Как в 1С ЗУП сформировать список сотрудников с паспортными данными

Паспортные данные сотрудников хранятся в 1С:Зарплата и управление персоналом в карточке физического лица, а не в карточке сотрудника, поэтому простой список из справочника «Сотрудники» их не покажет. Чтобы получить выборку с серией, номером, датой выдачи и кем выдан документ, нужно использовать отчёты конфигурации — типовые или собранные через варианты настройки.

Такой список регулярно требуется кадровику и бухгалтеру: для проверки перед сдачей персонифицированной отчётности, для ответа на запросы банков при зарплатных проектах, для внутренних ревизий и при подготовке к проверкам. Ниже разобраны рабочие способы — от штатных отчётов до универсального механизма, а также типичные ошибки, из-за которых паспортные данные не попадают в выгрузку.

Материал ориентирован на 1С:ЗУП 8.3 редакции 3.1 — самую распространённую версию. В ЗУП 2.5 логика похожая, но названия отчётов и разделов отличаются.

Где в ЗУП хранятся паспортные данные

Паспорт сотрудника вводится в карточке физического лица: раздел «Кадры» → «Сотрудники» → открыть сотрудника → ссылка «Личные данные» или «Все документы» в зависимости от версии интерфейса. Фактически сведения записываются в регистр сведений «Документы физических лиц» с указанием вида документа (паспорт гражданина РФ, загранпаспорт, военный билет и т.д.), серии, номера, даты выдачи, кем выдан и кода подразделения.

Важный момент: у одного физического лица может быть несколько сотрудников (основное место работы и внутреннее совместительство), а документ хранится один на физлицо. Поэтому при построении отчёта по сотрудникам программа подтягивает документ через связь «Сотрудник → Физическое лицо». Если связь корректна, данные выводятся; если физлицо задвоено — часть сотрудников окажется без паспорта.

Также учитывайте, что регистр периодический: хранится история смены документов. Отчёт по умолчанию берёт действующий документ на дату формирования, что обычно и требуется.

Способ 1: отчёт «Списки сотрудников организаций»

Основной штатный инструмент — отчёт «Списки сотрудников организаций». Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» и найдите его в списке. В базовом варианте отчёт показывает сотрудников, подразделения и должности, но структуру можно расширить.

Нажмите «Настройки» (или «Ещё» → «Изменить вариант отчёта»), перейдите на закладку «Поля» и добавьте поля из группы «Документ, удостоверяющий личность»: вид документа, серия, номер, дата выдачи, кем выдан. Если полей не видно в простом режиме, включите расширенный режим настроек — там доступна вся схема компоновки.

После настройки установите период и отбор по организации, нажмите «Сформировать». Результат можно сохранить в Excel или распечатать. Чтобы не настраивать заново, сохраните вариант отчёта под понятным именем, например «Сотрудники с паспортами».

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Списки сотрудников организаций»
2. 2
   Нажмите «Настройки» и перейдите на закладку «Поля»
3. 3
   Добавьте поля документа: вид, серия, номер, дата выдачи, кем выдан
4. 4
   Установите период и отбор по организации или подразделению
5. 5
   Сформируйте отчёт и сохраните вариант для повторного использования

Способ 2: отчёт «Личные данные сотрудников»

В разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты» есть отчёт «Личные данные сотрудников» — он изначально ориентирован на персональную информацию и чаще всего уже содержит паспортные поля в типовом варианте. Это самый быстрый путь, если не нужна сложная структура по подразделениям.

Откройте отчёт, проверьте состав колонок и при необходимости добавьте недостающие поля через «Настройки». Отчёт удобен тем, что выводит данные списком по физическим лицам, поэтому совместители не дублируются лишний раз — для сверки с банком или миграционным учётом это часто предпочтительнее.

Способ 3: универсальный отчёт

Если типовые отчёты не дают нужной комбинации полей, используйте «Универсальный отчёт»: раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Универсальный отчёт». В качестве источника данных выберите регистр сведений «Документы физических лиц».

Универсальный отчёт выведет все записи регистра с возможностью отбора по виду документа, организации (через связанные данные) и периоду действия. Этот способ особенно полезен для аудита: вы увидите все когда-либо введённые документы, включая устаревшие и ошибочные дубли, которые в обычных отчётах не видны.

Ограничение способа: универсальный отчёт показывает физических лиц, а не сотрудников, поэтому должность и подразделение в нём недоступны без дополнительной настройки. Для кадровых задач, где важна структура по местам работы, лучше подходят первые два способа.

