Как в 1С:ЗУП сделать аванс: настройка, расчет и выплата

Аванс в 1С:ЗУП — это выплата зарплаты за первую половину месяца, которую работодатель обязан производить по Трудовому кодексу. В программе существует несколько способов расчета аванса: фиксированной суммой, процентом от оклада (тарифа) и расчетом за фактически отработанное время. Выбор способа задается в настройках учетной политики и влияет на то, какие документы и отчеты будут формироваться.

Ключевой момент: в ЗУП аванс не является отдельным начислением, как зарплата. Он либо выплачивается «вслепую» (фиксированная сумма или процент), либо рассчитывается документом «Начисление за первую половину месяца». От этого зависит, удерживается ли НДФЛ сразу при выплате аванса и как ведется расчет с бюджетом.

Ниже разобраны все этапы: проверка настроек, выбор способа расчета, формирование ведомостей, удержание НДФЛ, контроль результата и разбор типичных ошибок, с которыми сталкиваются расчетчики.

Проверка настроек перед расчетом аванса

Прежде чем выплачивать аванс, убедитесь, что в программе корректно заданы базовые настройки. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» → вкладка «Учетная политика и другие настройки» → «Бухучет и выплата зарплаты». Именно здесь указывается дата выплаты аванса и зарплаты, а также способ расчета аванса.

Проверьте, что в графиках работы сотрудников заполнен производственный календарь — без этого расчет за фактически отработанное время первой половины месяца будет некорректным. Также убедитесь, что у сотрудников назначены плановые начисления (оклад, тарифная ставка), иначе авансу просто не из чего будет рассчитываться.

Отдельно проверьте настройку учета НДФЛ: в актуальных релизах ЗУП датой получения дохода по авансу считается день выплаты, и налог исчисляется при каждой выплате. Если конфигурация давно не обновлялась, поведение программы может отличаться от требований законодательства.

Выбор способа расчета аванса

1С:ЗУП поддерживает три способа расчета аванса. Способ задается в учетной политике организации, а для отдельных сотрудников может быть переопределен в кадровых документах (прием на работу, кадровый перевод, изменение оплаты труда).

• Фиксированной суммой — сотруднику каждый месяц выплачивается одна и та же сумма. Простой вариант, но при неполном отработанном времени возможна переплата.
• Процентом от тарифа — например, 40% от оклада. Сумма следует за изменением оклада, но не учитывает фактические отсутствия.
• Расчетом за первую половину месяца — программа считает начисления пропорционально отработанному времени с 1 по 15 число. Самый точный и безопасный с точки зрения требований трудового законодательства вариант.

Сравнение вариантов

Фиксированная сумма

Подходит для стабильных окладов без отсутствий. Риск переплаты при больничных и отпусках в первой половине месяца.

Процент от тарифа

Удобен при массовых расчетах. Не учитывает невыходы, возможна переплата, которую придется сторнировать.

Расчет за первую половину месяца

Учитывает фактически отработанное время и отсутствия. Требует введения документа начисления и актуальных табелей.

Рекомендуемый вариант для большинства организаций — расчет за первую половину месяца: он исключает ситуацию, когда аванс оказался больше итоговой зарплаты, и снижает риск претензий при проверках. Фиксированная сумма оправдана только в небольших компаниях с гарантированно полной занятостью сотрудников.

Как установить аванс сотруднику

Если способ расчета аванса отличается от общего по организации, его задают индивидуально. Откройте карточку сотрудника или документ приема на работу и найдите поле «Аванс». Там можно указать сумму, процент от тарифа или вариант «Рассчитывается за первую половину месяца».

При массовом изменении условий используйте документ «Изменение аванса» (раздел «Зарплата» или «Кадры», в зависимости от релиза). Он позволяет установить новый способ расчета сразу списку сотрудников с указанной даты, не редактируя каждого вручную.

Обратите внимание: если сотрудник принят в середине месяца, аванс за первую половину ему обычно не положен — программа при расчете за отработанное время учтет это автоматически, а вот при фиксированной сумме выплату придется контролировать вручную.

Расчет аванса за первую половину месяца

Если выбран расчет за фактически отработанное время, создайте документ «Начисление за первую половину месяца»: раздел «Зарплата» → «Начисления за первую половину месяца» → «Создать». Укажите месяц начисления и организацию, даты периода (1–15 число) программа подставит сама.

Нажмите кнопку «Заполнить» — в табличную часть попадут все сотрудники, у которых назначен расчет аванса этим способом. Программа рассчитает начисления пропорционально отработанному времени по графику, учтет отсутствия (больничные, отпуска, командировки), а также исчислит НДФЛ и покажет сумму к выплате.

Проверьте результат по отдельным сотрудникам: двойной клик по строке открывает расшифровку расчета. Убедитесь, что учтены введенные до 15 числа документы отсутствий — если больничный зарегистрирован после проведения начисления, аванс будет завышен.

