Как сформировать 2-НДФЛ в 1С:ЗУП

Справка 2-НДФЛ в программе 1С:Зарплата и управление персоналом формируется автоматически на основании данных учёта: начислений, удержаний, вычетов и уплаченного налога. Справка для выдачи сотруднику и отчёт для передачи в налоговую инспекцию создаются разными документами, и важно не перепутать эти сценарии.

Перед формированием справки убедитесь, что в программе введены все начисления за отчётный период, рассчитан и удержан НДФЛ, а регистрация в налоговом органе у организации заполнена корректно. Если данные неполные, справка сформируется с ошибками, и её придётся переделывать.

Проверьте готовность учётных данных перед формированием

Качество справки напрямую зависит от состояния учёта. Откройте отчёт «Анализ НДФЛ по датам получения доходов» или «Сводная справка 2-НДФЛ» и убедитесь, что исчисленный, удержанный и перечисленный налог сходятся. Расхождения между этими показателями — первый признак того, что данные в справку попадут некорректно.

Проверьте регистрацию в налоговом органе: справка формируется в разрезе конкретной ИФНС, кода ОКТМО и КПП. Если сотрудник в течение года работал в обособленных подразделениях, для каждого подразделения формируется отдельная справка со своими реквизитами.

Также убедитесь, что в карточке физического лица корректно заполнены ФИО, ИНН, дата рождения, гражданство и данные документа, удостоверяющего личность. Пустые или ошибочные персональные данные — частая причина отказа в приёме отчётности.

Контрольные точки

Как проверить готовность данных

Сводная справка 2-НДФЛ

Норма

Исчисленный, удержанный и перечисленный налог сходятся

Тревожный признак

Есть разница между исчисленным и удержанным налогом

Карточка физлица

Норма

Заполнены ИНН, ФИО, дата рождения, документ

Тревожный признак

Пустые поля или устаревший паспорт

Регистрация в ИФНС

Норма

Указаны ИФНС, ОКТМО, КПП по каждому подразделению

Тревожный признак

Подразделение без регистрации в налоговой

Сформируйте справку 2-НДФЛ для сотрудника

Для выдачи работнику по его заявлению используется отдельный документ. Перейдите в раздел «Отчетность, справки» и выберите пункт «2-НДФЛ для сотрудников». Нажмите «Создать», укажите организацию, год, за который формируется справка, и выберите сотрудника.

После заполнения шапки нажмите кнопку «Заполнить» — программа автоматически подтянет доходы, вычеты и суммы налога по данным учёта. Проверьте, что в поле «Формировать» выбран нужный вариант: сводно или в разрезе кодов ОКТМО и КПП, если сотрудник работал в нескольких подразделениях.

Готовую справку можно распечатать по кнопке «Печать» или сохранить в PDF для передачи сотруднику в электронном виде. Подписывает справку руководитель или уполномоченное лицо — реквизиты подписанта настраиваются в карточке организации.

1. 1
   Откройте «Отчетность, справки» → «2-НДФЛ для сотрудников»
2. 2
   Создайте документ, укажите организацию, год и сотрудника
3. 3
   Нажмите «Заполнить» и проверьте доходы, вычеты и налог
4. 4
   Выберите вариант формирования: сводно или по ОКТМО/КПП
5. 5
   Распечатайте справку или сохраните в PDF

Сформируйте сведения 2-НДФЛ для сдачи в налоговую

Для представления в ИФНС используется другой механизм. Откройте «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность», создайте отчёт «Справка о доходах и суммах налога физического лица» (2-НДФЛ) либо сформируйте годовую отчётность 6-НДФЛ, в состав которой входят справки о доходах по каждому сотруднику.

В отчёте укажите налоговый период, налоговый орган и признак справки. Программа сформирует приложение со справками по всем сотрудникам, по которым есть данные за период. Перед отправкой выполните проверку по контрольным соотношениям — встроенная проверка покажет ошибки в персональных данных и расхождения сумм.

Отправить отчёт можно напрямую из программы через сервис 1С-Отчетность либо выгрузить файл в формате XML для передачи через оператора связи или личный кабинет налогового агента. Формат файла программа формирует автоматически в соответствии с действующими требованиями ФНС.

