Как в 1С ЗУП сделать перерасчет зарплаты

Перерасчет зарплаты в 1С:ЗУП требуется, когда после расчета и выплаты обнаружилась ошибка: не учтен больничный, неверно введено отсутствие, изменился оклад задним числом или уволенному сотруднику не доначислили компенсацию. Программа умеет отслеживать такие ситуации автоматически и предлагать перерасчеты, но бухгалтеру важно понимать механизм, чтобы не испортить учет НДФЛ и страховых взносов.

Главное правило: уже рассчитанные и проведенные документы прошлых периодов напрямую не редактируют. Вместо этого создаются документы-исправления, сторно или доначисления текущей датой. Так сохраняется история расчетов, корректно формируются корректировочные отчеты (6-НДФЛ, РСВ) и остается аудиторский след.

Когда требуется перерасчет и какие есть варианты

Поводы для перерасчета делятся на несколько типовых ситуаций. Первая — опоздавшие документы: больничный лист принесли после расчета зарплаты, табель скорректировали, командировку оформили задним числом. Вторая — ошибки ввода: неверный оклад, лишнее отсутствие, неправильный процент премии. Третья — изменения законодательства или локальных актов с обратной датой, например индексация окладов с первого числа прошлого месяца.

В зависимости от ситуации применяются разные инструменты. Если исходный документ еще не «ушел» в отчетность и период не закрыт, проще всего исправить сам документ. Если период закрыт и отчеты сданы — используют механизм исправлений: программа создает документ-исправление, который сторнирует неверные суммы и начисляет правильные. Для точечных доначислений есть отдельный документ «Доначисление, перерасчет зарплаты».

Сравнение вариантов

Исправление исходного документа

Подходит, если период открыт и выплата не проведена. Ограничение: после закрытия периода редактирование ломает отчетность.

Документ-исправление по ссылке «Исправить»

Стандартный способ для закрытых периодов: сторно старого и новый расчет текущей датой. Ограничение: исправлять можно только документы, поддерживающие механизм исправлений.

Доначисление, перерасчет зарплаты

Подходит для ручного доначисления суммы без привязки к конкретному ошибочному документу. Ограничение: не сторнирует автоматически, легко задвоить начисление.

Сторнирование начислений

Применяется для полного отказа от ошибочного начисления, например при излишней выплате. Ограничение: требует аккуратной работы с НДФЛ и удержаниями.

Автоматический механизм «Перерасчеты»

ЗУП сам отслеживает ситуации, когда уже рассчитанные суммы стали недостоверными. Например, если после расчета зарплаты ввести больничный за тот же месяц, программа зарегистрирует необходимость перерасчета. Список таких ситуаций находится в разделе «Зарплата» → «Сервис» → «Перерасчеты» (в некоторых релизах — «Зарплата» → «Перерасчеты»).

В журнале перерасчетов видно, какой сотрудник, какой период и какой документ послужил причиной. Если перерасчет актуален, его нужно выполнить: либо доначислить сумму в следующем расчете, либо оформить исправление. Если ситуация уже разрешена вручную, запись в списке можно удалить, чтобы она не мешала при окончательном расчете.

Важно понимать: запись в списке перерасчетов сама по себе ничего не начисляет. Это сигнал-напоминание. Пока вы не создадите документ-исправление или доначисление, суммы в учете не изменятся.

Исправление документа прошлого периода

Стандартный и самый безопасный способ — исправить исходный документ через механизм исправлений. Откройте ошибочный документ (например, «Больничный лист» или «Отсутствие») и нажмите кнопку «Исправить» в командной панели. Программа создаст новый документ-исправление текущей датой.

Документ-исправление при проведении сторнирует результаты исходного документа и рассчитывает суммы заново по правильным данным. Сторно попадает в текущий период, поэтому отчетность прошлых периодов не перезаписывается — корректировка отразится в текущем 6-НДФЛ и РСВ, что соответствует правилам представления уточненных сведений.

У механизма есть ограничение: исправить можно не любой документ, а только тот, для которого предусмотрен режим исправления. Кроме того, если по исходному документу уже была выплата, программа учтет это и скорректирует сумму к выплате в ближайшей ведомости.

1. 1
   Найдите ошибочный документ прошлого периода через журнал или поиск по сотруднику.
2. 2
   Убедитесь, что период закрыт и выплата по документу прошла — тогда редактировать напрямую нельзя.
3. 3
   Нажмите «Исправить» в командной панели документа.
4. 4
   Проверьте заполнение исправления: период, вид расчета, дни, суммы.
5. 5
   Проведите документ-исправление и откройте расчетный листок сотрудника.
6. 6
   Проверьте сторно старой суммы и новое начисление, а также пересчет НДФЛ.
7. 7
   Сформируйте ведомость на выплату разницы или учтите её в ближайшей выплате.

Доначисление и перерасчет вручную

Когда нужно просто доначислить сумму без привязки к конкретному ошибочному документу — например, доплатить премию по приказу за прошлый месяц — используют документ «Доначисление, перерасчет зарплаты» (раздел «Зарплата» → «Доначисления, перерасчеты»). В документе указывают сотрудника, месяц, за который выполняется доначисление, вид расчета и сумму или период для автоматического расчета.

Документ умеет пересчитывать начисления за указанный период: если задать месяц и сотрудника, программа сравнит, что было начислено и что должно быть начислено с учетом новых данных (например, измененного оклада), и доначислит разницу. Это удобно при индексации задним числом.

Ручное доначисление требует внимательности: программа не проверяет, была ли сумма уже учтена другим документом. Перед проведением сверьте расчетный листок сотрудника за корректируемый месяц, чтобы исключить задвоение.

