Другое · 12 мин
Как в 1С:ЗУП сделать выплату родственнику умершего сотрудника
Как в 1С:ЗУП оформить увольнение умершего сотрудника и выплатить зарплату и компенсации родственникам: документы, НДФЛ, взносы, настройка видов расчёта.
Смерть работника — редкая, но сложная с точки зрения учёта ситуация: кадровику нужно прекратить трудовой договор, а расчётчику — начислить и выплатить не полученную сотрудником зарплату, компенсацию за неиспользованный отпуск и иные причитающиеся суммы уже не работнику, а члену его семьи. В 1С:ЗУП 3.1 для этого предусмотрен отдельный механизм: суммы начисляются умершему сотруднику, а выплачиваются через специальный документ на физическое лицо — получателя.
Ключевая особенность — налоговый режим. Суммы, выплачиваемые родственнику в порядке наследования, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Поэтому недостаточно просто провести обычное увольнение и ведомость: нужно корректно указать причину увольнения (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ), чтобы программа автоматически применила правильный порядок налогообложения.
Ниже разобран полный цикл: от кадрового оформления до выплаты, отражения в отчётности и типичных ошибок, которые приводят к лишнему НДФЛ или неверной 6-НДФЛ.
Какие документы и основания нужны до начала работы в программе
До внесения данных в ЗУП бухгалтерия должна получить пакет документов. Основание для прекращения трудового договора — свидетельство о смерти (копия, заверенная работодателем, либо нотариально). Без него увольнение по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ оформлять нельзя.
Для выплаты денег родственнику требуется заявление члена семьи или лица, находившегося на иждивении умершего. По ст. 141 ТК РФ неполученная зарплата выплачивается члену семьи или иждивенцу не позднее недельного срока со дня подачи документов. Рекомендуется также взять копию паспорта получателя и документ, подтверждающий родство (свидетельство о браке, о рождении).
Если несколько родственников предъявили требования одновременно, сумма может делиться между ними. Если никто не обратился в установленные сроки, деньги включаются в состав наследства и выплачиваются наследнику по свидетельству нотариуса — это уже другой сценарий, но в программе он оформляется аналогично по получателю.
Без него увольнение по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ не оформляется
Определяет, кому и в какой срок платить по ст. 141 ТК РФ
Защищает работодателя от претензий других наследников
Их нужно корректно закрыть или списать до расчёта
Кадровое оформление: увольнение в связи со смертью
В разделе «Кадры» создайте документ «Увольнение» (или «Увольнение списком», если таких случаев несколько). В поле «Основание увольнения» выберите пункт 6 части 1 статьи 83 ТК РФ — «Смерть работника». Датой увольнения указывается дата смерти, указанная в свидетельстве, а не дата обнаружения или дата приказа.
Именно выбор этого основания включает в программе особый налоговый режим: начисления при таком увольнении получают код дохода, не облагаемый НДФЛ, и не попадают в базу по страховым взносам. Если выбрать обычное основание (по инициативе работника или соглашению сторон), программа удержит НДФЛ и начислит взносы — и исправлять это придётся через перерасчёты и уточнённую отчётность.
При проведении увольнения программа автоматически рассчитает зарплату за отработанные дни месяца и компенсацию за неиспользованный отпуск. Проверьте остаток отпуска на вкладке расчёта: при смерти сотрудника компенсация выплачивается за все неиспользованные дни, включая накопленные за прошлые периоды.
Если в месяце смерти уже были проведены начисления (например, аванс), документ увольнения учтёт их. Убедитесь, что в документе нет лишних строк удержаний: исполнительные листы и прочие удержания прекращаются, а долги по займам и подотчёту требуют отдельного решения — их нельзя просто «урезать» из расчёта без оснований.
Начисление сумм и налоговый режим
После проведения увольнения все суммы (оклад за отработанное время, компенсация отпуска, премии, причитающиеся по локальным актам) отражаются на умершем сотруднике, но с признаком необложения. Проверить это можно в документе увольнения на вкладке «Начисления и удержания»: в колонках НДФЛ и взносов должны стоять нули или строки должны отсутствовать.
Если премия или иная выплата начисляется уже после смерти отдельным документом (например, квартальная премия решением руководства), используйте документ «Премия» или «Разовое начисление» с видом начисления, у которого в настройках указано, что доход не облагается НДФЛ (код дохода не задан / доход не является объектом обложения) и не облагается взносами. Проверьте это в настройке вида расчёта: раздел «Настройка» — «Начисления», вкладки «Налоги, взносы, учёт».
Пособие по временной нетрудоспособности, если сотрудник болел перед смертью, облагается НДФЛ в общем порядке — это исключение из правила. Программа обычно корректно обрабатывает такие больничные, но сумму НДФЛ по больничному стоит сверить вручную: она удерживается и перечисляется в бюджет, а родственнику выплачивается пособие за минусом налога.
Оформление выплаты родственнику
Выплата оформляется стандартной ведомостью: «Зарплата» — «Ведомости в банк» (или «Ведомости в кассу», «Ведомости через раздатчика»). В поле «Выплачивать» выберите «Увольнение» или соответствующий вид выплаты по уволенным. При заполнении по кнопке «Заполнить» программа подтянет долг перед умершим сотрудником.
Чтобы деньги ушли родственнику, а не на карту умершего, получателя нужно указать явно. В актуальных релизах ЗУП 3.1 для этого в ведомости предусмотрено поле получателя: выделите строку сотрудника и укажите физическое лицо-получателя (его нужно предварительно завести в справочнике «Физические лица» без приёма на работу). При выплате на банковский счёт у получателя должны быть заполнены банковские реквизиты в карточке физлица.
