Как в 1С ЗУП сформировать список сотрудников с датой приема

Список сотрудников с датой приема на работу — один из самых востребованных отчетов в 1С: Зарплата и управление персоналом (ЗУП). Он нужен кадровику для расчета стажа, бухгалтеру для проверки отпускных, руководителю — для анализа текучести кадров. В программе такой список можно получить несколькими способами: через типовые кадровые отчеты, универсальный отчет или справочник сотрудников с настройкой отбора.

Выбор способа зависит от задачи. Если нужен быстрый список действующих работников — подойдет штатный отчет «Списочный состав» или «Штатные сотрудники». Если требуется произвольная выборка с дополнительными полями (подразделение, должность, стаж) — удобнее универсальный отчет. Для разовой проверки достаточно справочника «Сотрудники» с выведенной колонкой даты приема.

Ниже разобраны основные варианты формирования списка, настройка отборов, типичные ошибки и способы проверить корректность данных. Инструкции применимы к конфигурации 1С:ЗУП редакции 3.1; в более ранних версиях названия отчетов могут отличаться.

Какие отчеты в ЗУП содержат дату приема сотрудников

В типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1 дата приема хранится в кадровых документах «Прием на работу» и отражается в регистре сведений «Кадровая история сотрудников». Практически все кадровые отчеты построены на этом регистре, поэтому дату приема можно вывести в любом из них через настройки.

Основные отчеты, которые подходят для формирования списка:

• Списочный состав — все сотрудники, числящиеся в организации на выбранную дату;
• Штатные сотрудники — работники, занимающие позиции штатного расписания;
• Остатки отпусков — содержит дату приема, так как стаж для отпуска считается от нее;
• Универсальный отчет — произвольная выборка по регистрам и справочникам;
• Стажи сотрудников — показывает дату приема и рассчитанный стаж.

Путь к кадровым отчетам: раздел «Кадры» → «Кадровые отчеты». Если нужного отчета нет в списке, проверьте права пользователя — часть отчетов доступна только с ролью «Кадровик» или «Расчетчик».

Формирование списка через отчет «Списочный состав»

Это самый простой способ получить перечень работающих сотрудников с датами приема. Отчет показывает, кто числился в организации на указанную дату.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчеты» → «Списочный состав».
2. 2
   Укажите дату, на которую нужен список, и при необходимости организацию.
3. 3
   Нажмите «Настройки» и на вкладке «Поля» добавьте поле «Дата приема», если его нет.
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проверьте результат.
5. 5
   Сохраните настройки кнопкой «Сохранить вариант», чтобы не настраивать отчет повторно.

Если в сформированном отчете нет колонки с датой приема, откройте «Настройки» → вкладка «Поля» (или «Структура» в расширенном варианте настроек) и добавьте поле «Дата приема» из списка доступных. Поле берется из последнего кадрового события сотрудника.

Обратите внимание: отчет показывает сотрудников, числящихся на дату формирования. Уволенные ранее работники в список не попадут. Если нужен список всех когда-либо принятых — используйте отбор по периоду или универсальный отчет.

Список через отчет «Штатные сотрудники»

Отчет «Штатные сотрудники» удобен, когда список нужен в разрезе подразделений и должностей. Он строится на основе штатного расписания и показывает занятые позиции с указанием работников.

Порядок формирования аналогичен: раздел «Кадры» → «Кадровые отчеты» → «Штатные сотрудники», указание даты, настройка полей. Дата приема выводится добавлением соответствующего поля в настройках отчета.

Ограничение способа: если в организации не ведется штатное расписание или оно ведется частично, часть сотрудников может не попасть в отчет. В таком случае надежнее «Списочный состав» или универсальный отчет.

Универсальный отчет для произвольной выборки

Универсальный отчет — самый гибкий инструмент. Он позволяет построить список по регистру «Кадровая история сотрудников» с любыми отборами: по конкретному подразделению, дате приема в заданном интервале, виду занятости.

Откройте «Отчеты» → «Универсальный отчет». В поле типа данных выберите «Регистр сведений», в поле объекта — «Кадровая история сотрудников». Добавьте в структуру поля «Сотрудник», «Дата приема» (поле «Период» регистра), «Подразделение», «Должность». Установите отбор, например «Вид события = Прием», чтобы исключить переводы и увольнения.

Универсальный отчет требует аккуратности: неправильно настроенная группировка может дать дубли строк. Чтобы получить по одному сотруднику одну строку, группируйте по полю «Сотрудник» и используйте отбор по виду события «Прием».

Быстрый способ: справочник «Сотрудники» с отбором

Для разовой задачи можно обойтись без отчетов. Откройте справочник «Кадры» → «Сотрудники», нажмите кнопку настройки списка (меню «Еще» → «Настроить список») и добавьте отбор по дате приема, если нужна выборка за период.

