Как в 1С:ЗУП сократить штатную единицу

Сокращение штатной единицы в 1С:ЗУП — это не просто удаление строки из штатного расписания. Программа ведёт историю изменений штатки, и если просто удалить позицию, нарушится связность данных: расчёты прошлых периодов, отчёты по численности и кадровые документы начнут ссылаться на несуществующую позицию. Поэтому позицию не удаляют, а закрывают — исключают из штатного расписания с определённой даты специальным документом.

Процедура зависит от того, занята единица сотрудником или вакантна. Вакантную позицию можно закрыть сразу. Занятую — только после увольнения сотрудника или его перевода на другую позицию, иначе программа выдаст ошибку либо создаст расхождение между штатным расписанием и фактическими кадровыми данными.

Ниже разобран полный порядок действий для типовой конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» редакции 3.1: подготовка, оформление изменения штатного расписания, увольнение сотрудника, проверка результата и типичные ошибки.

Проверьте настройки учёта перед сокращением

Перед началом убедитесь, что в программе включено ведение штатного расписания и его истории. Откройте «Настройка» → «Реквизиты и настройки» → «Штатное расписание». Должны быть включены опции «Ведется штатное расписание» и «Ведется история изменений штатного расписания». Именно история позволяет закрывать позиции документально, а не редактированием справочника «задним числом».

Если история изменений отключена, документ «Изменение штатного расписания» будет недоступен, и закрыть позицию корректно не получится. Включать эту опцию «задним числом» в базе с уже заполненной штаткой следует осторожно: программа начнёт фиксировать изменения с текущего момента, а старые данные останутся без истории.

Также проверьте, что у вас есть права на проведение кадровых документов и изменение штатного расписания. Обычно это роли кадровика или расчётчика. Если кнопки недоступны — обратитесь к администратору базы, а не ищите обходные пути через прямое редактирование справочника.

Определите статус позиции: вакантная или занятая

Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» и найдите нужную позицию. В форме списка видно, сколько единиц предусмотрено и сколько занято. Если колонка «Занято» пустая или равна нулю — позиция вакантна, её можно закрывать немедленно.

Если единица занята, сначала решите кадровый вопрос: сотрудник увольняется по сокращению штата (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ), переводится на другую позицию или единица сокращается частично — например, из трёх ставок остаются две. От этого зависит порядок документов.

Для частичного сокращения дополнительных действий с сотрудником может не потребоваться: если из трёх единиц заняты две, достаточно уменьшить количество ставок в документе изменения штатки. Если заняты все три — одного сотрудника нужно уволить или перевести до закрытия третьей единицы.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Позиция вакантна (единица никем не занята)Сразу оформляйте «Изменение штатного расписания» и закрывайте позицию

Единица занята, сотрудник увольняется по сокращениюСначала проведите изменение штатки с датой сокращения, затем оформите увольнение сотрудника той же или более поздней датой

Сотрудник переводится на другую должностьОформите кадровый перевод, затем закройте освободившуюся единицу

Сокращается часть единиц, а занятых меньше, чем остаётсяУменьшите количество ставок в изменении штатки без кадровых документов по сотрудникам

Оформите изменение штатного расписания

Перейдите в «Кадры» → «Изменения штатного расписания» и создайте новый документ. Укажите организацию, подразделение (если изменение локальное) и дату, с которой позиция сокращается. Дата должна соответствовать приказу о сокращении и учитывать сроки уведомления сотрудников — минимум за два месяца до увольнения по сокращению.

В табличной части нажмите «Изменить позицию» и выберите нужную строку штатного расписания. Для полного закрытия позиции установите признак «Закрыта» (в некоторых версиях — снимите флаг «Утверждена» и укажите дату закрытия). Для частичного сокращения уменьшите значение в поле «Количество ставок».

Проверьте поле «Дата» документа и дату изменения позиции: именно с этой даты программа перестанет считать единицу действующей, и на неё нельзя будет принять или перевести сотрудника. Проведите документ. После проведения в форме штатного расписания позиция отобразится как закрытая, а в истории появится запись об изменении.

1. 1
   Проверьте, что включены опции «Ведется штатное расписание» и «Ведется история изменений» в настройках реквизитов
2. 2
   Убедитесь, что единица вакантна, либо оформите увольнение/перевод сотрудника
3. 3
   Создайте документ «Изменение штатного расписания» с датой сокращения
4. 4
   Через «Изменить позицию» выберите позицию и установите «Закрыта» или уменьшите количество ставок
5. 5
   Проведите документ и проверьте отчёт «Штатное расписание» — позиция должна быть закрыта с нужной даты

Увольнение сотрудника по сокращению штата

Если единица была занята, оформите документ «Увольнение» (раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения»). В поле «Основание увольнения» выберите пункт 2 части 1 статьи 81 ТК РФ — сокращение численности или штата. От корректного основания зависят выплаты: программа автоматически рассчитает выходное пособие при увольнении по сокращению, если в настройках начислений включён соответствующий вид расчёта.