Особые ситуации: уволенные, невозможность удержать налог, несколько ставок

Если сотрудник уволился, справка по нему всё равно включается в годовую отчётность. При выдаче справки уволенному используйте тот же документ «2-НДФЛ для сотрудников» — бывшие работники доступны для выбора.

Если налог удержать невозможно (например, доход выдан в натуральной форме, а денежных выплат не было), эти суммы отражаются отдельно. В справке для ФНС такие доходы показываются с соответствующим признаком, и по ним дополнительно подаются сведения о невозможности удержания налога. Проверьте, что суммы неудержанного налога корректно выделены в учёте.

При доходах, облагаемых по разным ставкам (например, 13% и 35% по материальной выгоде или дивидендам), справка формируется с отдельными разделами по каждой ставке. Убедитесь, что коды доходов в начислениях настроены правильно — от этого зависит, в какой раздел попадёт сумма.

Исправление ошибок и корректирующие справки

Если после сдачи сведений обнаружилась ошибка в суммах или персональных данных, создайте корректирующий отчёт. В 1С-Отчетности выберите исходный отправленный отчёт и сформируйте корректировку с нужным номером. Программа подтянет актуальные данные учёта, поэтому сначала исправьте ошибку в первичных документах.

Ошибки в суммах налога обычно связаны с неправильными датами получения дохода в ведомостях на выплату или с ручными корректировками НДФЛ в документах. Найти источник расхождения помогает отчёт «Анализ НДФЛ по документам-основаниям».

Ошибки в персональных данных (ФИО, ИНН, паспорт) исправляются в карточке физического лица. После исправления справку нужно сформировать заново — уже созданный документ не обновится автоматически.

Как проверить сформированную справку

Сверьте итоговые суммы справки со сводной справкой 2-НДФЛ и с данными расчёта 6-НДФЛ за тот же период. Общая сумма дохода, налоговая база и исчисленный налог должны совпадать во всех формах.

Проверьте структуру доходов: зарплата, отпускные, больничные, премии должны отражаться с правильными кодами доходов и в правильных месяцах. Месяц отражения дохода определяется датой его получения, а не периодом начисления — это нормально, если отпускные за следующий месяц попали в месяц выплаты.

Для отчёта в ФНС дополнительно запустите встроенную проверку контрольных соотношений. Все выявленные замечания нужно устранить до отправки: отчёт с ошибками формального контроля инспекция не примет.

Частые вопросы

Почему в справке 2-НДФЛ не хватает дохода за последний месяц?

Чаще всего зарплата за этот месяц начислена, но не выплачена, поэтому НДФЛ не удержан и доход не считается полученным. Проведите ведомость на выплату и документ отражения удержанного налога, затем перезаполните справку.

Можно ли сформировать 2-НДФЛ за несколько лет сразу?

Нет, справка формируется отдельно за каждый налоговый период (календарный год). Если сотрудник просит справки за несколько лет, создайте отдельный документ на каждый год.

Что делать, если сотрудник работал в двух подразделениях с разными ИФНС?

Для каждой регистрации в налоговом органе формируется отдельная справка. В документе выберите вариант формирования в разрезе ОКТМО и КПП — программа создаст нужное количество справок автоматически.

Как выдать справку уволенному сотруднику?

Используйте тот же документ «2-НДФЛ для сотрудников» — уволенные физические лица доступны в списке выбора. Укажите нужный год, заполните документ и распечатайте справку.

Почему сумма налога в справке не совпадает с расчётом 6-НДФЛ?

Возможные причины: непроведённые документы, ручные корректировки НДФЛ, разные даты получения дохода в ведомостях. Сравните данные через отчёт «Анализ НДФЛ по датам получения доходов» и устраните расхождение в учёте, после чего перезаполните обе формы.

Нужно ли подписывать электронную справку для сотрудника?

Справка, выдаваемая сотруднику на бумаге, подписывается уполномоченным лицом от руки. Если справка передаётся в электронном виде, она подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью налогового агента.