Другое · 11 мин
Как в 1С:ЗУП сформировать список работающих сотрудников
Пошаговая инструкция: как в 1С:ЗУП сформировать список работающих сотрудников через отчёты, справочник и настройки отбора. Проверка результата и типичные ошибки.
Список работающих сотрудников — одна из самых востребованных выборок в 1С:ЗУП. Он нужен для сверки штатной численности, подготовки ответов на запросы, контроля начислений, формирования справок и подготовки данных для бухгалтерии. В конфигурации есть несколько рабочих способов получить такой список: штатные отчёты по кадрам, справочник сотрудников с отбором и универсальный отчёт.
Ключевой момент — корректно определить, кого считать «работающим». В 1С:ЗУП сотрудник считается работающим, если у него есть действующие кадровые документы (приём на работу, кадровый перевод) и нет документа увольнения на выбранную дату. Если кадровые документы велись с ошибками — например, увольнение не проведено или оформлено задним числом, — список будет неточным независимо от способа формирования.
Ниже разобраны основные способы получения списка, настройка отборов, проверка результата и типичные ошибки, из-за которых в выборку попадают уволенные или пропадают действующие сотрудники.
Как 1С:ЗУП определяет работающих сотрудников
Программа не хранит отдельного флага «работает/не работает» как единственный источник истины. Статус вычисляется по кадровым документам: приём на работу открывает трудовые отношения, кадровый перевод меняет условия, увольнение закрывает их. Дата, на которую строится список, сравнивается с датами этих документов.
Из этого следуют практические выводы. Если увольнение создано, но не проведено, сотрудник останется в списке работающих. Если приём на работу оформлен будущей датой, сотрудник появится в списке только начиная с этой даты. Если кадровый перевод в другую организацию оформлен внутри группы компаний некорректно, сотрудник может «зависнуть» в двух организациях одновременно.
Отдельная ситуация — сотрудники в декретном отпуске, отпуске по уходу за ребёнком или на длительном больничном. Формально они работающие: трудовые отношения не прекращены, увольнения нет. В стандартные списки работающих они включаются, и это правильно с точки зрения кадрового учёта.
Способ 1. Кадровые отчёты — самый быстрый вариант
Основной инструмент — штатные кадровые отчёты. Откройте раздел «Кадры», затем пункт «Кадровые отчёты». В зависимости от версии конфигурации доступны отчёты «Штатные сотрудники», «Сотрудники организаций», «Остатки отпусков» и другие. Для списка работающих подходят «Штатные сотрудники» и «Сотрудники организаций».
В отчёте укажите дату, на которую нужен список, и при необходимости организацию. Нажмите «Сформировать». В результат выводятся сотрудники с действующими трудовыми отношениями на указанную дату: ФИО, подразделение, должность, дата приёма. Отчёт можно сохранить в Excel или распечатать стандартными средствами.
Если нужна дополнительная детализация — например, только основные места работы без совместителей или наоборот только внешние совместители — откройте настройки отчёта (кнопка «Настройки» или «Ещё» → «Изменить вариант отчёта») и добавьте отбор по виду занятости.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты»
- 2Выберите отчёт «Штатные сотрудники» или «Сотрудники организаций»
- 3Укажите дату, на которую нужен список
- 4При необходимости задайте отбор по организации и подразделению
- 5Нажмите «Сформировать» и проверьте состав списка
- 6Сохраните результат в файл или распечатайте
Способ 2. Справочник «Сотрудники» с отбором
Когда нужен быстрый просмотр без печатной формы, удобнее справочник. Откройте «Кадры» → «Сотрудники». В шапке списка обычно доступен переключатель или отбор, скрывающий уволенных: установите вариант «Работающие» или снимите флаг отображения уволенных — точное название зависит от релиза.
Если стандартного переключателя нет, используйте произвольный отбор: «Ещё» → «Настроить список» (или кнопка отбора). Добавьте условие по полю, связанному с увольнением — например, «Дата увольнения не заполнена» или отбор по признаку «Уволен = Нет». Состав полей зависит от версии конфигурации, поэтому ориентируйтесь на доступные в вашем релизе реквизиты.
Список из справочника можно вывести в табличный документ: «Ещё» → «Вывести список». Отметьте нужные колонки (ФИО, подразделение, должность, дата приёма) и сохраните результат. Это удобно, когда нужна нестандартная комбинация колонок, которой нет в готовых отчётах.
Сравнение вариантов
Подходят для официальных списков с печатью и сохранением. Дают готовую форму, но набор колонок ограничен вариантом отчёта.
Быстро для визуальной проверки и выгрузки произвольных колонок. Нет готовой печатной формы, отбор нужно настраивать вручную.
Гибкая настройка состава полей и группировок. Требует понимания структуры данных и больше времени на настройку.
Способ 3. Универсальный отчёт для нестандартных выборок
Универсальный отчёт (раздел «Администрирование» или «Отчёты» → «Универсальный отчёт», в зависимости от настроек) позволяет строить выборки по регистрам и справочникам с произвольными отборами. Он полезен, когда типовые отчёты не дают нужной комбинации полей — например, список работающих с датами последних кадровых переводов и ставками.
Выберите источник данных — справочник «Сотрудники» или соответствующий регистр сведений по кадровой истории, задайте отбор по организации и признаку наличия увольнения, добавьте нужные поля в структуру отчёта. Сформированный вариант можно сохранить для повторного использования.
