Как сформировать справку СТД-Р в 1С:ЗУП

Справка СТД-Р (ранее — выписка из трудовой книжки) подтверждает сведения о трудовой деятельности работника: места работы, должности, периоды, основания приёмов и увольнений. Она нужна сотрудникам для банков, визовых центров, пенсионного оформления и новых работодателей. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) документ формируется штатно, без доработок, при условии корректно заполненных кадровых данных.

Основа справки — данные о кадровых переводах, приёмах и увольнениях, которые программа хранит в регистрах сведений о трудовой деятельности. Если эти данные велись аккуратно, формирование занимает пару минут. Если же учёт вёлся «для зарплаты» без заполнения трудовой деятельности, перед печатью справки потребуется подготовительная работа.

Ниже разобраны оба сценария: штатное формирование СТД-Р из готовых данных и случай, когда сведения о трудовой деятельности в базе неполные. Отдельно рассмотрены электронный вариант справки, типичные ошибки и способы проверки результата.

Что такое СТД-Р и когда она выдаётся

СТД-Р — утверждённая форма «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем». Она заменила бумажную выписку из трудовой книжки после перехода на электронные трудовые книжки. Работодатель обязан выдать справку по письменному заявлению сотрудника в течение трёх рабочих дней, а при увольнении — в день увольнения.

Справка содержит: наименование работодателя, периоды работы, должности, структурные подразделения, основания кадровых событий (реквизиты приказов), а также сведения о переводах. Данные о заработке в СТД-Р не включаются — для этого существуют другие формы.

Важно понимать: СТД-Р отражает только период работы у текущего работодателя. Полную историю трудовой деятельности работник получает через СФР (Социальный фонд России) или Госуслуги — это форма СТД-СФР, которую работодатель не оформляет.

Что проверить перед формированием справки

Качество СТД-Р полностью зависит от данных в базе. Перед формированием убедитесь, что по сотруднику корректно введены все кадровые события: приём на работу, переводы, изменения должностей, увольнение (если было). Каждое событие должно содержать дату приказа и его номер — именно эти реквизиты попадут в графу «Основание».

Проверьте карточку организации: справка подтягивает наименование работодателя, ИНН и другие реквизиты из справочника «Организации». Если организация переименовывалась, история наименований должна быть заполнена — иначе в справке за старые периоды отобразится текущее название, что может вызвать вопросы у принимающей стороны.

Также убедитесь, что актуальная версия конфигурации поддерживает форму СТД-Р. В релизах ЗУП 3.1 форма обновлялась вместе с изменениями законодательства, поэтому на давно не обновлявшихся базах макет может быть устаревшим.

Пошаговое формирование СТД-Р в ЗУП 3.1

Штатный путь — через кадровые отчёты и справки. Откройте раздел «Кадры», затем пункт «Справки сотрудникам» (в некоторых версиях — «Справки, списки сотрудников»). Среди доступных форм выберите «Справка о трудовой деятельности (СТД-Р)». В появившемся окне укажите сотрудника и при необходимости скорректируйте период, за который нужны сведения.

Второй способ — из карточки сотрудника. Откройте справочник «Сотрудники», найдите нужного человека и в меню печати (кнопка «Печать» или «Ещё» → «Печать») выберите форму СТД-Р. Программа автоматически соберёт данные по всем кадровым событиям сотрудника в этой организации.

После формирования справка открывается в виде табличного документа. Проверьте содержимое, при необходимости отредактируйте печатную форму (макет доступен для ручной правки, но править данные лучше в источнике — кадровых документах), затем распечатайте или сохраните в PDF.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Справки сотрудникам» или карточку сотрудника
2. 2
   Выберите форму «Справка о трудовой деятельности (СТД-Р)»
3. 3
   Укажите сотрудника и период сведений
4. 4
   Сформируйте и проверьте данные: периоды, должности, основания
5. 5
   Распечатайте, подпишите и заверьте печатью (при её наличии)

Если данные о трудовой деятельности неполные

Частая ситуация: зарплата в ЗУП считается давно, а сведения для электронных трудовых книжек не вводились или введены частично. В этом случае СТД-Р сформируется пустой или с пропусками периодов. Признак проблемы — в справке отсутствуют переводы или дата приёма не совпадает с реальной.

