Другое · 9 мин
Как внести новый паспорт сотрудника в 1С ЗУП
Как внести новый паспорт сотрудника в 1С ЗУП 3.1: где хранятся паспортные данные, как изменить документ с сохранением истории и проверить результат.
Замена паспорта сотрудника — рутинная кадровая операция, но в 1С ЗУП её важно выполнить правильно: паспортные данные участвуют в отчётности в налоговую, СФР, банковские реестры и электронные документы. Ошибка в серии или номере приведёт к отказу при сдаче отчётов и задержке выплат.
В программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ред. 3.1) документ, удостоверяющий личность, хранится в карточке физического лица, а не сотрудника. Это принципиально: у одного физлица может быть несколько сотрудников (основное место работы и совместительство), и паспорт меняется один раз для всех.
Ниже разобрано, где искать нужные поля, как корректно зафиксировать смену документа с сохранением истории, какие проверки выполнить после ввода и какие ошибки встречаются чаще всего.
Где в 1С ЗУП хранятся паспортные данные
Паспортные данные относятся к физическому лицу, а не к конкретному сотруднику или приёму на работу. Откройте раздел Кадры → Сотрудники, найдите нужного человека и в его карточке перейдите по ссылке с ФИО — откроется карточка физического лица. Именно там расположен блок «Удостоверение личности».
Альтернативный путь — справочник Настройка → Физические лица (или «Кадры → Физические лица» в зависимости от настроек интерфейса). Результат будет тем же: карточка физлица с полями вида документа, серии, номера, даты выдачи и кем выдан.
Важно понимать: данные из карточки физлица подтягиваются во все кадровые документы, отчёты (2-НДФЛ/справки о доходах, персонифицированные сведения, РСВ) и реестры. Поэтому достаточно изменить паспорт один раз — обновление распространится автоматически.
Как внести новый паспорт через карточку физического лица
Самый быстрый способ — прямое редактирование поля в карточке физлица. Он подходит, когда история изменений не критична или когда вы исправляете ошибку ввода (опечатку в серии, неверную дату выдачи), а не оформляете фактическую замену документа.
Порядок действий:
- 1Откройте «Кадры → Сотрудники» и найдите нужного человека.
- 2Перейдите по ссылке с ФИО в карточку физического лица.
- 3Найдите поле «Удостоверение личности» и нажмите на него (или на значок карандаша).
- 4В открывшейся форме укажите вид документа «Паспорт гражданина РФ», серию, номер, дату выдачи, кем выдан и код подразделения.
- 5Нажмите «ОК», затем «Записать и закрыть» в карточке физлица.
- 6Проверьте, что новые данные отображаются в карточке и попадают в печатные формы.
При прямом редактировании программа может спросить, сохранить ли прежние данные в истории. Если такой вопрос появился — выбирайте сохранение: старый паспорт понадобится для корректного отражения прошлых периодов в отчётности.
Обратите внимание на формат серии: в ЗУП серия паспорта РФ вводится четырьмя цифрами (например, 4509), без пробелов и буквы «№». Номер — шесть цифр. Программа контролирует длину полей, но лишний пробел в середине может пройти незамеченным и сломать выгрузку.
Как сохранить историю смены паспорта
Для корректного учёта старый документ не должен просто затереться новым. В ЗУП предусмотрен механизм истории: рядом с полем «Удостоверение личности» есть гиперссылка «История». Откройте её, добавьте новую строку с датой начала действия нового паспорта и заполните реквизиты.
Дата начала действия — это дата выдачи нового паспорта. С этого момента программа будет подставлять новый документ в отчёты и документы, а для более ранних периодов — старый. Это важно, если вы сдаёте корректировки за прошлые кварталы.
В некоторых конфигурациях и при определённых настройках также доступен документ изменения личных данных через раздел кадровых документов. Если в вашей базе он используется, оформляйте замену через него — тогда изменение фиксируется с датой, основанием и автором, что удобно при аудите.
Способы внесения паспорта
Быстро, подходит для исправления опечаток. Минус: история может не сохраниться, старые данные потеряются.
Рекомендуемый способ при реальной замене паспорта: старый документ сохраняется с периодом действия.
Фиксирует дату, основание и ответственного. Подходит для строгого документооборота, но требует больше действий.
Особые случаи: смена фамилии и загранпаспорт
Часто замена паспорта связана со сменой фамилии (брак, развод). В этом случае меняется не только документ, но и ФИО физического лица. ФИО также имеет историю — меняйте его через ссылку «История» рядом с полем ФИО, указывая дату, с которой действует новая фамилия.