Дата увольнения не может быть раньше даты закрытия позиции и раньше окончания двухмесячного срока предупреждения, если сотрудник не согласен на досрочное увольнение с дополнительной компенсацией. Проверьте, чтобы в документе увольнения корректно рассчитались компенсация за неиспользованный отпуск и выходное пособие.

После проведения увольнения вернитесь к штатному расписанию и убедитесь, что единица стала вакантной и закрытой. Если увольнение проведено, а позиция всё ещё показывает занятость — проверьте, не оформлен ли на сотрудника ещё один документ (совмещение, подработка), который держит единицу занятой.

Сокращение единицы при индексации и совместительстве

Если по позиции работают совместители или сотрудник занимает неполную ставку (например, 0,5), занятость считается пропорционально. Сокращение целой единицы, когда занята половина, потребует решения и по оставшейся части ставки. Проверьте фактическую занятость через отчёт «Штатная расстановка» — он показывает, кто и на какую долю ставки оформлен.

В организациях с индексацией заработка помните, что изменение штатного расписания может использоваться и для повышения окладов. Не смешивайте в одном документе индексацию и сокращение без необходимости: это затрудняет проверку и увеличивает риск ошибки в коэффициентах. Оформляйте сокращение отдельным документом с понятным комментарием и номером приказа.

Проверка результата и отчёты

После проведения всех документов сформируйте отчёт «Штатное расписание» («Кадры» → «Отчеты» → «Штатное расписание») на дату после сокращения. Закрытая позиция не должна отображаться как действующая, либо должна показываться с признаком закрытия — в зависимости от варианта отчёта.

Дополнительно проверьте отчёт «Остатки отпусков» и «Численность и текучесть кадров», если ведёте такую аналитику: уволенный сотрудник должен выпасть из численности с даты увольнения. Сформируйте печатную форму Т-3 и сверьте итоговое количество ставок и фонд оплаты труда с приказом о сокращении.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Штатное расписание» на дату после сокращения

Норма

Позиция закрыта или отсутствует, ставки и ФОТ уменьшены

Тревожный признак

Позиция действует, количество ставок прежнее

Форма позиции в справочнике

Норма

Установлен признак «Закрыта» с корректной датой

Тревожный признак

Позиция удалена из списка или дата закрытия неверна

Занятость единицы

Норма

Занято 0, сотрудник уволен или переведён

Тревожный признак

Единица занята, хотя сокращение проведено

Плановые начисления уволенного

Норма

Начисления прекращены с даты увольнения

Тревожный признак

В расчёте следующего месяца сотруднику начисляется оклад

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — попытка удалить позицию из справочника «Штатное расписание» вместо закрытия документом. Программа либо не даст этого сделать из-за ссылок в документах, либо, если ссылки очищены, потеряется история: станет невозможно корректно сформировать штатку на прошлую дату и проверить расчёты прошлых периодов.

Вторая ошибка — неверная дата закрытия. Если закрыть позицию раньше даты увольнения сотрудника, в период между датами возникнет «висячая» занятость закрытой единицы, что исказит отчёты по численности. Если позже — единица продолжит числиться вакантной и попадёт в плановый ФОТ.

Третья группа ошибок связана с начислениями: не проверено, что на позицию заведены плановые начисления и надбавки, которые после сокращения продолжают учитываться в плановом ФОТ подразделения. После закрытия позиции сформируйте отчёт по плановым начислениям и убедитесь, что закрытая единица в них не участвует.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли сократить штатную единицу, если сотрудник ещё не уволен?

Технически документ изменения штатки проведётся, но возникнет расхождение: закрытая позиция останется занятой. Правильный порядок — сначала уволить или перевести сотрудника, затем закрыть единицу, либо провести оба документа согласованными датами, где увольнение не позже закрытия позиции.

Что делать, если документ «Изменение штатного расписания» недоступен?

Проверьте настройки: «Настройка» → «Реквизиты и настройки» → «Штатное расписание». Должны быть включены ведение штатного расписания и история его изменений. Также убедитесь, что у вашей учётной записи есть права кадровика — без них документ будет недоступен даже при корректных настройках.

Как сократить только часть ставок, например две из трёх?

В документе «Изменение штатного расписания» выберите позицию через «Изменить позицию» и укажите новое количество ставок — одну вместо трёх. Закрывать позицию целиком не нужно. Если освобождающиеся ставки заняты, сначала оформите увольнения или переводы соответствующих сотрудников.

Почему после закрытия позиция всё равно видна в штатном расписании?

Закрытая позиция не удаляется — она остаётся в списке с пометкой закрытия, чтобы сохранялась история. В отчётах по штатному расписанию обычно есть настройка «Показывать закрытые позиции»: отключите её, и закрытые единицы перестанут отображаться.

Нужно ли пересчитывать зарплату после сокращения единицы?

Если сокращение оформлено текущей датой и сотрудник уволен в том же расчётном периоде, пересчёт прошлых месяцев не требуется — программа рассчитает увольнение отдельно. Пересчёт может понадобиться только при оформлении изменений задним числом в уже рассчитанном периоде, чего следует избегать.