом — в зависимости от того, выплачено ли уже пособие. До выплаты достаточно пересчитать существующий документ; после выплаты корректнее создать исправление, чтобы в учете осталась история изменений.
Перерасчет пособия после позднего предоставления справки
Сотрудник вправе принести справку и после того, как пособие назначено и выплачено. В этом случае пособие пересчитывается за весь прошлый период, но не более чем за три года, предшествующих дню представления справки.
Порядок действий в программе: сначала введите и проведите документ «Справка с предыдущего места работы», затем откройте исходный больничный лист. Если пособие уже выплачено, используйте механизм исправления документа (кнопка «Исправить» в форме больничного) — программа создаст документ-исправление, доначислит разницу и отразит ее в ближайшей выплате. Сторнировать вручную или редактировать выплаченный документ напрямую не стоит: это ломает связку с ведомостями и отчетностью.
Особые ситуации и ограничения
Совместительство и несколько справок
Если сотрудник в расчетном периоде работал у нескольких работодателей, вводится отдельный документ-справка по каждому из них. Программа суммирует заработок по всем справкам, но при расчете применяет предельную базу к общей сумме за год, а не к каждой справке в отдельности — контроль выполняется автоматически.
Электронный больничный и проактивные выплаты
При работе с электронными больничными (ЭЛН) через СЭДО механика та же: справка должна быть введена до расчета документа «Больничный лист», который создается на основании данных из СФР. Если пособие рассчитывает фонд напрямую, работодатель передает только недостающие сведения — уточните по своему релизу, какие данные уходят в реестр, и не дублируйте их.
Сотрудник без справки
Если справки нет, пособие считается из имеющегося заработка. Сотрудник может написать заявление о запросе данных в СФР (ранее — ПФР) о размере заработка у прежних работодателей. После получения сведений или самой справки выполняется перерасчет в том же порядке, что описан выше.
Частые вопросы
Можно ли внести справку, если расчетный период еще не наступил или сотрудник только принят?
Да, документ вводится в любой момент после приема сотрудника на работу. Оптимально — сразу при трудоустройстве, если сотрудник принес справку: тогда при первом же больничном данные учтутся автоматически, и пересчитывать ничего не придется.
Справка введена, но в расшифровке среднего заработка ее суммы не видно. Что проверить?
Проверьте три вещи: документ справки проведен, а не сохранен черновиком; в документе указан именно тот сотрудник, по которому оформляется больничный; годы в табличной части справки совпадают с расчетным периодом больничного. Чаще всего причина — несовпадение годов.
Нужно ли ограничивать сумму из справки предельной базой вручную?
Нет. Сумму вводите как указано в справке 182н. Программа при расчете сама сравнит заработок за год с предельной величиной базы для начисления страховых взносов за соответствующий год и применит ограничение.
Сотрудник принес справку через год после выплаты больничного. Обязаны ли мы пересчитать?
Да, перерасчет выполняется по заявлению сотрудника за период не более чем три года, предшествующих дню представления справки. В программе вводится справка, затем создается исправление исходного больничного листа, разница доначисляется.
Как быть, если сотрудник работает у нас по совместительству и принес справку с основного места работы?
Справка вводится в общем порядке, но учитывается она только при расчете пособия у того работодателя, который его назначает. Если пособие назначается по месту совместительства, заработок с основного места работы в расчет включается в пределах общих ограничений — конкретный порядок зависит от того, где сотрудник работал в расчетном периоде.
Чем отличается ввод справки в ЗУП 2.5 и ЗУП 3.1?
Суть одинакова, отличаются названия и расположение: в 2.5 это «Справка другого страхователя о заработке» в интерфейсе расчета зарплаты, в 3.1 — «Справка с предыдущего места работы» в разделе «Зарплата». Данные в обоих случаях учитываются автоматически при расчете больничного.
Что важно запомнить
Справка 182н вносится документом «Справка с предыдущего места работы» до расчета больничного; суммы и периоды исключения переносятся точно из бумажного документа. Учет справки проверяется в расшифровке среднего заработка больничного листа. При позднем предоставлении справки пособие пересчитывается через исправление документа, а не ручной правкой.