Сравнение вариантов

Списки сотрудников организаций

Подходит для списков по подразделениям и должностям; требует ручного добавления паспортных полей в настройках

Личные данные сотрудников

Быстрый вариант, паспортные поля обычно уже есть; группировка по физлицам, без гибкой структуры

Универсальный отчёт

Для аудита регистра документов и поиска дублей; не показывает должность и подразделение

Как выгрузить список в Excel и проверить результат

После формирования отчёта сохраните его через «Файл» → «Сохранить как» или кнопку сохранения табличного документа, выбрав формат Excel (XLSX). Перед передачей файла кому-либо проверьте, что выгрузка действительно необходима: паспортные данные относятся к персональным данным, и их распространение должно быть обосновано служебной задачей.

Контроль результата выполните до отправки файла. Сверьте количество строк с числом работающих сотрудников, убедитесь, что у всех заполнены серия и номер, а даты выдачи не выглядят аномально (например, дата выдачи раньше даты рождения — верный признак ошибки ввода).

Контрольные точки

Как проверить результат

Число строк в отчёте

Норма

Совпадает с количеством сотрудников по штатному списку

Тревожный признак

Строк больше из-за дублей физлиц или меньше из-за отборов

Заполненность серии и номера

Норма

Поля заполнены у всех строк

Тревожный признак

Пустые ячейки — документ не введён в карточку физлица

Дата выдачи

Норма

Дата позже 14-летия и не в будущем

Тревожный признак

Аномальные даты — ошибка ввода, требуется исправление в карточке

Частые ошибки и ограничения

Самая распространённая проблема — пустые паспортные поля у части сотрудников. Причины две: документ не введён в карточку физического лица либо физлицо задвоено, и сотрудник привязан к «пустой» карточке. Проверить дубли можно поиском по ФИО и дате рождения в справочнике физических лиц; объединение дублей выполняйте аккуратно, предварительно сделав резервную копию базы.

Вторая типичная ситуация — в отчёт попал устаревший паспорт. Если сотрудник менял документ, а новый введён с неправильной датой действия, отчёт может взять старую запись. Откройте историю документов физлица и проверьте даты записей.

Третья ошибка — отсутствие прав. Если пользователь не видит паспортные поля или отчёт формируется пустым, вероятно, у его роли нет доступа к персональным данным. Настройка прав выполняется администратором через профили групп доступа.

Если типовых отчётов не хватает

Когда требуется нестандартная форма — например, с дополнительными колонками ИНН, СНИЛС и адресом регистрации в одной строке — есть два пути. Первый: глубокая настройка варианта отчёта «Списки сотрудников организаций» в расширенном режиме, где доступны почти все поля физлица. Второй: создание внешнего отчёта на СКД силами программиста, если требования выходят за рамки настройки.

Для разовых задач не создавайте внешние отчёты — настройка варианта решает большинство сценариев. Доработку конфигурации заказывайте только при регулярной потребности в специфической печатной форме, например фирменном бланке для банка.

Перед сдачей персонифицированной отчётности сформируйте список с паспортами и отфильтруйте строки с пустыми полями — это быстрый способ найти сотрудников, у которых документы не введены, и устранить проблему до отправки отчётности, а не после отказа в приёме.

Часто задаваемые вопросы

Почему в отчёте у сотрудника пустые серия и номер паспорта?

Документ не введён в карточку физического лица или сотрудник привязан к дублирующей карточке физлица без документа. Откройте карточку сотрудника, перейдите по ссылке к личным данным и проверьте наличие записи о документе. Если карточек физлица две — их нужно объединить после резервного копирования.

Можно ли вывести список только по уволенным или только по работающим?

Да. В настройках отчёта добавьте отбор по полю, отражающему статус сотрудника (например, «Работает» или отбор по дате увольнения), либо используйте штатный фильтр по периоду: на дату формирования в список попадут только действующие сотрудники.

Как вывести паспорт, действовавший на прошлую дату?

Регистр документов физических лиц периодический, поэтому отчёт берёт запись, актуальную на дату формирования. Установите нужную дату в параметрах отчёта — программа подберёт документ, действовавший на тот момент. Для просмотра всей истории используйте универсальный отчёт по регистру.

Почему пользователь не видит паспортные данные в отчёте?

У роли пользователя нет доступа к персональным данным физических лиц. Доступ настраивает администратор в разделе «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав» через профили групп доступа. Самостоятельно расширять права без согласования с ответственным за защиту персональных данных не следует.

Можно ли сразу распечатать список с паспортами на фирменном бланке?

Типовые отчёты выводят стандартный табличный документ без фирменного оформления. Для печати на бланке сформируйте отчёт, сохраните в Excel и перенесите данные в подготовленный шаблон, либо закажите внешнюю печатную форму, если такая потребность регулярна.

Что делать, если в отчёт попал старый паспорт после замены документа?

Откройте карточку физического лица и проверьте историю документов: у новой записи должна быть корректная дата, а старая запись не должна перекрывать её. Если даты введены неверно, исправьте их в карточке — после этого отчёт сформируется с актуальным документом.