Если в вашем релизе прямое указание получателя в ведомости недоступно, используйте альтернативный путь: документ «Выплаты бывшим сотрудникам» (раздел «Зарплата» — «См. также») либо оформите выплату через кассу с ручным указанием получателя в платёжных документах. Точный состав документов зависит от релиза, поэтому сверьтесь с описанием обновлений вашей версии.
Дату выплаты укажите фактическую. Она важна для срока по ст. 141 ТК РФ (неделя с момента подачи документов) и для корректного отражения операции в учёте. Проведите ведомость и сформируйте платёжное поручение или расходный кассовый ордер на имя родственника.
Проверка результата и отражение в отчётности
Сформируйте расчётный листок умершего сотрудника за месяц смерти: там должны быть начисления, отсутствовать удержанный НДФЛ (кроме больничного) и видна выплаченная сумма. Сальдо по сотруднику после выплаты должно быть нулевым — проверьте отчёт «Расчёты с сотрудниками» или «Свод начислений».
В отчёте 6-НДФЛ суммы, выплаченные в порядке наследования, не отражаются, поскольку не являются объектом обложения. Если эти суммы попали в отчёт — значит, основание увольнения выбрано неверно или вид начисления настроен как облагаемый. Аналогично в РСВ: умерший сотрудник фигурирует как застрахованное лицо до даты смерти, но базы по выплатам при наследовании быть не должно.
В бухгалтерском учёте проводки формируются документом «Отражение зарплаты в бухучёте» в обычном порядке: Дт счёта затрат — Кт 70 (или 76, в зависимости от настроек и момента выплаты после увольнения). Сверьте, что выплата родственнику закрыла кредиторскую задолженность перед умершим сотрудником.
Как проверить результат
п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ, дата — дата смерти
Иное основание — НДФЛ и взносы начислены ошибочно
Нет удержанного НДФЛ (кроме больничного)
НДФЛ удержан — неверное основание или настройка начисления
Указан родственник, платёж на его имя
Выплата оформлена на карту умершего
Суммы наследования не попадают в отчёты
Суммы в отчётности — требуется исправление
Ноль после выплаты
Остаток долга — выплата неполная или не проведена
Типичные ошибки и сложные сценарии
Самая частая ошибка — обычное увольнение «по собственному желанию» задним числом. Это искажает кадровый учёт, приводит к удержанию НДФЛ и начислению взносов, а исправление требует отмены документа, перерасчёта и уточнённых деклараций. Вторая типичная ошибка — выплата на банковскую карту умершего: после смерти счета блокируются банком, деньги «зависают», и вернуть их сложнее, чем оформить выплату правильно сразу.
Отдельная ситуация — неполученная зарплата за прошлые месяцы, если сотрудник умер, не получив расчёт ранее. Эти суммы также выплачиваются родственнику, но НДФЛ по ним зависит от того, как они были начислены: заработная плата, начисленная при жизни и не полученная, включается в наследство и при выплате наследнику НДФЛ не облагается, однако если налог был удержан при начислении — возвратить его не получится.
Если обращается наследник по свидетельству нотариуса (а не член семьи по ст. 141 ТК РФ), сроки и основания другие, но техника в программе та же: ведомость с указанием получателя. Храните нотариальные документы в личном деле — это ваше основание выплаты конкретному лицу.
FAQ: частые вопросы по выплатам родственникам умершего сотрудника
Нужно ли удерживать НДФЛ с компенсации за неиспользованный отпуск умершего сотрудника?
Нет. Если увольнение оформлено по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ, компенсация выплачивается в порядке наследования и НДФЛ не облагается (п. 18 ст. 217 НК РФ). В программе при правильном основании увольнения налог не рассчитывается автоматически.
Что делать, если зарплату уже перечислили на карту умершего?
Обратитесь в банк: средства на счёте умершего включаются в наследственную массу и выдаются наследникам через нотариуса. Работодателю дублировать выплату не нужно — обязанность считается исполненной, если перечисление прошло до блокировки счёта.
Кому платить, если заявлений от родственников несколько?
По ст. 141 ТК РФ выплата производится члену семьи или иждивенцу, подавшему заявление. При нескольких заявителях сумму можно разделить между ними по соглашению, а при споре — депонировать до решения суда или передачи в наследственную массу.
Облагаются ли взносами суммы, начисленные после смерти (например, премия)?
Нет. Страховые взносы начисляются в рамках трудовых отношений, которые прекратились смертью работника. Начисленные после смерти премии и иные выплаты в пользу наследников в базу по взносам не включаются.
Как выплатить деньги наследнику по свидетельству нотариуса, если прошло полгода?
Оформление в программе то же: ведомость на уволенного с указанием получателя-наследника. Основание выплаты — свидетельство о праве на наследство, его копию приложите к документам. Суммы также не облагаются НДФЛ и взносами.
Нужно ли сдавать справку о доходах (бывшая 2-НДФЛ) на умершего сотрудника?
На доходы, облагаемые НДФЛ при жизни (например, больничный), сведения включаются в годовую отчётность 6-НДФЛ в общем порядке. Суммы, выплаченные наследникам, в справку не включаются, поскольку не являются облагаемым доходом.
Что важно запомнить
Основание увольнения — п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ, дата — дата смерти: это автоматически отключает НДФЛ и взносы. Выплата оформляется ведомостью с явным указанием получателя-родственника, предварительно заведённого в справочник физлиц. После выплаты проверьте нулевое сальдо, отсутствие сумм в 6-НДФЛ и РСВ.