Другое · 13 мин
Как уволить сотрудника по собственному желанию в 1С ЗУП: пошаговая инструкция
Пошаговая инструкция по увольнению сотрудника по собственному желанию в 1С ЗУП: документ «Увольнение», расчёт компенсации за отпуск, проверка начислений и отчётов.
Увольнение сотрудника по собственному желанию — одна из самых частых кадровых операций в 1С: Зарплата и управление персоналом (ЗУП). Процедура объединяет кадровую и расчётную части: программа должна оформить приказ, рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск, начислить зарплату за отработанные дни и удержать НДФЛ с взносами.
Ошибка на любом этапе приводит к неправильным выплатам, искажённой отчётности по НДФЛ и страховым взносам, а иногда — к трудовым спорам. Поэтому важно не только создать документ «Увольнение», но и проверить исходные данные: остаток отпуска, наличие неотработанных авансов, задолженности по подотчётным суммам.
Ниже разобран полный порядок действий в типовой конфигурации 1С: ЗУП редакции 3.1: от подготовки данных до контроля результата и формирования отчётов.
Подготовка: что проверить до оформления увольнения
До создания документа убедитесь, что в базе корректно отражены все кадровые события сотрудника: приёмы, переводы, отпуска, больничные и отсутствия. Если сотрудник был в отпуске без сохранения зарплаты или в отпуске по уходу за ребёнком, эти периоды влияют на стаж для компенсации, и программа учитывает их только при наличии соответствующих документов.
Проверьте остаток неиспользованного отпуска: откройте карточку сотрудника и перейдите по ссылке «Отсутствия» либо сформируйте отчёт «Остатки отпусков» (раздел «Кадры» → «Отчёты по кадрам»). Если остаток в отчёте не совпадает с реальным, сначала разберитесь с причиной — чаще всего это непроведённые отпуска или некорректный ввод начальных остатков при старте учёта.
Также уточните, есть ли у сотрудника дебиторская задолженность: не возвращённые подотчётные суммы, займы, неотработанный аванс. Эти суммы программа может удержать при окончательном расчёте, если соответствующие виды удержаний настроены и назначены сотруднику.
Что проверить перед увольнением
Остаток совпадает с кадровыми данными
Расхождение — есть непроведённые отпуска или ошибки ввода остатков
Все больничные и отпуска проведены
Отсутствия не отражены — расчёт зарплаты будет неверным
Долги отражены документами (займы, удержания)
Задолженность есть, но в программе не зарегистрирована
Создание документа «Увольнение»
Основной инструмент — документ «Увольнение». Откройте раздел «Кадры» → «Все кадровые документы», нажмите «Создать» и выберите «Увольнение». Если нужно уволить нескольких сотрудников одной датой, используйте документ «Увольнение списком» — он удобен при массовых сокращениях, но для одиночного увольнения по собственному желанию достаточно обычной формы.
Заполните ключевые поля документа:
- Сотрудник — выберите из справочника; если у сотрудника несколько позиций (основное место и совместительство), проверьте, какая именно подставилась;
- Дата увольнения — последний рабочий день сотрудника; именно на эту дату рассчитывается компенсация и стаж;
- Основание увольнения — для увольнения по собственному желанию укажите пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ;
- Номер и дата приказа — реквизиты для печатной формы Т-8.
На закладке «Компенсации отпуска» программа автоматически показывает остаток дней отпуска и предлагает компенсировать их. Если сотрудник использовал отпуск авансом, остаток будет отрицательным — тогда вместо компенсации программа рассчитает удержание за неотработанные дни отпуска. Проверьте, что переключатель стоит в правильном положении: «Компенсировать» или «Удержать».
Расчёт компенсации за неиспользованный отпуск
Компенсация рассчитывается автоматически на закладке «Начисления и удержания» документа «Увольнение» — при условии, что в настройках расчёта зарплаты включён соответствующий вид начисления (обычно «Компенсация отпуска при увольнении»). Средний заработок программа определяет по данным расчётного периода — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу увольнения.
Откройте расшифровку среднего заработка (кнопка с карандашом рядом с суммой) и проверьте, какие начисления вошли в базу. Типичная проблема — в расчёт попал месяц, в котором сотрудник фактически не работал в организации, или наоборот, не попали премии, начисленные после ухода сотрудника, но относящиеся к расчётному периоду.
