Другое · 10 мин
Как в 1С:ЗУП вести учёт ДМС сотрудников
Пошаговая инструкция по учёту ДМС в 1С:ЗУП: настройка вида начисления, регистрация договора, отражение взносов в НДФЛ, взносах и налоге на прибыль.
Добровольное медицинское страхование (ДМС) — часть соцпакета, которую работодатель обязан корректно отразить в зарплатном учёте. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) для этого предусмотрены отдельные механизмы: настройка вида начисления, регистрация договора со страховой компанией и автоматический расчёт налоговых последствий.
Ключевая особенность ДМС в учёте — разное поведение для НДФЛ и страховых взносов. Взносы по договору ДМС сроком не менее года не облагаются НДФЛ и страховыми взносами, но если договор краткосрочный или сотрудник уволился до окончания срока, налоговая база пересчитывается. Программа умеет делать это автоматически, если настройки выполнены правильно.
Ниже разобран полный цикл работы: от первичной настройки до проверки отчётов и типичных ошибок, из-за которых возникают расхождения в 6-НДФЛ и РСВ.
Как устроен учёт ДМС в 1С:ЗУП
Механизм учёта ДМС в ЗУП построен на трёх связанных объектах: виде начисления (определяет налоговый статус выплаты), документе регистрации договора (фиксирует условия страхования) и автоматических перерасчётах при увольнении сотрудника. Если один из элементов настроен неверно, ошибки всплывают в отчётности по НДФЛ и взносам.
В типовой конфигурации функциональность ДМС включается через настройки состава начислений и удержаний. В некоторых старых релизах требуется вручную создать вид начисления, в актуальных — достаточно включить флажок и использовать предопределённый элемент.
Включение функциональности и настройка вида начисления
Откройте раздел «Настройка» → «Расчет зарплаты» → ссылка «Настройка состава начислений и удержаний». На вкладке «Прочие начисления» установите флажок «Добровольное медицинское страхование (ДМС)». После этого в списке начислений появится предопределённый вид начисления для оплаты ДМС.
Проверьте ключевые параметры вида начисления. На вкладке «Налоги, взносы, учет» должно быть указано: код дохода НДФЛ — 2300 (оплата страховых взносов по договорам добровольного страхования), категория дохода — «Прочие доходы». Для страховых взносов должен быть выбран вид дохода, не облагаемый взносами, — при условии, что договоры заключаются на срок от года.
Если ваша организация заключает краткосрочные договоры (менее года), стандартная настройка необложения не подойдёт: такие взносы облагаются и НДФЛ, и страховыми взносами. В этом случае потребуется отдельный вид начисления с облагаемым статусом, чтобы не смешивать базы.
Регистрация договора ДМС в программе
После настройки начисления зарегистрируйте сам договор. Перейдите в раздел «Зарплата» (или «Кадры» в зависимости от релиза) → «Договоры ДМС» и создайте новый документ. Укажите страховую компанию, номер и дату договора, период страхования и общую сумму взноса.
В табличной части документа перечислите застрахованных сотрудников. Программа позволяет распределить сумму взноса по сотрудникам — равномерно или по индивидуальным суммам, если тарифы различаются (например, для разных категорий персонала или при включении членов семьи).
При проведении документа суммы взносов регистрируются в учёте как доход сотрудника с кодом 2300, но без удержания НДФЛ — при условии соблюдения срока договора. Дата признания дохода обычно привязывается к дате уплаты взноса страховщику, поэтому важно корректно указать дату документа.
- 1Включите флажок ДМС в настройке состава начислений и удержаний
- 2Проверьте код дохода НДФЛ 2300 и вид дохода по страховым взносам в виде начисления
- 3Создайте документ «Договор ДМС», заполните реквизиты страховщика и период
- 4Добавьте сотрудников и распределите суммы взносов
- 5Проведите документ и проверьте доход сотрудника в отчёте «Анализ НДФЛ по кодам доходов»
Отражение ДМС в НДФЛ и страховых взносах
Доход в виде оплаты ДМС отражается в регистрах учёта НДФЛ с кодом 2300, но налог не исчисляется, пока выполняются условия освобождения. В отчёте 6-НДФЛ такие суммы попадают в состав необлагаемых доходов и видны в справке о доходах сотрудника.
По страховым взносам ситуация аналогична: взносы по договорам сроком от года не включаются в базу. В РСВ суммы ДМС отражаются как необлагаемые выплаты. Если взносы по ошибке попали в облагаемую базу, проверьте вид дохода в настройках начисления — чаще всего причина именно там.
Для налога на прибыль взносы по ДМС учитываются в расходах на оплату труда в пределах установленного норматива от фонда оплаты труда. В ЗУП эта нормативная проверка не выполняется — лимит контролируется на стороне бухгалтерской программы при переносе данных.
