Другое · 10 мин
Как в 1С:ЗУП сформировать человеко-часы
Как в 1С:ЗУП сформировать человеко-часы: какие отчёты использовать, как настроить табель, проверить данные и выгрузить показатели для статистики и расчётов.
Человеко-часы в 1С:ЗУП не хранятся отдельным документом — они рассчитываются на основе данных табельного учёта: отработанного времени по видам (явка, ночные, сверхурочные), отпусков, больничных и отклонений. Поэтому задача «сформировать человеко-часы» на практике сводится к трём вещам: убедиться, что время в базе учтено корректно, выбрать подходящий отчёт и при необходимости настроить его под нужную форму, например для отчёта П-4 в Росстат или для внутренней аналитики.
В типовой конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» есть несколько готовых отчётов, которые показывают отработанное время в часах по сотрудникам, подразделениям и организации в целом. Ниже разберём, какие именно отчёты использовать, как их открыть, настроить и проверить, а также что делать, если типовых возможностей не хватает.
Что считается человеко-часами и откуда берутся данные
Человеко-час — это один час фактической работы одного сотрудника. В статистической отчётности (форма П-4) в отработанные человеко-часы включается фактически отработанное время, включая сверхурочное и работу в выходные, и исключаются отпуска, больничные, простои и другие неявки, даже если они оплачиваются.
В 1С:ЗУП источником данных служит учёт рабочего времени: графики работы сотрудников, документы «Табель», «Данные для расчёта зарплаты», «Отсутствия», «Больничный лист», «Отпуск», а также индивидуальные графики и документы отклонений. Если время в программе ведётся некорректно — например, не заполнены графики или отклонения введены вручную с ошибками, — любой отчёт по человеко-часам покажет искажённые цифры.
Проверка исходных данных перед формированием отчёта
Прежде чем формировать человеко-часы, убедитесь, что за нужный период рассчитана зарплата или хотя бы введены все документы учёта времени. Часть отчётов по времени опирается на расчётные данные, поэтому незакрытый месяц — типичная причина пустых или заниженных значений.
Проверьте три вещи. Во-первых, у всех сотрудников назначены графики работы (раздел «Настройка» → «Графики работы сотрудников», а назначение — в кадровых документах). Во-вторых, все отсутствия оформлены документами, а не только отмечены устно. В-третьих, если используется документ «Табель», он заполнен и проведён за отчётный период.
Как проверить результат
У каждого сотрудника в приёме на работу указан действующий график
Поле графика пустое или график не заполнен на нужный год
Все отпуска, больничные, командировки оформлены документами и проведены
Есть неявки, не отражённые в программе
Зарплата за период рассчитана без ошибок учёта времени
Документ расчёта выдаёт предупреждения о незаполненном времени
Формирование человеко-часов через табель Т-13
Самый простой способ получить отработанные часы — унифицированная форма табеля. Откройте раздел «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» либо «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Табель учёта рабочего времени». Укажите период, организацию и при необходимости подразделение, затем нажмите «Сформировать».
В табеле по каждому сотруднику выводятся дни и часы по видам времени: явка (Я), ночные (Н), сверхурочные (С) и т.д. Итоговая строка показывает сумму отработанных часов за период — это и есть человеко-часы в разрезе сотрудника. Суммируя значения по всем сотрудникам, получите показатель по подразделению или организации.
Если нужна сводная цифра без детализации по дням, удобнее использовать варианты отчёта с группировкой по подразделениям — в настройках (кнопка «Настройки») можно убрать детализацию по дням и оставить только итоги.
- 1Откройте «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Табель учёта рабочего времени (Т-13)»
- 2Укажите период и организацию, при необходимости — подразделение
- 3Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговые часы по сотрудникам
- 4Через «Настройки» измените группировку, если нужны сводные итоги
- 5Сохраните вариант отчёта, чтобы не настраивать его повторно
Отчёты «Анализ отработанного времени» и «Отработанное время»
Для аналитических задач в ЗУП предусмотрены более гибкие отчёты. «Анализ отработанного времени» (раздел «Зарплата» → «Отчёты по зарплате») показывает плановое и фактическое время по видам в разрезе сотрудников и подразделений. Здесь видно, сколько часов отработано по норме, сколько сверхурочно, сколько потеряно из-за отсутствий.
Отчёт «Отработанное время» даёт сводные данные по видам времени с возможностью группировки. Через «Настройки» можно добавить отбор по подразделению, виду времени или сотруднику и вывести только нужные колонки. Именно этот отчёт удобнее всего адаптировать под требование «покажите человеко-часы за квартал по цеху».
Оба отчёта поддерживают расшифровку: двойной щелчок по цифре покажет, из каких сотрудников и видов времени она сложилась. Используйте это для сверки с первичными документами.
