Как установить и настроить зарплатный проект в 1С:ЗУП

Зарплатный проект в 1С:ЗУП — это механизм, который связывает программу с банком, через который организация выплачивает зарплату на карты сотрудников. Правильная настройка позволяет автоматически подставлять реквизиты банка в ведомости, формировать реестры на открытие лицевых счетов и выгружать файлы на перечисление зарплаты без ручного ввода данных.

Настройка выполняется в разделе «Настройка» или «Выплаты» в зависимости от версии конфигурации и занимает 15–30 минут, если у вас на руках есть договор с банком и параметры обмена. Основная сложность обычно не в самом создании проекта, а в согласовании формата обмена с банком: у разных банков разные требования к файлам, и этот момент нужно уточнить заранее.

Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на изменение настроек учета зарплаты, заключен договор зарплатного проекта с банком и известны его реквизиты: БИК, корреспондентский счет, номер договора. Также потребуется узнать в банке, какой формат обмена они поддерживают — стандартный XML-обмен 1С, обмен по формату самого банка или прямой обмен через сервис 1С:ДиректБанк.

Что подготовить перед настройкой зарплатного проекта

Минимальный набор данных — реквизиты банка и номер договора зарплатного проекта. Банк должен присутствовать в справочнике банков: если его нет в классификаторе, добавьте вручную по БИК через раздел «Настройка → Банки» или загрузите классификатор БИК. Проверьте, что БИК актуален — устаревший БИК приведет к отказу платежей.

Второй обязательный элемент — формат обмена. Уточните в банке, поддерживает ли он стандартный обмен с 1С (универсальный XML-формат), требует ли собственный формат файла или работает через 1С:ДиректБанк. От этого зависит, какие флажки и поля вы будете заполнять в карточке проекта.

Также заранее соберите данные сотрудников: ФИО, паспортные данные, СНИЛС, при необходимости — номера уже открытых карт. Эти сведения понадобятся для заявки на открытие лицевых счетов. Если сотрудники уже получают зарплату на карты этого банка, номера лицевых счетов можно ввести вручную или загрузить из файла банка.

Создание зарплатного проекта в 1С:ЗУП 3.1

Откройте раздел «Настройка» и перейдите по ссылке «Зарплатные проекты». Если этого пункта нет, проверьте раздел «Выплаты» — расположение зависит от релиза конфигурации. Нажмите «Создать» и заполните карточку проекта.

В карточке укажите наименование проекта (удобно включить название банка), сам банк из справочника, номер и дату договора. Поле «Отделение банка» заполняйте, если банк требует указывать конкретное подразделение в реестрах. Установите флажок «Использовать обмен электронными документами», если планируете выгружать файлы, а не вносить данные вручную.

Если банков несколько, создайте отдельный проект для каждого. Для сотрудника можно указать только один зарплатный проект одновременно — тот, на карту которого он получает зарплату. При переводе сотрудника на карту другого банка лицевой счет в старом проекте закрывается, в новом — открывается.

1. 1
   Откройте «Настройка → Зарплатные проекты» и нажмите «Создать»
2. 2
   Укажите наименование, банк, номер и дату договора
3. 3
   Включите обмен электронными документами и выберите формат
4. 4
   Сохраните карточку и проверьте, что проект доступен в ведомостях
5. 5
   Откройте сотрудникам лицевые счета через заявку в банк

Настройка формата обмена с банком

Стандартный обмен через файл

Большинство банков принимают реестры в стандартном XML-формате 1С. В карточке проекта включите «Обмен электронными документами» и выберите используемую кодировку файла, если банк предъявляет к ней требования. Файл формируется из документа ведомости кнопкой выгрузки и передается в банк через клиент-банк или личный кабинет.

Обмен через 1С:ДиректБанк

Если банк поддерживает прямой обмен, настройте сервис 1С:ДиректБанк в разделе администрирования: файлы будут отправляться и загружаться автоматически, без ручного сохранения. Это самый удобный вариант при большом штате, но требует дополнительной настройки со стороны банка и подтверждения подключения.

Специализированные форматы банков

Для крупных банков в конфигурации есть встроенные обработки обмена. Если ваш банк использует собственный формат, проверьте наличие соответствующей обработки в разделе обмена с банками или уточните у банка возможность приема стандартного формата. Самописные форматы через внешние обработки применяйте только после теста на копии базы.

Открытие лицевых счетов сотрудникам

После создания проекта каждому сотруднику нужно открыть лицевой счет в банке. Перейдите в раздел «Выплаты → Обмен с банками (зарплата)» и создайте документ «Заявка на открытие лицевых счетов». Документ заполняется списком сотрудников, программа подтягивает их кадровые данные.

Проверьте полноту данных каждого сотрудника: паспорт, СНИЛС, адрес регистрации. Незаполненные поля — самая частая причина отклонения заявки банком. После проверки выгрузите файл и передайте его в банк. Банк открывает счета и возвращает подтверждающий файл с номерами.

