Другое · 9 мин
Как в 1С ЗУП внести диспансеризацию сотрудника
Как в 1С ЗУП отразить диспансеризацию сотрудника: настройка видов отсутствий, оформление отсутствия, оплата среднего заработка и учёт в табеле.
Диспансеризация — это освидетельствование работника в медицинской организации, на время которого за ним сохраняется средний заработок (ст. 185.1 ТК РФ). В 1С:ЗУП для этого предусмотрен типовой механизм: отсутствие оформляется документом «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» с соответствующей причиной, а оплата рассчитывается автоматически по среднему заработку.
Главная сложность — не само оформление, а корректная настройка: если вид расчёта для диспансеризации не создан или не назначен, программа либо не даст выбрать нужную причину отсутствия, либо посчитает день как неоплачиваемый. Ниже разобран полный цикл — от проверки настроек до контроля табеля и начислений.
Проверьте настройки программы перед оформлением
Прежде чем вносить конкретный случай, убедитесь, что функциональность диспансеризации включена. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» → «Учётная политика и другие настройки», либо раздел «Настройка» → «Расчёт зарплаты» → ссылка «Настройка состава начислений и удержаний». На вкладке «Оплата отсутствий» должен быть установлен флажок, отвечающий за оплату времени диспансеризации (в типовых релизах он называется «Диспансеризация» или «Оплата времени прохождения диспансеризации»).
После установки флажка программа автоматически создаёт вид расчёта для оплаты дней диспансеризации по среднему заработку и соответствующий вид времени для табеля. Если флажок не установлен, причина «Диспансеризация» в документе отсутствия будет недоступна или день пройдёт как отсутствие без оплаты.
Оформите отсутствие сотрудника документом
Основной документ — «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)». Он находится в разделе «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» или в разделе «Зарплата» → «Все начисления». Создайте новый документ и заполните ключевые поля:
- Сотрудник — работник, проходящий диспансеризацию;
- Причина отсутствия — выберите «Диспансеризация»;
- Период отсутствия — дата или интервал дат освидетельствования;
- Месяц начисления — период, в котором оплата попадёт в расчёт.
После выбора причины программа сама подставит вид расчёта оплаты по среднему заработку. На вкладке «Начислено» или в расшифровке можно посмотреть сумму: она считается исходя из среднедневного заработка сотрудника за расчётный период, как и при оплате командировки или медосмотра.
- 1Включите оплату диспансеризации в настройках состава начислений
- 2Создайте документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)»
- 3Укажите сотрудника, причину «Диспансеризация» и период
- 4Проверьте рассчитанную сумму по среднему заработку
- 5Проведите документ и сверьте отражение в табеле
- 6Включите результат в расчёт зарплаты за месяц
Как учитывается время в табеле
Проведённый документ автоматически формирует отклонение от графика работы. В отчёте «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» дни диспансеризации отражаются отдельным условным обозначением — как оплачиваемое отсутствие, а не как прогул или явка. Это важно для корректного подсчёта нормы времени и фактически отработанных дней.
Если в табеле день отображается как неявка по невыясненной причине (НН) или прогул (ПР), значит документ отсутствия не проведён, дата в нём указана неверно или сотруднику на этот период уже введено другое отклонение. Проверьте журнал «Все отсутствия сотрудников» и наличие пересекающихся документов.
Как проверить результат
Указана «Диспансеризация», вид расчёта подставлен
Причина не выбирается или вид расчёта пустой
День отмечен как оплачиваемое отсутствие
День помечен НН, ПР или как рабочий
Есть строка оплаты диспансеризации по среднему
Сумма отсутствует или день вычтен из оплаты
Особенности расчёта оплаты
Оплата времени диспансеризации рассчитывается из среднего заработка по общим правилам: берётся база начислений за расчётный период и делится на фактически отработанное время. Если сотрудник отработал в организации мало времени и данных для расчёта среднего не хватает, программа использует доступный период либо рассчитает оплату исходя из оклада — это нормальное поведение, но сумму стоит проверить вручную.
Обратите внимание: оплата диспансеризации облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке. В отчётах по взносам и в 6-НДФЛ сумма попадёт автоматически при условии, что использован типовой вид расчёта, созданный программой, а не самодельное начисление с неверной категорией дохода.
