Как увеличить оклады сотрудникам в 1С:ЗУП

Повышение окладов в 1С:ЗУП нельзя выполнить простым редактированием карточки сотрудника: программа хранит историю изменений плановых начислений, и расчёт зарплаты строится по документам. Если изменить данные «напрямую» или внести их неправильным документом, в расчёте за переходный месяц появятся ошибки, а отчётность покажет неверные суммы.

Есть три рабочих способа увеличить оплату труда: документ «Изменение оплаты труда» (для точечного повышения без смены должности), «Кадровый перевод» (если вместе с окладом меняются условия труда) и механизм индексации заработка для массового повышения. Выбор зависит от того, меняется ли штатное расписание, одного сотрудника повышают или всех, и нужно ли учитывать повышение при расчёте среднего заработка.

Ниже разобраны все три способа, порядок действий в типовой конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8», проверка результата и типичные ошибки, которые приводят к неправильным начислениям.

Подготовка: что проверить до повышения окладов

Перед оформлением убедитесь, что ведётся штатное расписание и понятно, как программа хранит плановые начисления. Откройте «Настройка — Реквизиты и дополнительные сведения — Штатное расписание» и проверьте, включено ли ведение штатного расписания и используется ли история его изменений. От этого зависит, потребуется ли сначала изменить штатное расписание или достаточно кадрового документа.

Определите дату, с которой действует новый оклад. Если повышение с середины месяца, программа рассчитает оплату пропорционально отработанному времени по старой и новой ставке — это нормально, но бухгалтеру и сотруднику нужно это пояснить заранее. Также проверьте, не рассчитан ли уже месяц, в который попадает повышение: если «Начисление зарплаты и взносов» проведено, его придётся отменить и пересчитать.

Способ 1. Документ «Изменение оплаты труда»

Это основной инструмент, когда сотруднику повышают оклад без изменения должности, подразделения и графика работы. Документ находится в разделе «Зарплата — Изменения оплаты сотрудников» (в некоторых версиях — «Зарплата — Изменение оплаты труда»).

Создайте новый документ, укажите организацию и дату, с которой действует повышение — именно дата документа определяет начало применения нового начисления. В табличную часть добавьте сотрудника (или нескольких через подбор), в строке с начислением «Оплата по окладу» установите новый размер. Программа покажет старое и новое значение, что удобно для контроля.

1. 1
   Откройте «Зарплата — Изменения оплаты сотрудников» и создайте документ
2. 2
   Укажите дату начала действия нового оклада и организацию
3. 3
   Добавьте сотрудников через «Подбор» или «Добавить»
4. 4
   В строке начисления укажите новый размер оклада
5. 5
   Проверьте разницу старого и нового значения в таблице
6. 6
   Проведите документ и распечатайте приказ при необходимости

После проведения программа автоматически прекращает старое плановое начисление и назначает новое с указанной даты. Если в документе доступен флаг учёта индексации (в зависимости от настроек он может называться «Учитывать как индексацию заработка»), установите его, когда повышение является индексацией, — это влияет на расчёт среднего заработка для отпускных и командировок.

Способ 2. Кадровый перевод

Кадровый перевод используют, когда вместе с окладом меняется что-то ещё: должность, подразделение, график, количество ставок. Документ находится в разделе «Кадры — Приёмы, переводы, увольнения» (кнопка «Кадровый перевод» или «Кадровый перевод списком» для группы сотрудников).

В документе на вкладке с условиями отметьте изменяемые сведения, на вкладке «Оплата труда» укажите новый размер начисления. Если меняется только оклад, кадровый перевод тоже сработает корректно, но «Изменение оплаты труда» — более «лёгкий» документ, который не трогает кадровые данные и не создаёт лишних записей в истории переводов.

Способ 3. Массовая индексация заработка

Когда оклады повышаются всем сотрудникам или целым подразделениям на одинаковый процент, удобнее использовать механизм индексации, а не вводить десятки документов вручную. В типовой ЗУП массовое повышение оформляется через изменение плановых начислений с указанием коэффициента индексации.

Порядок зависит от версии конфигурации: в актуальных релизах массовое изменение выполняют документом «Изменение плановых начислений» с заполнением списка сотрудников и указанием коэффициента, либо через изменение штатного расписания документом «Изменение штатного расписания», когда ведётся его история. При изменении штатного расписания программа предложит автоматически создать кадровые документы для сотрудников, занимающих изменённые позиции.

Сравнение способов повышения оклада

Изменение оплаты труда

Подходит для точечного повышения без смены условий труда. Ограничение: не меняет должность, подразделение и график.

Кадровый перевод

Подходит, когда вместе с окладом меняются должность, подразделение или график. Ограничение: создаёт лишнюю кадровую запись, если меняется только оклад.