Если сотрудник отработал в организации меньше года, расчётный период формируется из фактически отработанных месяцев. При увольнении в том же месяце, что и приём, средний заработок считается по фактически начисленной зарплате за отработанные дни — это нормальное поведение программы, а не ошибка.
Начисление зарплаты, НДФЛ и взносов при увольнении
На той же закладке «Начисления и удержания» программа начисляет зарплату за отработанные дни месяца увольнения — пропорционально норме времени по графику сотрудника. Если в месяце увольнения были отсутствия (больничный, отпуск), они должны быть зарегистрированы документами до расчёта, иначе зарплата посчитается за полный период.
НДФЛ и страховые взносы рассчитываются автоматически на соответствующих закладках документа. Дата получения дохода по зарплате при увольнении — последний рабочий день, поэтому НДФЛ с окончательного расчёта отражается именно на эту дату. Это важно для корректного заполнения отчёта 6-НДФЛ.
Если сотруднику положены дополнительные выплаты (премия, районный коэффициент), убедитесь, что они назначены в плановом порядке и подтянулись в документ. Разовые выплаты, не назначенные планово, добавьте вручную через кнопку «Добавить» в таблице начислений либо отдельным документом «Разовое начисление» до расчёта увольнения.
- 1Проверьте остаток отпуска и наличие непроведённых документов отсутствий
- 2Создайте документ «Увольнение»: раздел «Кадры» → «Все кадровые документы» → «Создать»
- 3Укажите сотрудника, дату увольнения и основание — п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ
- 4Проверьте компенсацию отпуска: остаток дней, средний заработок, сумму
- 5Проверьте начисленную зарплату, НДФЛ и взносы на соответствующих закладках
- 6Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-8
- 7Сформируйте ведомость на выплату окончательного расчёта
- 8Проверьте расчётный листок сотрудника и данные для отчётности
Выплата окончательного расчёта
После проведения документа «Увольнение» создайте ведомость на выплату: раздел «Выплаты» → «Ведомости в банк» (или «В кассу», «Через раздатчика» — в зависимости от способа выплаты). При заполнении по кнопке «Заполнить» программа подтянет сумму к выплате по уволенному сотруднику с учётом ранее выплаченного аванса.
По трудовому законодательству окончательный расчёт выдаётся в день увольнения. В ведомости проверьте дату выплаты — от неё зависит срок перечисления НДФЛ и отражение операции в 6-НДФЛ. Если выплата проходит позже даты увольнения, укажите фактическую дату ведомости.
После проведения ведомости сформируйте расчётный листок сотрудника (раздел «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Расчётный листок»). В нём должны быть видны: зарплата за отработанные дни, компенсация отпуска, удержанный НДФЛ и итоговая сумма к выплате, совпадающая с ведомостью.
Печатные формы и кадровые документы
Из документа «Увольнение» доступна печать приказа по унифицированной форме Т-8 (кнопка «Печать»). Если организация использует самостоятельно разработанную форму приказа, её можно подключить через механизм дополнительных печатных форм.
Запись в трудовую книжку и сведения о трудовой деятельности (ЭТК) формируются отдельно. Для передачи сведений в СФР сформируйте отчёт «ЕФС-1» с типом сведений о приёме/увольнении — в ЗУП 3.1 он доступен в разделе «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность». Подать сведения нужно не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
Также подготовьте сотруднику справки при увольнении: справку о заработке для расчёта пособий (форма 182н), выписки из персонифицированных сведений и раздела расчёта по взносам. В ЗУП эти документы формируются из раздела «Отчётность, справки» или из карточки сотрудника.
Проверка результата и отчётность
После завершения всех операций убедитесь, что сотрудник больше не числится работающим. Откройте отчёт «Штатные сотрудники» или список сотрудников с отбором — уволенный должен отображаться с датой увольнения и не попадать в списки работающих на следующую дату.
Проверьте регистры по НДФЛ: сформируйте «Сводную справку 2-НДФЛ» или анализ доходов сотрудника. Доходы и налог по месяцу увольнения должны быть отражены корректно, без дублирования. Если после увольнения сотруднику доначисляют премию за период работы, она оформляется документом «Премия» или «Разовое начисление» с указанием бывшего сотрудника — программа это позволяет.