Если диспансеризация пришлась на несколько дней
По законодательству работник освобождается от работы на один рабочий день для прохождения диспансеризации в рамках определённых возрастных периодов, а отдельным категориям (например, предпенсионного возраста) положено два дня. В документе просто укажите фактический период отсутствия — программа оплатит каждый день по среднему заработку.
Если сотрудник совместитель или работает по графику смен
Для сотрудников со сменным графиком отсутствие регистрируется на те дни, которые по графику являлись рабочими. Если день диспансеризации совпал с выходным по графику, оформлять отсутствие на него не нужно — оплачивать нерабочий день не требуется.
Что делать, если диспансеризацию внесли после расчёта зарплаты
Если документ вводится задним числом за уже рассчитанный месяц, программа зарегистрирует необходимость перерасчёта. Проверьте это в разделе «Зарплата» → «Перерасчёты» (сервис «Перерасчёты»). Доначисление попадёт в ближайший расчётный период — либо выполните перерасчёт отдельным документом, либо дайте программе учесть его при следующем начислении зарплаты.
Не редактируйте вручную уже проведённое «Начисление зарплаты и взносов», добавляя туда строки — это нарушает связность учёта. Правильный путь: ввести документ отсутствия, затем дать программе выполнить перерасчёт штатными средствами.
Альтернативные способы отражения
В некоторых организациях диспансеризацию оформляют через документ «Простой, отсутствие» (в редакциях ЗУП, где он используется) или через «Данные для расчёта зарплаты», если применяется ввод разовых начислений. Типовой и рекомендуемый вариант — именно «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)», поскольку он одновременно регистрирует отклонение от графика и рассчитывает оплату.
Если в вашей базе причина «Диспансеризация» отсутствует даже после включения настройки, проверьте актуальность релиза конфигурации: механизм появился в типовых решениях после изменений трудового законодательства, и на старых версиях программы его может не быть. В этом случае обновите конфигурацию либо временно используйте причину «Отсутствие по уважительной причине (оплачиваемое)» с ручным контролем расчёта.
Как выбрать действие
Что важно запомнить
Диспансеризация в 1С ЗУП оформляется документом «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» с одноимённой причиной после включения настройки в составе начислений. Оплата считается по среднему заработку, день корректно отражается в табеле, а поздний ввод требует перерасчёта штатными средствами.
Частые вопросы
Сохраняется ли средний заработок за день диспансеризации?
Да, по ст. 185.1 ТК РФ за работником сохраняется средний заработок на время прохождения диспансеризации. В 1С ЗУП это реализовано через типовой вид расчёта оплаты по среднему, который создаётся при включении соответствующей настройки.
Чем отличается оформление диспансеризации от медосмотра в программе?
Механизм схож — оба случая оплачиваются по среднему заработку, но в документе выбираются разные причины отсутствия. Правильный выбор причины важен для статистики и корректной аналитики отсутствий, поэтому подменять одну причину другой не стоит.
Нужен ли какой-то документ-основание от сотрудника?
В самой программе основание не проверяется, но в кадровом учёте основанием служит справка из медицинской организации о прохождении диспансеризации. Рекомендуется хранить её в личном деле сотрудника, а в документе при необходимости указать реквизиты в комментарии.
Почему сумма оплаты за день диспансеризации отличается от обычного дневного заработка?
Оплата считается по среднему заработку за расчётный период, а не по окладу текущего месяца. Если в расчётном периоде были премии, больничные или неполные месяцы, среднедневной заработок будет отличаться от «окладного» дневного — это нормально.
Как отменить ошибочно внесённую диспансеризацию?
Пометьте документ отсутствия на удаление или распроведите его. Если зарплата за период уже рассчитана, после отмены выполните перерасчёт, чтобы сумма оплаты была сторнирована, а табель вернулся к обычному состоянию.
Учитывается ли день диспансеризации при расчёте отпускных в дальнейшем?
Время, когда за работником сохранялся средний заработок, исключается из расчётного периода для последующих расчётов среднего. Типовая конфигурация учитывает это автоматически при использовании штатного вида расчёта.