Подтверждение загружается документом «Подтверждение открытия лицевых счетов» — номера счетов автоматически записываются в карточки сотрудников. Если банк не присылает файл, номера можно ввести вручную в карточке сотрудника на вкладке «Выплаты» или в личных данных сотрудника.

Выплата зарплаты через зарплатный проект

Для выплаты создайте документ «Ведомость в банк» (раздел «Выплаты»). В шапке выберите зарплатный проект — программа автоматически подставит реквизиты банка и отберет только тех сотрудников, у которых открыт лицевой счет именно в этом проекте. Сотрудники без лицевого счета в ведомость не попадут.

Заполните ведомость кнопкой «Заполнить», проверьте суммы и состав, затем проведите документ. После проведения выгрузите файл реестра кнопкой обмена с банком и передайте его в банк вместе с платежным поручением на общую сумму. Деньги зачисляются на карты в соответствии с реестром.

Для аванса, отпускных и других выплат используются те же ведомости с соответствующим видом выплаты. Если часть сотрудников получает зарплату наличными, для них создается отдельная ведомость в кассу — смешивать способы выплаты в одном документе нельзя.

Контрольные точки

Как проверить результат

Лицевой счет сотрудника

Норма

Номер счета заполнен в карточке, проект указан

Тревожный признак

Поле пустое — сотрудник не попадет в ведомость

Ведомость в банк

Норма

Заполняется нужными сотрудниками, реквизиты банка подставлены

Тревожный признак

Список пуст или часть сотрудников отсутствует

Выгрузка файла

Норма

Файл формируется без ошибок, банк его принимает

Тревожный признак

Ошибка формата или отказ банка в приеме реестра

Типичные ошибки и ограничения

Чаще всего пользователи сталкиваются с ситуацией, когда сотрудник не попадает в ведомость. Причина почти всегда одна: не указан зарплатный проект или лицевой счет в карточке сотрудника. Вторая частая проблема — устаревший БИК банка в справочнике, из-за чего банк отклоняет реестр.

Еще одна ошибка — изменение данных проекта после того, как по нему уже проведены выплаты. Номер договора и банк в действующем проекте менять не следует: корректнее создать новый проект и перевести на него сотрудников. Также помните, что обмен файлами не защищает от ошибок в суммах — ответственность за правильность начислений несет расчетчик.

Если зарплатный проект не подходит: альтернативы

Если у организации нет договора зарплатного проекта, зарплату на карты можно выплачивать через ведомость «на счета» — в ней указываются произвольные банковские счета сотрудников, а перечисление выполняется отдельными платежными поручениями или реестром по формату банка. Это менее автоматизированный, но рабочий вариант для небольших компаний.

Второй вариант — выплата через кассу ведомостью в кассу. Он подходит при небольшом штате, но требует кассовой дисциплины и депонирования невыплаченных сумм. Выбор способа выплаты фиксируется в учетной политике и настройках организации в программе.

Сравнение способов выплаты

Зарплатный проект

Подходит при договоре с банком: автоматические реестры, открытие счетов из программы. Требует настройки формата обмена

Ведомость на счета

Для выплат на произвольные карты без зарплатного договора. Больше ручной работы, нет заявок на открытие счетов

Ведомость в кассу

Для наличной выплаты. Требует кассовых документов и депонирования, не подходит при большом штате

FAQ по настройке зарплатного проекта

Можно ли вести несколько зарплатных проектов одновременно?

Да, количество проектов не ограничено. Каждый сотрудник привязывается к одному проекту, но в организации могут параллельно действовать проекты с разными банками. При заполнении ведомости выбирается конкретный проект, и в нее попадают только его участники.

Как перевести сотрудника на карту другого банка?

Создайте зарплатный проект для нового банка, откройте сотруднику лицевой счет через заявку на открытие счетов и укажите новый проект в его карточке. Старый счет закрывать в программе не обязательно — достаточно смены проекта у сотрудника.

Почему ведомость в банк заполняется пустой?

Основные причины: у сотрудников не указан зарплатный проект или лицевой счет, выбран не тот проект в шапке ведомости, либо уже проведена выплата за этот период. Проверьте карточку сотрудника и журнал ведомостей за период.

Обязательно ли использовать обмен файлами?

Нет. Проект можно вести без электронного обмена: лицевые счета вводятся вручную, а реестр для банка распечатывается из ведомости. Но при штате больше нескольких человек файловый обмен существенно экономит время и снижает риск ошибок ручного ввода.

Что делать, если банк не принимает стандартный файл 1С?

Уточните в банке требуемый формат. Варианты: использовать обработку обмена для этого банка, если она есть в конфигурации, настроить 1С:ДиректБанк или попросить банк принимать стандартный XML-формат. Как временная мера — выгрузка реестра в табличный документ и ручное оформление файла по образцу банка.

Нужно ли заново настраивать проект после обновления конфигурации?

Нет, настройки зарплатных проектов и лицевые счета сотрудников сохраняются при обновлении. После обновления достаточно проверить, что формат обмена работает корректно: сформируйте тестовый файл из любой ведомости и при необходимости сверьте его с требованиями банка.