Сторнирование излишне начисленных сумм

Если сотруднику начислили лишнее — например, оплатили дни, которые он фактически не работал, или ошибочно ввели премию, — применяют сторнирование. Для этого есть документ «Сторнирование начислений» (раздел «Зарплата»). Он указывает на сторнируемый документ и при проведении формирует отрицательные суммы по начислениям, НДФЛ и взносам.

Документ работает только с теми начислениями, которые поддерживают сторнирование, и только если исходный документ не был исправлен ранее. В документе можно выбрать режим: сторнировать целиком или частично, скорректировав суммы вручную.

Удержать излишне выплаченную сумму из зарплаты сотрудника можно не всегда — трудовое законодательство ограничивает такие удержания счетными ошибками и случаями, предусмотренными законом. Если удержание невозможно, сумма оформляется как задолженность сотрудника и возвращается через кассу или по соглашению.

Проверка результата: НДФЛ, взносы и отражение в учете

После любого перерасчета обязательна контрольная проверка. Откройте расчетный листок сотрудника за текущий месяц: там должны быть видны сторно старой суммы и новое начисление (или доначисление). Итоговая сумма к выплате должна измениться ровно на величину корректировки с учетом НДФЛ.

Проверьте налоги. В отчете «Анализ НДФЛ по сотруднику» или «Регистр налогового учета по НДФЛ» корректировка должна отразиться с правильной датой получения дохода. Для зарплаты это последний день месяца начисления, для больничных и отпускных — дата выплаты. Неверная дата дохода — частая причина расхождений в 6-НДФЛ.

Страховые взносы пересчитываются автоматически при расчете взносов за текущий период. Сформируйте «Анализ взносов в фонды» и убедитесь, что база и взносы учли корректировку. Наконец, проверьте отражение в бухгалтерском учете: документ «Отражение зарплаты в бухучете» за текущий месяц должен включить и сторно, и новое начисление с правильными проводками.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчетный листок сотрудника

Норма

Видны сторно и новое начисление, итог к выплате изменился на сумму корректировки

Тревожный признак

Сумма задублирована без сторно или корректировки нет вовсе

НДФЛ

Норма

Налог пересчитан, дата дохода соответствует виду выплаты

Тревожный признак

Разница по НДФЛ зависла, дата дохода не совпадает с правилами

Страховые взносы

Норма

База и взносы текущего периода учитывают корректировку

Тревожный признак

Взносы посчитаны от старой базы

Ведомость на выплату

Норма

Разница попала в ближайшую выплату или оформлена отдельной ведомостью

Тревожный признак

Долг перед сотрудником висит без движения

Особые ситуации: уволенные сотрудники и запрет изменения данных

Перерасчет по уволенному сотруднику выполняется теми же инструментами: исправлением документа или доначислением. Особенность в том, что выплатить доначисление нужно отдельной ведомостью — в списке «Ведомости в банк» уволенный доступен для выбора. Не забудьте, что при изменении дохода уволенного может потребоваться уточненный 6-НДФЛ за период увольнения.

Если в базе установлена дата запрета изменения данных (раздел «Администрирование» → «Поддержка и обслуживание»), документы прошлых периодов физически нельзя изменить — и это правильно. Механизм исправлений работает поверх запрета: исправление создается текущей датой и не нарушает закрытый период.

При массовых перерасчетах — например, индексации окладов задним числом по всему подразделению — используйте документ «Изменение оплаты сотрудников» с датой в прошлом периоде, а затем доначисление разницы. Перед массовой операцией протестируйте сценарий на одном-двух сотрудниках и сверьте результат с ручным расчетом.

Частые вопросы

Можно ли просто перепровести документ «Начисление зарплаты» прошлого месяца?

Технически — да, если период не закрыт датой запрета. Но это изменит уже сданную отчетность по НДФЛ и взносам, и придется сдавать уточненные расчеты. Правильный путь — документ-исправление или доначисление текущей датой.

Что делать, если кнопка «Исправить» в документе недоступна?

Значит, для этого вида документа механизм исправлений не предусмотрен или документ уже исправлен. Используйте «Доначисление, перерасчет зарплаты» для доплаты разницы или «Сторнирование начислений» для отмены суммы, затем введите корректный документ.

Как перерасчет повлияет на средний заработок для отпускных?

Доначисленные и сторнированные суммы попадают в базу среднего заработка за те месяцы, к которым относятся. Если после перерасчета сотрудник идет в отпуск, средний пересчитается автоматически. Ранее выплаченные отпускные при изменении базы корректируют отдельным решением — автоматически они не пересчитываются.

Нужно ли сдавать уточненный 6-НДФЛ после перерасчета?

Зависит от того, в каком периоде отразилась корректировка. Если исправление проведено текущей датой и отчетность за прошлый период была верной на момент сдачи, корректировка попадает в текущий расчет. Если ошибка исказила уже сданные данные (например, неверно указана дата дохода), уточненный расчет за тот период обязателен.

Сотруднику излишне выплатили зарплату. Как вернуть деньги через ЗУП?

Сначала оформите сторнирование начислений — в учете образуется задолженность сотрудника. Дальше возможны варианты: удержание из следующей зарплаты (в пределах, допустимых законом, и при наличии оснований), добровольный возврат через кассу с оформлением операции возврата задолженности. Просто «обнулить» долг без документа нельзя — он будет висеть в отчетах по задолженности.

Почему после перерасчета в ведомости не появилась сумма к доплате?

Проверьте, проведен ли документ перерасчета и попал ли он в период, за который формируется ведомость. Также убедитесь, что доначисленная сумма не перекрыта ранее выплаченным авансом или удержаниями — тогда к выплате будет ноль. Откройте расчетный листок: если долг перед сотрудником есть, а в ведомость он не попадает, проверьте дату ведомости и настройки выплаты.