Колонку «Дата приема» в списке можно включить через «Еще» → «Изменить форму» — добавьте в таблицу реквизит даты приема. После этого список можно вывести на печать стандартной командой «Вывести список» из меню «Еще».

Способ подходит для небольших организаций и быстрых проверок. Для регулярной отчетности лучше сохраненный вариант кадрового отчета — его проще воспроизвести и передать коллеге.

Сравнение вариантов

Списочный состав

Быстрый список действующих сотрудников на дату. Не показывает уволенных ранее.

Штатные сотрудники

Список в разрезе должностей и подразделений. Не сработает без ведения штатного расписания.

Универсальный отчет

Любые отборы и поля, включая уволенных. Требует аккуратной настройки группировок.

Справочник «Сотрудники»

Разовая проверка без отчетов. Мало полей, неудобен для регулярной отчетности.

Как проверить корректность списка

После формирования списка стоит убедиться, что данные полные и без искажений. Самая частая проблема — сотрудник есть в справочнике, но не попадает в отчет, или дата приема отображается неверно.

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество сотрудников в отчете

Норма

Совпадает со штатной численностью на дату

Тревожный признак

В отчете меньше людей, чем числится в штате

Дата приема конкретного сотрудника

Норма

Совпадает с датой документа «Прием на работу»

Тревожный признак

Пустая дата или дата перевода вместо приема

Дубли строк

Норма

Каждый сотрудник встречается один раз

Тревожный признак

Один сотрудник повторяется несколько раз

Уволенные сотрудники

Норма

Отсутствуют в списке на текущую дату

Тревожный признак

Уволенные попадают в список действующих

Если дата приема пустая, откройте карточку сотрудника и перейдите по ссылке «Трудовая деятельность» или проверьте документы кадрового учета. Возможно, прием оформлен не документом «Прием на работу», а перенесен начальными остатками — тогда дату нужно смотреть в данных начальной штатной расстановки.

Ограничения и частные случаи

Несколько ситуаций требуют отдельного внимания. Внешние совместители учитываются отдельными сотрудниками со своей датой приема — в списке они появятся как самостоятельные строки. Если нужен список только основных работников, добавьте отбор по виду занятости «Основное место работы».

Сотрудники, принятые в обособленные подразделения, попадут в общий список, если отчет формируется по головной организации без отбора по подразделению. Для списка по конкретному подразделению установите соответствующий отбор в настройках.

Работники, переведенные из другой организации группы, в ЗУП оформляются новым приемом — дата приема будет датой перевода в текущую организацию, а не первоначального трудоустройства. Для расчета общего стажа используйте данные о трудовой деятельности, а не дату приема.

Если типовые отчеты не дают нужной структуры (например, требуется особый порядок колонок для выгрузки в стороннюю систему), задачу решает произвольный отчет на СКД или обработка, которую пишет программист 1С. Это уже доработка конфигурации — она выполняется на копии базы с последующим тестированием.

Частые вопросы

Можно ли выгрузить список сотрудников с датой приема в Excel?

Да. Сформируйте любой кадровый отчет, затем сохраните табличный документ: меню «Еще» или кнопка «Сохранить» на панели табличного документа, формат файла — «Лист Excel» или MXL. Также из справочника «Сотрудники» работает команда «Вывести список» с последующим сохранением.

Почему в отчете у сотрудника пустая дата приема?

Чаще всего прием оформлен не документом «Прием на работу», а перенесен при начальном заполнении базы, либо документ не проведен. Откройте карточку сотрудника, проверьте список кадровых документов и данные начальной штатной расстановки.

Как получить список сотрудников, принятых за определенный период?

Используйте универсальный отчет по регистру «Кадровая история сотрудников» с отборами: вид события = «Прием» и период в нужном диапазоне дат. Либо в справочнике «Сотрудники» настройте отбор списка по дате приема.

Чем дата приема отличается от даты начала стажа?

Дата приема — дата оформления в конкретной организации по документу приема. Стаж для отпуска, больничного или надбавок может начинаться раньше и учитывать работу у других работодателей. Стаж хранится в карточке сотрудника в разделе «Трудовая деятельность» и не равен дате приема.

Виден ли в списке сотрудник, уволенный и принятый повторно?

В отчете «Списочный состав» на текущую дату он отобразится один раз с датой последнего приема. Полную историю его приемов и увольнений покажет универсальный отчет по регистру кадровой истории или карточка сотрудника.

Нужны ли специальные права для формирования такого списка?

Достаточно прав кадровика или расчетчика. Если кадровые отчеты не отображаются в разделе «Кадры», обратитесь к администратору — вероятно, пользователю не назначена соответствующая роль или настроено ограничение доступа на уровне записей по организациям.