Для восполнения данных используйте документ «Сведения о трудовой деятельности» (раздел «Кадры» или «Отчётность, справки» → «Сведения о трудовой деятельности»). Он позволяет зарегистрировать события прошлых периодов: приём, переводы, переименования организации. Введённые таким документом сведения попадут и в СТД-Р, и в отчётность СЗВ-ТД (если события ещё подлежат передаче).

Альтернативный вариант — проверить, отражены ли события в самих кадровых приказах. В документах «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение» есть флажок отражения в трудовой книжке и поля для формулировки записи. Если флажок снят, событие не попадёт в сведения о трудовой деятельности.

Электронная СТД-Р и подписание

По закону работодатель вправе выдать СТД-Р на бумаге или в электронном виде, подписанную усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Формат электронного документа утверждён — это XML-файл установленной структуры. В ЗУП электронная версия формируется через механизмы электронных кадровых документов (КЭДО), если они включены в настройках.

Для бумажного варианта справку подписывает руководитель или уполномоченный сотрудник кадровой службы, при наличии печати организации ставится оттиск. Подписание «за» руководителя без доверенности — нарушение, справку могут не принять.

Если в компании внедрён КЭДО, сотрудник может получить СТД-Р в личном кабинете без визита в кадровый отдел. Это снимает вопрос срочности, но требует настроенного обмена и действующей УКЭП у работодателя.

Проверка результата и типичные ошибки

Готовую справку сверьте с кадровыми документами до выдачи сотруднику. Ключевые контрольные точки: непрерывность периодов (нет необъяснимых разрывов), корректность формулировок должностей по штатному расписанию, наличие реквизитов приказов в каждой строке, правильное наименование организации для каждого периода.

Типичная ошибка — дублирование записей, когда одно событие введено и кадровым приказом, и документом «Сведения о трудовой деятельности». Вторая распространённая проблема — отсутствие в справке переименования организации: сотрудник работал до и после реорганизации, а в справке оба периода под новым названием. Третья — забытый флажок отражения в трудовой книжке в кадровом переводе, из-за чего смена должности не отображается.

Контрольные точки

Как проверить готовую справку

Периоды работы

Норма

Непрерывная цепочка от приёма до текущей даты или увольнения

Тревожный признак

Пропущены переводы или есть разрывы без причины

Основания записей

Норма

У каждой строки есть дата и номер приказа

Тревожный признак

Пустые ячейки или «приказ от 01.01.0001»

Наименование работодателя

Норма

Соответствует названию на каждый период с учётом переименований

Тревожный признак

Старые периоды показаны под текущим названием

Частые вопросы

Можно ли сформировать СТД-Р за период до внедрения ЗУП?

Да, если данные о трудовой деятельности за эти периоды введены в базу — через перенос данных при старте учёта или документом «Сведения о трудовой деятельности». Физически справка строится по регистрам программы, а не по дате начала эксплуатации ЗУП. Если сведения не внесены, сначала зарегистрируйте события прошлых лет.

Чем СТД-Р отличается от СТД-СФР?

СТД-Р выдаёт работодатель и она охватывает только работу у него. СТД-СФР формирует Социальный фонд России, она содержит сведения от всех работодателей и получается через Госуслуги или отделение фонда. В ЗУП формируется только СТД-Р.

Справка сформировалась пустой — что делать?

Проверьте, есть ли у сотрудника проведённые кадровые документы с включённым отражением в трудовой книжке. Затем посмотрите регистр сведений о трудовой деятельности: если он пуст, введите события документом «Сведения о трудовой деятельности» и сформируйте справку заново.

Нужно ли отправлять СТД-Р в СФР?

Нет, СТД-Р — локальный документ для работника, в фонд она не передаётся. В СФР работодатель сдаёт сведения о кадровых событиях по форме ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД), это отдельный отчёт со своими сроками.

Можно ли выдать СТД-Р бывшему сотруднику?

Да, бывший работник вправе запросить справку о периоде работы у вас. Формирование ничем не отличается: найдите сотрудника в справочнике (уволенные отображаются там же) и сформируйте СТД-Р за период его работы.

Обязательна ли печать организации на справке?

Если организация официально отказалась от круглой печати, оттиск не обязателен — достаточно подписи уполномоченного лица. Если печать используется, её обычно ставят. Для электронного варианта функцию заверения выполняет УКЭП.