Другое · 11 мин
Как в 1С ЗУП сделать совмещение должностей
Как в 1С:ЗУП оформить совмещение должностей: кадровый перевод, доплата за совмещение, настройка начислений, отражение в расчёте зарплаты и типичные ошибки.
Совмещение должностей — ситуация, когда сотрудник в течение основного рабочего дня выполняет дополнительную работу по другой (или той же) должности за доплату. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) это оформляется не как отдельный приём на работу, а через документ, устанавливающий доплату, — чаще всего «Совмещение должностей» или «Кадровый перевод» в зависимости от редакции и настроек программы.
Ключевая сложность в том, что в ЗУП совмещение не создаёт новую штатную позицию для сотрудника и не меняет его график: дополнительная работа выполняется в основное рабочее время. Поэтому программа отражает его в виде доплаты, рассчитываемой либо процентом от оклада по совмещаемой должности, либо фиксированной суммой, либо в процентах от ФОТ основного места работы.
Ниже разобрано, как включить нужный механизм в настройках, каким документом оформить совмещение, как проверить расчёт и какие ошибки встречаются чаще всего. Инструкция ориентирована на редакцию ЗУП 3.1 — в более ранних версиях часть документов и пунктов меню отличается.
Чем совмещение отличается от совместительства в 1С ЗУП
Прежде чем оформлять документ, важно не перепутать два разных режима работы, потому что в программе они отражаются принципиально по-разному. Совмещение — это дополнительная работа в течение основного рабочего дня. Совместительство — отдельный трудовой договор, по которому сотрудник работает в свободное от основной работы время.
Для совместительства в ЗУП создаётся отдельный сотрудник (или новое место работы) со своим графиком, окладом и табелем. Для совмещения ничего этого не нужно: сотрудник остаётся на своей позиции штатного расписания, а дополнительная работа компенсируется доплатой. Если ошибочно оформить совмещение как совместительство, в учёте появится лишнее рабочее место, задвоится отчётность и исказится средний заработок.
Сравнение вариантов
Дополнительная работа в основное рабочее время. Оформляется доплатой через документ «Совмещение должностей». Новый график и место работы не создаются.
Отдельный трудовой договор на работу в свободное время. В ЗУП заводится новый сотрудник или новое место работы со своим графиком и начислениями.
Дополнительная работа по той же должности. Оформляется той же доплатой, но без указания иной должности.
Включение механизма совмещения в настройках программы
По умолчанию в части баз документ «Совмещение должностей» недоступен — его нужно включить. Откройте «Настройка» → «Расчёт зарплаты» и перейдите по ссылке «Настройка состава начислений и удержаний». На вкладке «Прочие начисления» (в некоторых релизах — «Учёт отсутствий» или отдельная группа) установите флажок «Совмещение, временное исполнение обязанностей» или аналогичный по названию.
После установки флажка программа автоматически создаст виды расчёта для доплаты за совмещение — обычно это «Доплата за совмещение должностей, исполнение обязанностей» с вариантами расчёта: процентом от ФОТ по совмещаемой должности, фиксированной суммой или процентом от оклада сотрудника. Проверьте, что нужный вам способ расчёта присутствует в списке начислений («Настройка» → «Начисления»).
Если организация ведёт учёт по штатному расписанию, убедитесь, что позиция, которую будет совмещать сотрудник, существует в штатном расписании — документ совмещения может потребовать указать её для расчёта размера доплаты от её ФОТ.
Оформление документа «Совмещение должностей»
Документ находится в разделе «Кадры» → «Все кадровые документы» (кнопка «Создать» → «Совмещение должностей») либо в разделе «Зарплата» → «Совмещения, доплаты» — расположение зависит от релиза. Создайте новый документ и заполните основные поля.
В поле «Сотрудник» выберите работника, в полях «Дата начала» и «Дата окончания» укажите период совмещения. Если срок окончания заранее неизвестен, дату окончания можно оставить пустой — тогда доплата будет начисляться до отмены отдельным документом. Далее укажите совмещаемую должность (позицию штатного расписания) и способ расчёта доплаты: процент от ФОТ совмещаемой должности, процент от собственного оклада или фиксированную сумму.
На вкладке с начислениями проверьте, что программа подставила вид расчёта доплаты и корректный размер. Если совмещение должно отражаться в печатных формах и кадровом учёте, заполните реквизиты приказа — номер и дату. После проверки проведите документ.
- 1Включите «Совмещение, временное исполнение обязанностей» в настройке состава начислений и удержаний
- 2Проверьте наличие вида расчёта доплаты в справочнике «Начисления»
- 3Создайте документ «Совмещение должностей» из раздела «Кадры» или «Зарплата»
- 4Укажите сотрудника, период, совмещаемую должность и размер доплаты
- 5Проверьте начисление на вкладке оплаты и проведите документ
- 6Рассчитайте зарплату за месяц и убедитесь, что доплата вошла в расчёт
Если документа «Совмещение должностей» нет
В некоторых конфигурациях или при нестандартных настройках вместо специализированного документа используется «Кадровый перевод» с добавлением доплаты на вкладке «Оплата труда» либо разовое начисление через документ «Разовое начисление». Это рабочая альтернатива, но у неё есть ограничение: разовые начисления требуют ежемесячного ввода, а кадровый перевод фиксирует изменение условий труда, что не всегда соответствует сути совмещения.
Как доплата рассчитывается в начислении зарплаты
После проведения документа совмещения доплата начинает рассчитываться автоматически в документе «Начисление зарплаты и взносов» за каждый месяц периода совмещения. Если доплата задана процентом от ФОТ совмещаемой должности, программа берёт плановый ФОТ этой позиции, умножает на указанный процент и, как правило, учитывает отработанное сотрудником время по его основному графику.