Порядок имеет значение: сначала зафиксируйте новую фамилию, затем новый паспорт, в котором эта фамилия уже указана. Если сделать наоборот, в печатных формах может временно оказаться несогласованная комбинация.
Для иностранных сотрудников вид документа выбирается из классификатора: паспорт иностранного гражданина, вид на жительство, разрешение на временное проживание. У таких документов есть срок действия — программа может напоминать о его истечении, если заполнено соответствующее поле. Контролируйте эти даты, чтобы вовремя запросить у сотрудника новый документ.
Проверка результата после внесения данных
После сохранения убедитесь, что новые данные реально применились. Откройте карточку физлица повторно — в поле «Удостоверение личности» должна отображаться актуальная строка с новым паспортом, а в истории — обе записи с корректными датами.
Сформируйте любую печатную форму, где выводятся паспортные данные: например, личную карточку Т-2 (Кадры → Отчёты, справки → Личная карточка) или справку с места работы. Сверьте серию, номер и дату выдачи с оригиналом документа посимвольно.
Если в ближайшее время планируется сдача персонифицированной отчётности, проверьте сотрудника в черновике отчёта: программа должна подтянуть новый документ и не выдать ошибок форматного контроля по серии и номеру.
Как проверить результат
Отображается новый паспорт с верными серией, номером и датой
Виден старый паспорт — изменение не записано или введено без даты
Две строки: старый и новый с корректными датами начала действия
Старая строка затёрта или у новой неверная дата начала
Выводятся новые паспортные данные
Печатается старый документ — проверьте дату формирования формы
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая проблема — ввод данных в карточку сотрудника вместо карточки физлица. Пользователь ищет поле паспорта в форме сотрудника, не находит и решает, что функции нет. Поле есть только у физического лица.
Вторая ошибка — задвоение физических лиц. Если при приёме человек был заведён повторно (например, после смены фамилии создали новую карточку), паспорт меняется в одной записи, а отчёты формируются по другой. Проверяйте дубли через поиск по ИНН или СНИЛС и объединяйте дубли штатной обработкой, если она доступна в вашей версии.
Третья группа ошибок — форматные: пробелы в серии, буква «N» перед номером, русская «О» вместо нуля. Такие мелочи проходят визуальный контроль, но отклоняются при выгрузке в XML. Вводите только цифры в соответствующие поля.
Наконец, ограничение по правам: если поле недоступно для редактирования, у вашей роли нет прав на изменение данных физических лиц. Обратитесь к администратору базы — обычно требуется роль кадровика или добавление права на редактирование личных данных.
Удобно завести правило: скан нового паспорта передаётся вместе с заявлением сотрудника, а кадровик сверяет введённые данные именно со сканом, а не с рукописного заявления — это исключает ошибки переписывания серии от руки.
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли создавать нового сотрудника при замене паспорта?
Нет. Паспорт — атрибут физического лица, а не трудовых отношений. Достаточно изменить данные в карточке физлица с сохранением истории. Создание нового сотрудника или нового физлица приведёт к дублям и ошибкам в отчётности.
Что делать, если паспорт заменён давно, а в программе до сих пор старый?
Внесите новый документ через историю, указав фактическую дату выдачи как дату начала действия. Если за прошедший период уже сдана отчётность со старыми данными, она останется корректной для своего периода — программа подставит документ по дате.
Почему в отчёте выводится старый паспорт после изменения?
Чаще всего отчёт сформирован за период, когда действовал старый документ, — это нормально. Если период актуальный, проверьте дату начала действия новой записи в истории и убедитесь, что изменили данные у того физлица, а не у дубля.
Как внести паспорт иностранного гражданина?
В поле вида документа выберите из классификатора «Паспорт иностранного гражданина» или иной подходящий документ (вид на жительство, РВП). Заполните серию (если есть), номер, срок действия и страну выдачи. Контролируйте дату окончания срока действия.
Можно ли изменить паспорт, если нет прав на редактирование?
Поле будет недоступно при отсутствии соответствующих прав. Попросите администратора назначить роль с правом редактирования данных физических лиц или передайте данные сотруднику, у которого такие права есть (обычно это кадровик).
Что важно запомнить
Паспорт в ЗУП меняется в карточке физического лица, а не сотрудника. При реальной замене документа используйте историю с датой начала действия, серию и номер вводите только цифрами, а после сохранения проверьте данные в печатной форме. Старые записи истории не удаляйте — они нужны для отчётности за прошлые периоды.