Как в 1С:ЗУП узнать среднесписочную численность

Среднесписочная численность (ССЧ) — один из самых востребованных показателей кадрового учёта: он нужен для отчётности в ФНС и статистику, для подтверждения права на льготы и специальные режимы, а также для внутренней аналитики. В «1С:Зарплата и управление персоналом» этот показатель рассчитывается автоматически на основе кадровых документов, но чтобы получить корректную цифру, нужно знать, где находится отчёт и как его правильно настроить.

Типовой механизм ЗУП учитывает приёмы, увольнения, переводы, ставки занятости и отдельные категории сотрудников, которые по правилам статистики не включаются в расчёт (например, внешние совместители и работники по договорам ГПХ). Однако результат напрямую зависит от качества кадровых данных: если в базе есть непроведённые документы или неверно заполненные виды занятости, численность будет искажена.

Ниже разобрано, каким отчётом воспользоваться, как настроить период и отборы, чем среднесписочная численность отличается от списочной, как проверить результат и какие ошибки встречаются чаще всего.

Где находится отчёт по среднесписочной численности

В типовой конфигурации 1С:ЗУП ред. 3 отчёт расположен в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Среднесписочная численность сотрудников». Альтернативный путь — раздел «Отчёты, справки» → «Среднесписочная численность сотрудников». В некоторых настройках интерфейса отчёт доступен также через общий список «Все отчёты».

Если отчёт не виден в меню, проверьте права пользователя: доступ к кадровым отчётам определяется профилем группы доступа. Также отчёт можно найти через строку поиска в разделе «Все отчёты», набрав часть названия.

В старших редакциях и при доработанной конфигурации могут использоваться дополнительные варианты отчёта, созданные на базе того же механизма, — например, с группировкой по подразделениям или должностям. Их состав зависит от настроек конкретной базы.

Как сформировать отчёт: пошаговый порядок

Формирование занимает несколько минут, если кадровый учёт ведётся корректно. Порядок действий одинаков для большинства релизов ЗУП 3.1.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Среднесписочная численность сотрудников».
2. 2
   Укажите период расчёта: месяц, квартал, год или произвольный интервал.
3. 3
   В поле организации выберите нужную организацию; для обособленных подразделений проверьте, как ведётся учёт.
4. 4
   При необходимости откройте «Настройки» и добавьте отбор по подразделению или группировку по подразделениям.
5. 5
   Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговое значение ССЧ за период.
6. 6
   Сохраните вариант настроек, если отчёт нужен регулярно, или выведите результат на печать.

Отчёт рассчитывает среднесписочную численность за каждый месяц периода и за период в целом. Расчёт идёт по правилам, установленным для статистической отчётности: суммируется списочная численность за каждый календарный день месяца (включая выходные и праздники — по численности предыдущего рабочего дня), затем сумма делится на число календарных дней.

Сотрудники, работающие неполное рабочее время по соглашению, учитываются пропорционально отработанному времени, а переведённые на неполное время по инициативе работодателя — как целые единицы. Эти нюансы программа обрабатывает автоматически, если в кадровых документах корректно указан вид занятости и график работы.

Чем среднесписочная численность отличается от списочной и средней

Путаница между тремя показателями — частая причина ошибок в отчётности. Списочная численность — это количество сотрудников, состоящих в трудовых отношениях с организацией на конкретную дату. Среднесписочная — усреднённый показатель за период, рассчитанный по описанному выше алгоритму.

Средняя численность — более широкий показатель: она включает среднесписочную численность, а также среднюю численность внешних совместителей и работников по договорам гражданско-правового характера. В ЗУП для этих категорий предусмотрены отдельные отчёты и расшифровки.

Сравнение показателей

Списочная численность

Число сотрудников на конкретную дату. Подходит для оперативного контроля штата, но не для отчётности за период.

Среднесписочная численность

Усреднение за период без внешних совместителей и ГПХ. Используется для отчётов в ФНС и статистику.

Средняя численность

ССЧ плюс внешние совместители и исполнители по ГПХ. Нужна для ряда статистических форм.

Настройки отчёта: отборы, группировки, период

Кнопка «Настройки» открывает варианты отчёта на СКД (системе компоновки данных). Наиболее полезные возможности — отбор по подразделению, группировка строк по подразделениям или должностям, вывод помесячной детализации. Если нужна численность по конкретному филиалу, добавьте отбор «Подразделение равно …» и проверьте, как в базе настроена иерархия подразделений.

Для организаций с обособленными подразделениями важно понимать, какие данные попадают в отчёт: если филиал выделен на отдельный баланс и в ЗУП заведён как отдельная организация, его численность считается отдельно. Если филиал — просто подразделение, данные суммируются в общий показатель головной организации.