Сравнение вариантов
Подходит для официальной формы и проверки по дням; неудобен для быстрой сводной аналитики по большой организации
Подходит для сравнения плана и факта; избыточен, если нужна только сумма часов
Оптимален для сводных человеко-часов с гибкими отборами; требует настройки варианта под конкретную задачу
Человеко-часы для статистической отчётности (форма П-4)
Для сдачи сведений в Росстат в ЗУП есть регламентированный отчёт «Сведения о численности и заработной плате работников (П-4)». Он находится в разделе «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» или в списке регламентированных отчётов. При заполнении показатель отработанных человеко-часов рассчитывается автоматически на основании данных учёта времени.
Перед формированием статотчёта особенно важно, чтобы виды времени были настроены корректно: сверхурочные и работа в выходные должны учитываться соответствующими видами времени, а не ручными начислениями «мимо» учёта. Иначе человеко-часы в П-4 будут занижены.
Настройка собственного варианта отчёта
Если типовая форма не даёт нужной картины, создайте собственный вариант. В любом отчёте по времени нажмите «Настройки» → «Расширенные настройки». На вкладке «Структура» задайте группировки (например, «Организация → Подразделение → Сотрудник»), на вкладке «Поля» оставьте только часы по нужным видам времени, на вкладке «Отбор» ограничьте период и подразделения.
Готовый вариант сохраните через «Ещё» → «Сохранить вариант отчёта» и дайте ему понятное имя, например «Человеко-часы по подразделениям». В дальнейшем отчёт будет формироваться в один клик и доступен другим пользователям, если при сохранении отметить «Доступен всем пользователям» (требуются соответствующие права).
Типичные ошибки и их устранение
Чаще всего проблемы с человеко-часами вызваны не отчётами, а исходными данными. Если отчёт показывает нули — проверьте, рассчитан ли период и заполнены ли графики. Если часы завышены — ищите задвоенные документы отклонений или совмещение табеля с ручным вводом времени.
Отдельная ситуация — совместители и сотрудники с неполным рабочим временем. Их часы должны считаться по фактическому графику, а не по норме полной ставки. Проверьте, что в кадровых документах указано правильное количество ставок и корректный график неполного времени.
Выгрузка и дальнейшее использование данных
Любой сформированный отчёт можно сохранить в Excel или PDF через «Файл» → «Сохранить» либо кнопку сохранения на панели. Для передачи данных в другие системы удобно выгружать табличный документ в формате xlsx и дальше обрабатывать сводными таблицами.
Если человеко-часы нужны регулярно и в нестандартном разрезе (например, по проектам или по видам начислений), имеет смысл заказать у специалиста по 1С внешний отчёт на СКД — он подключается без изменения конфигурации и не мешает обновлениям.
Что важно запомнить
Человеко-часы в 1С:ЗУП формируются отчётами Т-13, «Анализ отработанного времени» и «Отработанное время» на основе корректного учёта времени. Для статистики используйте регламентированный отчёт П-4. Перед формированием проверьте графики, документы отклонений и расчёт зарплаты за период.
Частые вопросы
Почему в отчёте по времени пусто, хотя сотрудники работали?
Наиболее вероятные причины: зарплата за период ещё не рассчитана, у сотрудников не назначены графики работы или в шапке отчёта выбран неправильный источник данных. Проверьте эти три пункта последовательно — в большинстве случаев проблема решается на первом шаге.
Как посчитать человеко-часы только по сверхурочной работе?
Откройте отчёт «Отработанное время», в настройках добавьте отбор по виду времени «Сверхурочные» и сгруппируйте данные по сотрудникам или подразделениям. Итоговая колонка покажет сумму сверхурочных часов за выбранный период.
Входят ли отпуска и больничные в человеко-часы для формы П-4?
Нет. В отработанные человеко-часы по правилам статистики включается только фактически отработанное время. Отпуска, больничные, простои и прочие неявки исключаются, даже если они оплачиваются. Типовой отчёт П-4 в ЗУП учитывает это автоматически при корректном ведении учёта.
Можно ли сформировать человеко-часы за произвольный период, например за полугодие?
Да. В отчётах «Табель Т-13», «Анализ отработанного времени» и «Отработанное время» период задаётся произвольно. Учтите, что все месяцы внутри периода должны быть рассчитаны, иначе итог будет неполным.
Чем отличаются человеко-часы от табельных часов по норме?
Норма часов — это плановое время по графику сотрудника, а человеко-часы — фактически отработанное время. Разница между ними показывает неявки, сверхурочную работу и работу в выходные. В отчёте «Анализ отработанного времени» оба показателя выводятся рядом для сравнения.