Как в 1С:ЗУП сделать табель на одного сотрудника

Табель учета рабочего времени в 1С:ЗУП формируется автоматически на основе графиков работы, документов отсутствий и начислений. По умолчанию отчет строится по всему подразделению или организации, но часто нужен табель только по одному человеку — для проверки расчета зарплаты, ответа на запрос сотрудника или предоставления в банк при оформлении кредита.

Сузить выборку до одного работника можно двумя способами: через настройку отбора в самом отчете «Табель учета рабочего времени (Т-13)» или через документ «Табель» с ручным указанием сотрудника. Первый способ быстрее и подходит для разовой печати, второй удобен, когда табель нужно зафиксировать в базе как документ.

Ниже разобраны оба варианта с точными действиями, проверкой результата и типичными ошибками. Инструкция актуальна для 1С:ЗУП редакции 3.1 — в ней интерфейс и состав отчетов стабилен.

Что понадобится перед формированием табеля

Чтобы табель по одному сотруднику сформировался корректно, в базе должны быть заполнены исходные данные. Отчет не считает время сам — он собирает его из других объектов программы.

Проверьте три вещи: у сотрудника назначен график работы (в приеме на работу или кадровом переводе), все отсутствия (отпуска, больничные, командировки, прогулы) введены соответствующими документами, а расчет зарплаты за период выполнен или хотя бы данные по времени актуальны. Если больничный введен только в бумажном виде, в табеле эти дни отобразятся как рабочие или как неявки по невыясненной причине.

Способ 1: отчет Т-13 с отбором по сотруднику

Это основной и самый быстрый способ. Отчет «Табель учета рабочего времени (Т-13)» строится по унифицированной форме и подходит для официальных целей.

Откройте раздел «Зарплата» → «Отчеты по зарплате» → «Табель учета рабочего времени (Т-13)». Укажите период — обычно месяц, но можно и произвольный интервал. Затем нажмите кнопку «Настройки» на командной панели отчета.

В окне настроек перейдите на вкладку «Отбор». Нажмите «Добавить» и выберите поле «Сотрудник». Установите вид сравнения «Равно» и в значении укажите конкретного человека из справочника. Закройте настройки и нажмите «Сформировать» — в табеле останется только одна строка с данными выбранного работника.

1. 1
   Зарплата → Отчеты по зарплате → Табель учета рабочего времени (Т-13)
2. 2
   Укажите период отчета
3. 3
   Нажмите «Настройки» → вкладка «Отбор»
4. 4
   Добавьте отбор: Сотрудник — Равно — выбранный человек
5. 5
   Нажмите «Сформировать» и проверьте результат

Если в отборе нет поля «Сотрудник»

В некоторых вариантах отчета список полей отбора ограничен. В этом случае в окне настроек нажмите «Добавить» → в поле выбора включите режим «Расширенный подбор» или введите «Сотрудник» в строку поиска полей. Поле появится, если используется типовой вариант отчета.

Альтернатива без настроек: сформируйте табель по подразделению, где числится сотрудник. Если в подразделении несколько человек, этот вариант не подойдет — тогда только отбор.

Способ 2: документ «Табель» на одного сотрудника

Документ «Табель» (Зарплата → Табели) нужен, когда фактическое время отличается от графика и его требуется зафиксировать вручную. Он имеет приоритет: после его проведения отчет Т-13 будет брать данные из документа, а не из графика.

Создайте новый документ, укажите организацию, подразделение и месяц. В табличной части по кнопке «Добавить» выберите одного сотрудника. Программа автоматически заполнит строку данными по его графику и введенным отсутствиям — при необходимости скорректируйте виды времени и часы вручную.

После проведения документа сформируйте отчет Т-13 с отбором по сотруднику — он покажет данные уже с учетом документа «Табель». Учтите: если документ «Табель» введен, но в нем не заполнены отдельные дни, эти дни в расчете времени могут остаться пустыми.

Как проверить правильность сформированного табеля

Сверьте итоговые показатели в нижней части табеля: количество отработанных дней, часов и норму времени. Норма должна совпадать с производственным календарем по графику сотрудника — её можно посмотреть в справочнике «Графики работы сотрудников».

Проверьте буквенные коды: «Я» — явка, «В» — выходной, «ОТ» — отпуск, «Б» — больничный, «К» — командировка, «НН» — неявка по невыясненной причине. Код «НН» в середине месяца — почти всегда признак того, что отсутствие не оформлено документом.

Контрольные точки

Как проверить результат

Состав строк в отчете

Норма

Одна строка с нужным сотрудником

Тревожный признак

Выведены другие сотрудники — отбор не применился

Итог часов за месяц

Норма

Совпадает с нормой графика за вычетом отсутствий

Тревожный признак

Пустые дни или нулевые часы при рабочем графике

Коды отсутствий

Норма

Отпуск — ОТ, больничный — Б в нужные даты

Тревожный признак

Код НН в дни, когда сотрудник был на больничном

Типичные ошибки и их причины

Самая частая проблема — пустой табель или строка без часов. Причина почти всегда в том, что сотруднику не назначен график работы или график не заполнен на нужный период. Откройте карточку сотрудника, проверьте поле «График работы» и заполненность самого графика.

Вторая распространенная ситуация — отбор не срабатывает, и в отчете по-прежнему все сотрудники. Так бывает, если отбор добавлен в настройках, но вариант отчета после этого не был переформирован, либо отбор добавлен в группу с условием «ИЛИ». Убедитесь, что условие стоит на верхнем уровне с видом «Равно», и нажмите «Сформировать» повторно.

Сохранение настройки и печать

Если табель по конкретному сотруднику нужен регулярно, сохраните настройки как отдельный вариант отчета. В окне настроек нажмите «Сохранить вариант отчета» и задайте понятное имя, например «Т-13 Иванов». В следующий раз вариант будет доступен сразу при открытии отчета.

Для печати используйте стандартную кнопку «Печать» на командной панели. Форма Т-13 выводится в альбомной ориентации — перед отправкой на принтер проверьте масштаб, чтобы все дни месяца помещались на лист без обрезки.

Частые вопросы

Можно ли сформировать табель на уволенного сотрудника?

Да. В отборе укажите сотрудника, а период отчета должен попадать на время его работы. Если вариант отчета фильтрует уволенных, проверьте настройки отбора по полю «Работает» или используйте период до даты увольнения.

Почему в табеле стоит код НН вместо больничного?

Документ «Больничный лист» не введен или не проведен в программе. Введите его в разделе «Зарплата» → «Больничные листы» и переформируйте отчет — код сменится на «Б».

Как вывести табель не за месяц, а за произвольный период?

В шапке отчета Т-13 укажите произвольные даты начала и окончания. Форма при этом останется месячной по структуре, поэтому для нестандартных периодов удобнее отчет «Анализ рабочего времени» или «Учет рабочего времени».

Данные табеля не совпадают с расчетом зарплаты — что проверять?

Сверьте, не введен ли документ «Табель» вручную — он имеет приоритет над графиком. Также проверьте документы «Отсутствие с сохранением оплаты» и индивидуальные графики, которые могли изменить норму времени.

Можно ли сделать табель на сотрудника, работающего по совместительству?

Да, но учитывайте, что внутреннее совместительство — это отдельный сотрудник в справочнике. В отборе выберите именно ту запись, которая соответствует нужному месту работы, иначе получите табель только по основной должности.