Период отчёта влияет на методику: за месяц ССЧ считается напрямую, за квартал и год — как среднее арифметическое помесячных значений. Поэтому итог за год не всегда совпадает с «простым средним» численности на начало и конец года — это нормально и соответствует правилам расчёта.

Какие сотрудники включаются и не включаются в расчёт

ЗУП определяет состав расчёта по виду занятости и кадровым событиям. Включаются сотрудники по основному месту работы, в том числе находящиеся в командировках, на больничном, в отпусках. Внутренние совместители учитываются как одна единица по основному месту.

Не включаются в среднесписочную численность внешние совместители, исполнители по договорам ГПХ, а также отдельные категории, предусмотренные правилами статистики: например, сотрудницы в отпусках по беременности и родам и по уходу за ребёнком (при этом те, кто работает во время такого отпуска на условиях неполного времени, учитываются). Корректность исключения зависит от того, как оформлены отсутствия в программе.

Проверка результата и типичные ошибки

После формирования отчёта полезно сверить результат с сопутствующими отчётами: «Списочный состав» (или «Штатные сотрудники») на начало и конец периода, «Остатки отпусков» и журнал кадровых документов. Резкие скачки ССЧ без реальных приёмов и увольнений — признак проблемы в данных.

Контрольные точки

Как проверить результат

Помесячная динамика ССЧ

Норма

Изменения соответствуют реальным приёмам и увольнениям

Тревожный признак

Скачки численности без кадровых документов в том же месяце

Сверка со списочным составом

Норма

ССЧ за месяц близка к среднему между численностью на начало и конец месяца

Тревожный признак

ССЧ сильно выше или ниже списочной численности без объяснений

Категории сотрудников

Норма

Внешние совместители и ГПХ не попадают в ССЧ

Тревожный признак

В отчёт включаются договорники или внешние совместители

Альтернативные способы получить численность

Если типовой отчёт не закрывает задачу, есть обходные варианты. Универсальный отчёт по регистрам кадрового учёта позволяет собрать собственную выборку, но требует понимания структуры данных. Отчёты «Численность и текучесть кадров», «Списочный состав» дают смежные показатели и помогают перекрёстно проверить ССЧ.

Для регулярной отчётности удобно сохранить настроенный вариант отчёта под понятным именем и назначить рассылку по расписанию через механизм рассылок отчётов — тогда показатель будет формироваться автоматически на заданную дату. В доработанных конфигурациях иногда добавляют собственные отчёты на СКД с нужными группировками; такую разработку стоит поручать специалисту по 1С, чтобы не нарушить методику расчёта.

Если ССЧ нужна для формы в налоговую, формируйте отчёт в той же базе и за тот же период, по которому сдаётся расчёт по страховым взносам: сверка показателей между формами — стандартная проверка, и расхождения вызовут вопросы.

Частые вопросы

Почему в отчёте дробное число сотрудников?

Среднесписочная численность — расчётный показатель, он почти всегда дробный, потому что усредняется по дням периода и учитывает неполную занятость. Для отчётных форм значение округляется по общим правилам до целых единиц, но в самом отчёте ЗУП выводится точное значение.

Учитываются ли внешние совместители в ССЧ?

Нет, внешние совместители в среднесписочную численность не включаются — они учитываются отдельно в показателе средней численности. Внутренние совместители считаются один раз по основному месту работы.

Отчёт показывает неверную численность. С чего начать проверку?

Сначала проверьте, все ли кадровые документы за период проведены и не помечены на удаление. Затем сверьте виды занятости сотрудников и правильность оформления длительных отсутствий (декрет, отпуск по уходу). После этого сравните результат с отчётом «Списочный состав» на граничные даты периода.

Можно ли получить ССЧ по подразделению?

Да, через настройки отчёта добавьте группировку по подразделениям или отбор по конкретному подразделению. Учтите, что сотрудник, переведённый между подразделениями внутри месяца, будет учтён по правилам распределения, принятым в отчёте.

Как считается ССЧ за год, если организация работала не полный год?

Сумма помесячных значений среднесписочной численности делится на 12, даже если организация функционировала меньше месяцев. Это общее правило статистической методологии, и типовой отчёт ЗУП его соблюдает.

Чем ЗУП отличается от Бухгалтерии в части этого отчёта?

В 1С:Бухгалтерии тоже есть отчёт по среднесписочной численности, но он опирается на более простой кадровый учёт. Если зарплата и кадры ведутся в ЗУП, корректнее брать показатель именно из ЗУП — там полнее учитываются виды занятости и отсутствия.