Увольнение сотрудника до окончания договора
Самая проблемная точка учёта ДМС — досрочное увольнение застрахованного. Если сотрудник увольняется до окончания срока договора и страховая компания не возвращает часть взноса, условие годичного срока по факту нарушается для этого работника, и у работодателя возникает обязанность доначислить НДФЛ и взносы с соответствующей суммы.
В актуальных релизах ЗУП при увольнении сотрудника, включённого в действующий договор ДМС, программа выдаёт предупреждение и предлагает выполнить перерасчёт. Не игнорируйте это сообщение: ручное исправление задним числом значительно сложнее, чем автоматический перерасчёт в момент увольнения.
Практический вариант снижения рисков — прописывать в договоре со страховщиком возможность замены застрахованных лиц при увольнении. Тогда вместо доначисления налогов вы просто актуализируете список сотрудников в документе договора, и налоговые последствия не возникают.
Как поступить при увольнении застрахованного
Проверка корректности учёта
После регистрации договора и расчёта зарплаты за период выполните контрольную сверку. Откройте отчёт «Анализ НДФЛ по кодам доходов» (раздел «Налоги, взносы») и найдите строки с кодом 2300: суммы должны быть, а исчисленный налог по ним — отсутствовать.
Для страховых взносов используйте отчёт «Анализ взносов в фонды» или карточку учёта взносов по сотруднику. Суммы ДМС должны отображаться в составе необлагаемых выплат и не входить в базу для начисления взносов.
Дополнительно сверьте общую сумму по документу договора с суммой, распределённой по сотрудникам, — расхождение означает, что часть взноса зависла нераспределённой или кто-то из сотрудников учтён дважды.
Как проверить результат
Суммы ДМС проходят с кодом 2300, НДФЛ не исчислен
Доход с другим кодом или по нему начислен налог
Суммы ДМС в составе необлагаемых выплат, база не увеличена
Взносы начислены на сумму ДМС
Сумма распределения равна сумме взноса по договору
Есть нераспределённый остаток или переплата
Типичные ошибки и ограничения
Чаще всего проблемы возникают не из-за самой программы, а из-за несоответствия первичных данных настройкам. Ниже собраны ошибки, которые регулярно приводят к расхождениям в отчётности.
Учтите и ограничение типового механизма: ЗУП не контролирует норматив расходов на ДМС для налога на прибыль и не ведёт учёт самих полисов и обращений сотрудников в клиники. Эти задачи решаются вне зарплатной программы — в бухгалтерском учёте и у страховой компании.
Что важно запомнить
Учёт ДМС в ЗУП строится на связке «вид начисления с кодом 2300 + документ договора + автоматический перерасчёт при увольнении». Критичны три момента: срок договора от года для освобождения от налогов, корректная реакция на увольнение застрахованного и сверка сумм по отчётам после каждого периода.
Частые вопросы по учёту ДМС в 1С:ЗУП
Что делать, если договор ДМС заключён на срок менее года?
Создайте отдельный вид начисления с облагаемым статусом по НДФЛ и страховым взносам и используйте его для таких договоров. Стандартный предопределённый вид начисления рассчитан только на договоры сроком от года, и применять его к краткосрочным договорам нельзя.
Нужно ли отражать ДМС, если страхуется и член семьи сотрудника?
Да, взносы за членов семьи также отражаются как доход сотрудника с кодом 2300. Условия освобождения от НДФЛ для членов семьи имеют особенности, поэтому заранее уточните налоговый статус таких выплат и при необходимости используйте отдельный вид начисления.
Программа не предложила перерасчёт при увольнении застрахованного. Почему?
Проверьте актуальность релиза конфигурации — механизм автоматического контроля появился не сразу. Также убедитесь, что сотрудник действительно включён в проведённый документ договора и период страхования пересекается с датой увольнения. Если перерасчёт не выполнен, доначислите НДФЛ вручную документом «Операция учёта НДФЛ».
Как исправить ошибку, если ДМС прошлым периодом попал в облагаемую базу?
Используйте документы корректировки: «Операция учёта НДФЛ» и «Операция учёта взносов» за соответствующий период, затем сдайте уточнённые расчёты 6-НДФЛ и РСВ. Не редактируйте проведённые документы прошлых периодов напрямую — это нарушит последовательность учёта.
Переносятся ли данные по ДМС в 1С:Бухгалтерию автоматически?
Да, при настроенной синхронизации суммы ДМС переносятся в составе документа «Отражение зарплаты в бухучёте». Предварительно задайте для вида начисления способ отражения с нужным счётом затрат и статьёй расходов, иначе проводки сформируются по умолчанию.
Можно ли вести несколько договоров ДМС одновременно?
Да, программа поддерживает любое количество действующих договоров — например, базовый и расширенный пакеты для разных категорий персонала. Следите, чтобы один сотрудник не был задвоен в нескольких договорах без необходимости, и контролируйте общую сумму распределения.