Работа с универсальным отчётом требует аккуратности: неправильно выбранный источник данных может дать дубли строк (по одному на каждое кадровое событие) или, наоборот, потерять сотрудников. Если результат вызывает сомнения, сверьте его с типовым кадровым отчётом на ту же дату.
Настройка отборов: частые сценарии
Только одна организация в базе с несколькими юрлицами
Если в базе ведётся учёт по нескольким организациям, всегда проверяйте отбор по организации. Без него список соберёт сотрудников всех юрлиц, и численность будет завышена. В кадровых отчётах отбор по организации обычно вынесен на основную форму; в справочнике его нужно добавить через настройку списка.
Исключить или выделить совместителей
Вид занятости (основное место, внутреннее или внешнее совместительство) — стандартное поле для отбора. Внешние совместители формально работающие, но для многих задач (например, расчёт среднесписочной) они учитываются отдельно. Внутренние совместители могут дать дубли по одному человеку — фильтруйте по виду занятости, если нужен список уникальных людей.
Список по подразделению
Отбор по подразделению берёт данные из кадровых документов на выбранную дату. Если сотрудника перевели, а документ перевода не проведён, он останется в старом подразделении. При расхождениях проверяйте журнал кадровых документов, а не только справочник.
Как проверить, что список сформирован правильно
Минимальная проверка — сравнить количество строк в списке с ожидаемой численностью. Если цифра расходится, ищите причину по шагам: проверьте журнал увольнений на наличие непроведённых документов, убедитесь, что отбор по организации и дате установлен верно, посмотрите, нет ли дублей по совместителям.
Полезная контрольная точка — отчёт «Кадровая статистика» или данные прошлого закрытого периода. Резкая разница без объективных причин (массовый приём или сокращение) почти всегда означает ошибку в данных или в настройках отбора, а не реальное изменение численности.
Для официального использования списка сверьте несколько случайных сотрудников вручную: откройте карточку, проверьте дату приёма, отсутствие увольнения и текущее подразделение. Это занимает несколько минут, но исключает передачу неверных данных дальше.
Как проверить результат
Совпадает с ожидаемой численностью или отличается на понятную величину (приёмы/увольнения периода)
Резкое расхождение без объяснимых причин — проверяйте отборы и непроведённые документы
Нет известных уволенных сотрудников, нет дублей по одному человеку
Присутствуют уволенные или одно лицо встречается несколько раз
Соответствуют актуальной структуре
Сотрудники числятся в подразделениях, откуда их перевели
Ограничения и когда нужен специалист
Описанные способы покрывают стандартные задачи. Самостоятельно без риска можно формировать списки, настраивать отборы и выгружать результаты — эти действия не меняют данные базы. Осторожность нужна только при работе с универсальным отчётом и групповых изменениях отборов в сохранённых вариантах отчётов.
Обратитесь к специалисту по 1С, если: кадровые данные ведутся с ошибками и требуется исправление документов за прошлые периоды; нужен автоматический регулярный отчёт с рассылкой; список требуется в нестандартном формате для интеграции с другой системой. Исправление кадровых документов задним числом влияет на расчёты и отчётность — это уже не задача формирования списка.
Что важно запомнить
Список работающих сотрудников формируется через кадровые отчёты, справочник с отбором или универсальный отчёт. Всегда фиксируйте дату, задавайте отбор по организации, проверяйте проведённость увольнений и сверяйте итоговую численность. Для официальных целей используйте типовые отчёты и ручную выборочную проверку.
Частые вопросы
Почему в список попал уволенный сотрудник?
Чаще всего документ увольнения создан, но не проведён, либо дата увольнения позже даты, на которую строится список. Откройте журнал кадровых документов, найдите увольнение и проверьте его статус и дату. После проведения документа сформируйте список заново.
Как выгрузить список работающих в Excel?
Сформируйте кадровый отчёт или выведите список из справочника («Ещё» → «Вывести список»), затем используйте «Файл» → «Сохранить» или «Сохранить как» и выберите формат Excel. Состав колонок при выводе списка настраивается перед сохранением.
Включаются ли в список сотрудники в отпуске по уходу за ребёнком?
Да. Трудовые отношения с ними не прекращены, увольнения нет, поэтому в список работающих они входят. Если нужен список только фактически работающих, добавьте отбор по состоянию сотрудника или исключите находящихся в длительных отпусках через настройки отчёта.
Один человек отображается в списке дважды — это ошибка?
Обычно это внутреннее совместительство: у сотрудника две записи — по основному месту и по совместительству. Для списка уникальных людей добавьте отбор по виду занятости «Основное место работы» или группировку по физическому лицу, если отчёт это поддерживает.
Можно ли получить список работающих на прошлую дату?
Да, кадровые отчёты строятся на любую дату — укажите её в параметрах. Программа определит статус каждого сотрудника по кадровым документам на эту дату. Убедитесь только, что документы за прошлые периоды не изменялись задним числом после закрытия периода.
Чем список работающих отличается от списочной численности?
Список работающих — это перечень сотрудников с действующими трудовыми отношениями на дату. Списочная численность — расчётный показатель для статистической отчётности с особыми правилами учёта отдельных категорий (совместители, декретницы и др.). Для численности используйте соответствующие статистические отчёты, а не простой список.