Другое · 11 мин
Как в 1С:ЗУП создать приказ на отпуск по беременности и родам
Пошаговая инструкция: как в 1С:ЗУП оформить отпуск по беременности и родам, начислить пособие, сформировать приказ Т-6 и проверить расчёт перед отправкой в СФР.
Отпуск по беременности и родам в 1С:ЗУП оформляется специальным документом «Больничный лист», а не обычным приказом на отпуск: именно больничный рассчитывает пособие и останавливает начисление зарплаты на период отсутствия. Приказ по унифицированной форме Т-6 (или по форме организации) печатается непосредственно из этого документа, поэтому отдельный кадровый приказ создавать не требуется.
Основание для оформления — листок нетрудоспособности, который сотрудница получает в медицинской организации, как правило, на сроке 30 недель (при многоплодной беременности раньше). В большинстве случаев больничный приходит в электронном виде (ЭЛН) через СФР, и 1С:ЗУП умеет загружать его автоматически, подставляя номер, период и код причины нетрудоспособности.
Ниже разобран полный цикл: от получения электронного больничного до печати приказа и проверки расчёта пособия. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП 8 редакции 3.1 — актуальную линейку конфигурации; в более старых версиях названия команд могут отличаться, но логика документов та же.
Что подготовить до создания документа
Перед оформлением убедитесь, что в программе корректно заполнены базовые данные, от которых зависит расчёт пособия. В карточке сотрудницы должны быть актуальные сведения о приёме на работу, графике работы и стаже. Если сотрудница работала у других работодателей в расчётном периоде (два предшествующих календарных года), потребуется справка о заработке — её данные вводятся отдельным документом «Справка для расчёта пособий (входящая)».
Проверьте, что в настройках учётной политики организации включён расчёт пособий и указан корректный порядок обмена с СФР, если планируете загружать электронные больничные. Для обмена ЭЛН у пользователя должны быть настроены сертификаты и права на прямой обмен с фондом.
Также уточните заявление сотрудницы: отпуск по БиР предоставляется на основании заявления, даже если больничный уже выдан. Даты в больничном и в заявлении могут отличаться — сотрудница вправе уйти в отпуск позже даты открытия листка, тогда пособие назначается только за фактический период отпуска.
Загрузка электронного больничного (ЭЛН)
Самый надёжный способ — загрузить данные напрямую из СФР. Откройте раздел «Зарплата» (или «Отчетность, справки» — зависит от настройки интерфейса) → «Больничные листы» и создайте новый документ. В поле «Номер ЛН» введите номер электронного больничного, который сообщила сотрудница, и нажмите «Получить из ФСС/СФР» — программа подтянет период, причину нетрудоспособности и сведения медорганизации.
Альтернатива — загрузка из файла XML, выгруженного из личного кабинета страхователя, либо автоматическая загрузка через «1С-Отчетность»: входящие ЭЛН появляются в журнале, и документ создаётся по ним в один клик. После загрузки обязательно сверьте ФИО, СНИЛС и даты с данными сотрудницы — расхождения в персональных данных являются причиной отказа фонда в зачёте пособия.
- 1Откройте Зарплата → Больничные листы → Создать
- 2Введите номер ЭЛН и нажмите «Получить из СФР» либо загрузите XML-файл
- 3Проверьте сотрудницу, организацию и период нетрудоспособности
- 4Убедитесь, что причина нетрудоспособности — «(05) Отпуск по беременности и родам»
- 5Нажмите «Провести» и проверьте расчёт на вкладке «Оплата»
Ручное заполнение больничного по БиР
Если электронный обмен не настроен или больничный выдан на бумаге (такое допустимо для отдельных категорий граждан), документ заполняется вручную. Укажите сотрудницу, даты освобождения от работы по листку и причину нетрудоспособности — из выпадающего списка выберите «(05) Отпуск по беременности и родам». Именно этот код включает особый алгоритм: пособие назначается за весь период сразу и не ограничивается процентом от стажа — оплачивается 100% среднего заработка.
На вкладке «Оплата» программа автоматически рассчитает средний заработок за два предшествующих календарных года. Если сотрудница в эти годы находилась в отпуске по уходу за ребёнком, она вправе подать заявление о замене лет расчётного периода — замена оформляется кнопкой рядом с полем расчётных лет, и её нужно обосновать заявлением.
Проверьте страховой стаж в карточке сотрудницы: хотя на размер пособия по БиР стаж влияет только при стаже менее шести месяцев (тогда пособие ограничивается МРОТ), корректный стаж важен для отчётности. Также убедитесь, что в документе правильно указана дата выплаты пособия — от неё зависит удержание НДФЛ и отражение в отчётности.
Проверка расчёта пособия
Пособие по беременности и родам рассчитывается как среднедневной заработок, умноженный на количество календарных дней отпуска (стандартно 140 дней: 70 до родов и 70 после; при осложнённых родах или многоплодной беременности период увеличивается). Итоговая сумма видна на вкладке «Оплата» и в печатной форме «Расчёт среднего заработка» — её удобно приложить к делу сотрудницы.
Контрольные точки для самопроверки: расчётный период — два года, предшествующие году начала отпуска; из этих лет исключаются периоды больничных и отпусков по уходу за ребёнком; заработок за каждый год ограничен предельной базой по взносам; среднедневной заработок не должен быть ниже рассчитанного из МРОТ. Все эти ограничения программа применяет автоматически, но понимать логику нужно, чтобы объяснить сумму сотруднице.