Наконец, сверьте данные для страховых взносов: уволенный сотрудник должен попасть в персонифицированные сведения и расчёт по взносам за соответствующий период с корректными суммами. Расхождения на этом этапе обычно означают, что документ увольнения перепроводили после формирования отчётности — тогда отчёты нужно обновить.
Удобный контрольный приём: после проведения увольнения сформируйте расчётный листок и сравните итог «К выплате» с суммой в ведомости. Если суммы совпадают, а остаток задолженности по сотруднику в отчёте «Задолженность по зарплате» равен нулю — расчёт закрыт полностью.
Особые ситуации при увольнении по собственному желанию
Увольнение без отработки или в день подачи заявления
По соглашению с работодателем сотрудник может быть уволен без двухнедельной отработки. В программе это никаких особых настроек не требует: просто укажите в документе фактическую дату увольнения. Главное — чтобы все отсутствия и начисления до этой даты были зарегистрированы.
Увольнение во время больничного или отпуска
Уволить сотрудника по собственному желанию в период болезни или отпуска допустимо — инициатива исходит от работника. В ЗУП сначала зарегистрируйте больничный или отпуск, затем оформляйте увольнение: программа учтёт эти периоды в расчёте. Если больничный закрывается после даты увольнения, пособие всё равно подлежит оплате, и его вводят документом «Больничный лист» уже после проведения увольнения.
Отзыв заявления об увольнении
Если сотрудник отозвал заявление, а документ «Увольнение» уже проведён, документ нужно отменить: пометьте его на удаление или воспользуйтесь отменой проведения. Если по документу уже создана ведомость на выплату, сначала отмените ведомость. После отмены проверьте, что сотрудник снова отображается как работающий.
Как выбрать действие в нестандартной ситуации
Частые вопросы
Можно ли уволить сотрудника задним числом в 1С ЗУП?
Технически программа позволяет провести документ прошлой датой, но это повлияет на уже рассчитанные периоды: потребуется пересчёт зарплаты, НДФЛ и возможная корректировка сданной отчётности. Перед таким действием убедитесь, что период не закрыт для редактирования, и оцените последствия для отчётов.
Почему в документе «Увольнение» не рассчитывается компенсация отпуска?
Чаще всего остаток отпуска равен нулю (все дни использованы) либо в настройках расчёта зарплаты отключён вид начисления компенсации при увольнении. Проверьте отчёт «Остатки отпусков» и настройки: раздел «Настройка» → «Расчёт зарплаты» → состав начислений.
Чем отличается «Увольнение» от «Увольнение списком»?
Функционально документы идентичны, но «Увольнение списком» позволяет оформить несколько сотрудников одним документом с общими реквизитами приказа. Для одиночного увольнения по собственному желанию удобнее обычный документ — в нём проще контролировать расчёт по конкретному человеку.
Нужно ли начислять зарплату отдельным документом до увольнения?
Нет, документ «Увольнение» сам начисляет зарплату за отработанные дни месяца увольнения. Отдельное начисление зарплаты за этот месяц по сотруднику создавать не нужно — иначе суммы задвоятся. Исключение — разовые выплаты, не входящие в плановые начисления.
Как уволить внутреннего совместителя?
Увольнение оформляется отдельным документом по каждому трудовому договору: основное место работы и совместительство увольняются независимо. В документе «Увольнение» проверьте, какая позиция выбрана, чтобы не уволить сотрудника с основного места вместо совместительства.
Что делать, если после увольнения обнаружена ошибка в расчёте?
Если ошибка в суммах — используйте документ «Доначисление, пересчет зарплаты» или отмените увольнение, исправьте данные и проведите заново. Если сдана отчётность по НДФЛ или взносам, после исправления подайте корректирующие формы.
Что важно запомнить
Увольнение по собственному желанию в 1С ЗУП оформляется одним документом «Увольнение»: он фиксирует приказ, рассчитывает компенсацию отпуска, зарплату, НДФЛ и взносы. Ключ к корректному результату — предварительная проверка остатка отпуска и отсутствий, сверка расчётного листка с ведомостью на выплату и своевременная подача ЕФС-1.