Это важный момент: при неполностью отработанном месяце (отпуск, больничный, командировка) доплата обычно уменьшается пропорционально отработанным дням — так же, как оклад. Проверьте формулу вида расчёта: если в ней используется показатель «Время в днях» относительно нормы, поведение именно такое. Если по условиям договорённости доплата должна быть фиксированной независимо от отработки, потребуется скорректировать формулу начисления.
Доплата за совмещение входит в базу для расчёта НДФЛ и страховых взносов, а также учитывается в среднем заработке для отпускных и командировок — это стандартное поведение для начислений с соответствующим назначением. Менять эти настройки без необходимости не следует.
Как проверить результат
Строка доплаты появляется у сотрудника с корректной суммой за месяц
Строки нет — проверьте даты документа совмещения и вид расчёта
При отсутствиях сумма доплаты уменьшается пропорционально отработке
Сумма не меняется или обнуляется полностью — проверьте формулу начисления
Доплата видна отдельной строкой в составе начислений
Доплаты нет в листке — документ совмещения не проведён или период не совпадает
Прекращение и изменение совмещения
Если в документе совмещения указана дата окончания, доплата прекратится автоматически с этого момента — отдельных действий не требуется. Если дата окончания не была указана, совмещение отменяется документом «Прекращение совмещения должностей» (создаётся на основании исходного документа или из того же журнала), где указывается дата, с которой доплата больше не начисляется.
Для изменения размера доплаты в середине периода не редактируйте задним числом уже проведённый документ, по которому рассчитана и выплачена зарплата. Корректный путь — прекратить текущее совмещение и создать новое с обновлёнными условиями с нужной даты. Изменение «задним числом» приводит к перерасчётам, которые могут конфликтовать с уже отправленной отчётностью.
Типичные ошибки при оформлении совмещения
Самая частая проблема — доплата не появляется в расчёте зарплаты. Причины почти всегда одни и те же: документ совмещения не проведён, дата начала попадает на следующий месяц, вид расчёта доплаты отключён или в нём снят признак «начисляется ежемесячно». Проверяйте эти точки последовательно, начиная с даты документа.
Вторая группа ошибок связана с путаницей между совмещением и совместительством: кадровик заводит отдельного сотрудника, и в отчётах появляется дубль. Третья типичная ситуация — совмещение оформлено, но забыт срок окончания, и доплата продолжает начисляться месяцами после фактического прекращения дополнительной работы. Раз в квартал полезно проверять действующие совмещения отчётом по плановым начислениям сотрудников.
Проверка результата и контрольные точки
Итоговая проверка выполняется в три шага. Сначала откройте карточку сотрудника и убедитесь, что в списке его плановых начислений присутствует доплата за совмещение с корректным периодом действия. Затем рассчитайте зарплату за ближайший месяц и проверьте сумму доплаты вручную: перемножьте базу (оклад или ФОТ позиции) на процент и сопоставьте с расчётом программы.
Наконец, сформируйте расчётный листок сотрудника — доплата должна отображаться отдельной строкой. Если совмещение должно отражаться в кадровой отчётности (например, в штатной расстановке с доплатами), проверьте соответствующий отчёт из раздела «Кадры» → «Кадровые отчёты».
Что важно запомнить
Совмещение в ЗУП — это плановая доплата через документ «Совмещение должностей», а не новое место работы. Включите механизм в настройках начислений, укажите период и размер доплаты, проверьте расчёт в начислении зарплаты и не забывайте вовремя прекращать совмещение.
Частые вопросы
Нужно ли создавать отдельного сотрудника для совмещения?
Нет. Совмещение выполняется в основное рабочее время, поэтому сотрудник остаётся на своей позиции, а дополнительная работа отражается только доплатой. Отдельный сотрудник создаётся лишь для внутреннего совместительства — это другой режим работы.
Почему доплата за совмещение не попала в расчёт зарплаты?
Проверьте по порядку: проведён ли документ совмещения, попадает ли его дата начала в расчётный месяц, активен ли вид расчёта доплаты в справочнике начислений и не равен ли нулю размер доплаты (например, из-за пустого ФОТ позиции в штатном расписании).
Как оформить совмещение без даты окончания?
Оставьте поле даты окончания пустым — доплата станет бессрочной плановой. Когда дополнительная работа завершится, введите документ «Прекращение совмещения должностей» с датой, с которой доплата отменяется.
Можно ли платить доплату фиксированной суммой, а не процентом?
Да. В документе совмещения выберите способ расчёта фиксированной суммой и укажите её. Учтите, что стандартная формула может уменьшать сумму пропорционально отработанному времени — при необходимости строго фиксированной выплаты проверьте и при необходимости скорректируйте формулу вида расчёта.
Входит ли доплата за совмещение в средний заработок и облагается ли взносами?
Да, стандартный вид расчёта доплаты за совмещение облагается НДФЛ и страховыми взносами и учитывается при расчёте среднего заработка для отпускных, командировок и больничных. Это встроено в настройки начисления, менять их без причины не нужно.
Чем отличается совмещение от временного исполнения обязанностей в ЗУП?
В программе они оформляются одним механизмом — документом «Совмещение должностей» с соответствующим видом доплаты. Различие кадровое: исполнение обязанностей обычно связано с отсутствием основного работника (отпуск, больничный, вакансия), а совмещение — с выполнением работы по другой должности параллельно со своей.