Как проверить расчёт
Совпадает с суммой заработка за 2 года, делённой на число учитываемых дней; не ниже МРОТ-уровня
Нулевой или явно завышенный заработок — не введена справка от прежнего работодателя или лишние начисления попали в базу
140 дней (или 156/194 при осложнениях и многоплодии) по датам больничного
Период короче больничного без заявления сотрудницы или пересекается с другим отпуском
За период БиР зарплата не начисляется, в табеле стоит код «Р»
В расчётном листке за месяцы отпуска продолжает начисляться оклад
Печать приказа на отпуск по беременности и родам
Отдельного документа «Приказ» в ЗУП для этого случая нет — печатная форма формируется из больничного листа. Откройте проведённый документ, нажмите кнопку «Печать» и выберите «Приказ о предоставлении отпуска работнику (Т-6)». Программа подставит вид отпуска «Отпуск по беременности и родам», период и количество календарных дней.
Если в организации используется собственная форма приказа, утверждённая в учётной политике, её подключают через механизм дополнительных печатных форм (Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки). Проверьте в приказе реквизиты: ФИО сотрудницы, табельный номер, структурное подразделение, даты начала и окончания отпуска, основание (реквизиты больничного листа) и подпись руководителя.
С приказом сотрудницу знакомят под подпись. Храните приказ вместе с заявлением и копией больничного листа — это комплект документов, который запросят при проверке расходов на пособие.
Отражение в учёте и отправка сведений в СФР
Пособие по БиР полностью выплачивается за счёт средств СФР, но в ряде регионов и ситуаций работодатель выплачивает его через свою кассу с последующим зачётом. После проведения больничного сформируйте реестр сведений для фонда: «Отчетность, справки» → «Передача в ФСС сведений о выплате пособий» (в проактивном механизме — ответ на запрос СФР). Состав сведений зависит от того, работает ли регион по прямым выплатам или зачётному механизму.
В табеле учёта рабочего времени период отпуска отразится кодом «Р» автоматически после проведения документа. Проверьте это в отчёте «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» до расчёта зарплаты за месяц начала отпуска — иначе сотруднице могут ошибочно начислить оклад за дни, когда она уже в отпуске по БиР.
Пособие по беременности и родам не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Убедитесь, что в расчётном листке сумма отражается как необлагаемое начисление, а в отчёте 6-НДФЛ не попадает в облагаемую базу.
Когда сроки и порядок меняются
Если роды прошли с осложнениями, роддом выдаёт дополнительный больничный лист (как правило, на 16 дней). Он оформляется отдельным документом «Больничный лист» с пометкой продолжения — программа свяжет его с первичным листком, и приказ на дополнительный отпуск печатается уже из нового документа.
При работе по совместительству пособие может назначаться у каждого работодателя, если сотрудница работала у них в обоих расчётных годах. В ЗУП для внешнего совместителя создаётся свой больничный лист по тому же номеру ЭЛН, но с расчётом из заработка именно вашей организации.
Перед массовым расчётом зарплаты за месяц, в котором начинается отпуск по БиР, сформируйте расчётный листок сотрудницы: в нём должны быть только дни, отработанные до даты начала больничного, и само пособие. Это занимает минуту и избавляет от сторнирований в следующем периоде.
Что важно запомнить
Отпуск по БиР в 1С:ЗУП оформляется документом «Больничный лист» с причиной нетрудоспособности «(05)», приказ Т-6 печатается из него же. Ключевые контрольные точки: корректный расчётный период и справки о заработке, код «Р» в табеле, отсутствие НДФЛ с пособия и своевременная передача сведений в СФР.
Частые вопросы
Можно ли оформить отпуск по БиР документом «Отпуск»?
Нет. Документ «Отпуск» предназначен для ежегодных и прочих отпусков и не рассчитывает пособие за счёт СФР. Для беременности и родов используется только «Больничный лист» с причиной нетрудоспособности «(05)» — он и начислит пособие, и освободит сотрудницу от начисления зарплаты на период отсутствия.
Сотрудница принесла бумажный больничный, а обмена с СФР нет. Что делать?
Создайте «Больничный лист» вручную: снимите флажок электронного больничного, введите номер и даты с бумажного листка, выберите причину «(05)». Дальнейший расчёт и печать приказа ничем не отличаются от электронного сценария.
Как учесть заработок от предыдущего работодателя?
Введите документ «Справка для расчёта пособий (входящая)» в разделе «Зарплата» → «Справки для расчёта пособий» до расчёта больничного. Данные справки автоматически попадут в базу среднего заработка. Если справки нет, пособие считается только из заработка в вашей организации, а при недостаточной базе — из МРОТ.
Пособие рассчиталось по МРОТ, хотя сотрудница получала хорошую зарплату. Почему?
Чаще всего причина в том, что в расчётных годах сотрудница не работала в вашей организации, а справка от прежнего работодателя не введена. Вторая возможная причина — исключённые периоды (прошлые больничные, отпуск по уходу) сократили базу. Проверьте вкладку «Оплата» и расшифровку среднего заработка в документе.
Нужно ли удерживать НДФЛ с пособия по беременности и родам?
Нет, пособие по БиР освобождено от НДФЛ и страховых взносов. В 1С:ЗУП это настроено на уровне вида начисления: если в расчётном листке с пособия удержан налог, проверьте, не создано ли начисление вручную с неверными настройками налогообложения.
Как оформить продление отпуска при осложнённых родах?
Роддом выдаёт дополнительный листок нетрудоспособности. Создайте новый «Больничный лист», укажите, что он является продолжением первичного (поле связи с первичным документом), и загрузите или введите его данные. Приказ на дополнительные дни печатается из этого второго документа.