Изменение штатного расписания

Подходит для массовой индексации при ведении истории штатного расписания. Ограничение: требует корректно настроенного учёта штатного расписания.

Повышение с учётом штатного расписания

Если в программе ведётся штатное расписание с историей изменений, правильная последовательность такая: сначала документ «Изменение штатного расписания» (раздел «Кадры — Штатное расписание») фиксирует новый оклад по позиции, затем на его основании создаются кадровые переводы или изменения оплаты для конкретных сотрудников. Так отчёт «Штатное расписание» всегда покажет актуальные оклады.

Если история штатного расписания не ведётся, программа позволяет назначать сотрудникам оклады, отличающиеся от указанных в позиции. Это допустимо, но затрудняет контроль: сверка фактических начислений со штатным расписанием перестаёт работать. Для регулярных индексаций рекомендуется включить историю изменений.

Проверка результата после проведения

Сразу после проведения документа откройте карточку сотрудника и перейдите по ссылке истории изменения оплаты труда: там должна появиться новая строка с новым окладом и корректной датой начала действия. Отсутствие строки означает, что документ не проведён или начисление не изменено.

Затем создайте или перезаполните «Начисление зарплаты и взносов» за месяц повышения и проверьте расчёт по сотруднику. При повышении с начала месяца сумма должна соответствовать новому окладу с учётом отработанного времени; при повышении с середины месяца — сумме двух частей. Дополнительно сформируйте расчётный листок и сверьте его с ожиданиями.

Контрольные точки

Как проверить результат

История начислений сотрудника

Норма

Есть новая строка с новым окладом и правильной датой

Тревожный признак

Строка отсутствует или дата не та — документ не проведён

Начисление зарплаты за месяц

Норма

Сумма соответствует новому окладу пропорционально времени

Тревожный признак

Сумма по старому окладу — документ датирован позже месяца расчёта

Расчётный листок

Норма

Видно новое плановое начисление, старое прекращено

Тревожный признак

Два начисления по окладу одновременно — дубль начисления в документе

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — неправильная дата документа. Если повышение с 1-го числа, а документ проведён 15-м, программа посчитает полмесяца по старому окладу, и сотрудник получит меньше. Обратная ситуация — документ «задним числом» в уже закрытом периоде — ломает сданную отчётность.

Вторая группа ошибок связана с начислениями, зависящими от оклада: премии, рассчитываемые процентом от оклада, пересчитаются автоматически, а вот фиксированные надбавки — нет. После повышения проверьте все плановые начисления сотрудника, а не только оклад.

Перед массовой индексацией удобно сформировать отчёт по плановым начислениям и выгрузить текущие оклады в таблицу. После проведения документов та же выгрузка позволяет быстро сверить, что новые значения везде применились и коэффициент посчитан верно — это быстрее, чем проверять каждого сотрудника вручную.

FAQ

Можно ли увеличить оклад задним числом?

Технически документ можно провести прошлой датой, но если период уже рассчитан и отчётность сдана, потребуется пересчёт зарплаты, пересчёт налогов и взносов и сдача уточнённых отчётов. Безопаснее оформлять повышение текущей датой, а доплату за прошлый период проводить отдельным разовым начислением.

Почему после повышения зарплата посчиталась по старому окладу?

Чаще всего документ повышения датирован позже месяца расчёта или «Начисление зарплаты и взносов» было создано раньше документа повышения и не перезаполнялось. Отмените проведение начисления, перезаполните его и проверьте дату документа повышения.

Нужно ли индексировать средний заработок при повышении окладов?

Если повышение носит массовый характер (вся организация, филиал или подразделение), средний заработок для отпускных и командировок должен индексироваться. Для этого в документе повышения должен быть установлен признак индексации. При индивидуальном повышении одному сотруднику индексация среднего не требуется.

Как повысить оклад сотруднику на неполной ставке?

В документе указывается оклад за полную ставку по позиции штатного расписания. Программа сама рассчитает фактическое начисление пропорционально ставке и отработанному времени. Вводить «половинный» оклад вручную не нужно.

Чем отличается «Изменение оплаты труда» от «Кадрового перевода»?

«Изменение оплаты труда» меняет только плановые начисления и не затрагивает кадровые данные. «Кадровый перевод» фиксирует смену должности, подразделения или графика и заодно позволяет изменить оплату. Если меняется только оклад, используйте первый документ.

Как распечатать приказ о повышении оклада из программы?

В форме проведённого документа доступна кнопка печати с типовыми формами приказа (например, по форме Т-5 для кадрового перевода или приказ об изменении условий оплаты). Если типовая форма не подходит, её можно доработать через макет печатной формы.