1. 1
   Проверьте актуальность производственного календаря и графиков работы
2. 2
   Введите все отсутствия сотрудников за 1–15 число (больничные, отпуска)
3. 3
   Создайте документ «Начисление за первую половину месяца» и нажмите «Заполнить»
4. 4
   Проверьте суммы начислений и НДФЛ по сотрудникам
5. 5
   Проведите документ и сформируйте ведомость на выплату
6. 6
   Выберите в ведомости вид выплаты «Аванс», заполните и проведите
7. 7
   Сверьте выплаченные суммы с расчетным листком и отчетом по НДФЛ

Выплата аванса через ведомости

Выплата оформляется документами группы «Ведомости»: в банк, в кассу, через раздатчика или на счета (раздел «Выплаты»). Создайте нужную ведомость, в поле «Выплачивать» выберите «Аванс» и нажмите «Заполнить» — программа подтянет сотрудников и суммы к выплате.

Если аванс выплачивается фиксированной суммой или процентом, ведомость возьмет суммы из условий трудового договора. Если аванс рассчитан документом «Начисление за первую половину месяца», в ведомость попадут рассчитанные суммы за минусом НДФЛ.

Для выплаты на зарплатные карты в рамках зарплатного проекта используйте «Ведомость в банк» с указанием зарплатного проекта. После подтверждения банка зачислите суммы и при необходимости сформировайте подтверждение зачисления. Для выгрузки в клиент-банк используйте стандартный обмен — файл формируется из ведомости.

После проведения ведомости проверьте, что в учете зарегистрирована выплата: откройте расчетный листок сотрудника за месяц — там должна появиться строка «Выплачено: аванс» с датой ведомости.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчетный листок сотрудника

Норма

Видны начисление аванса, НДФЛ и строка выплаты с датой ведомости

Тревожный признак

Выплата есть, а начисления нет — значит, аванс выплачен без расчета, возможна переплата

Отчет «Анализ НДФЛ» или регистр налога

Норма

Налог с аванса исчислен с датой получения дохода, равной дате выплаты

Тревожный признак

НДФЛ с аванса отсутствует или дата дохода некорректна

Остаток задолженности на конец месяца

Норма

После окончательного расчета долг перед сотрудником равен зарплате минус аванс и НДФЛ

Тревожный признак

Возникла отрицательная задолженность — признак переплаты аванса

НДФЛ и взносы при выплате аванса

По действующим правилам датой фактического получения дохода в виде оплаты труда считается день выплаты, поэтому НДФЛ исчисляется и с аванса тоже. В актуальных релизах ЗУП это происходит автоматически: при расчете аванса документом «Начисление за первую половину месяца» налог считается в нем, при выплате фиксированного аванса — в ведомости.

Проверьте, что в ведомости на выплату аванса стоит корректная дата и заполнена колонка НДФЛ. Удержанный налог попадет в уведомление по ЕНП в составе общей суммы за период. Ошибка в дате ведомости приведет к неверному периоду удержания и расхождениям при сдаче отчетности.

Страховые взносы с аванса отдельно не начисляются — они рассчитываются в целом за месяц документом «Начисление зарплаты и взносов». Аванс входит в базу взносов как часть месячного дохода.

Если после выплаты аванса сотрудник принес больничный, закрывающий часть первой половины месяца, не торопитесь вручную править документы. При окончательном расчете за месяц программа пересчитает начисления и НДФЛ, а переплата отразится в ведомости за месяц. Сторнирование потребуется только если переплата превышает итоговую сумму к выплате.

Типичные ошибки и как их избежать

Большинство проблем с авансом возникает не из-за программы, а из-за несвоевременно введенных данных. Отсутствия, введенные задним числом, неактуальные графики и ручное редактирование сумм в ведомости — главные источники расхождений.

Если ведомость заполняется пустой, проверьте по порядку: выбран ли вид выплаты «Аванс», есть ли рассчитанный документ начисления за первую половину месяца, не выплачен ли аванс ранее другой ведомостью. Повторно заполнить уже выплаченный аванс программа не даст — это защита от двойной выплаты.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли выплатить аванс без документа «Начисление за первую половину месяца»?

Да, если в учетной политике или у сотрудника выбран способ «фиксированной суммой» или «процентом от тарифа». Тогда ведомость на выплату возьмет сумму напрямую из условий оплаты труда. При способе «расчет за первую половину месяца» документ начисления обязателен — без него ведомость не заполнится.

Почему ведомость на аванс заполняется нулевыми суммами?

Чаще всего причины: не проведен документ «Начисление за первую половину месяца», аванс уже выплачен другой ведомостью, у сотрудника не назначено плановое начисление или выбран неверный вид выплаты. Проверяйте в указанном порядке, начиная с расчетного документа.

Нужно ли платить аванс сотруднику, принятому в середине месяца?

Если сотрудник принят после 15 числа, за первую половину месяца у него нет отработанного времени, и аванс не начисляется. При расчетном способе программа учтет это автоматически. При фиксированном авансе проверьте список вручную, чтобы не выплатить лишнее.

Что делать, если аванс оказался больше итоговой зарплаты за месяц?

Переплата отразится как отрицательная сумма к выплате при окончательном расчете. Удержать ее из следующих выплат можно только в пределах, разрешенных законодательством (как правило, не более 20% от выплаты), либо с письменного согласия сотрудника. Чтобы избежать таких ситуаций, используйте расчет аванса за фактически отработанное время.

Перечислять ли НДФЛ сразу после выплаты аванса?

НДФЛ, удержанный при выплате аванса, включается в общую сумму налога за период и перечисляется в рамках единого налогового платежа в установленные сроки. В программе сумма попадет в уведомление по ЕНП автоматически при формировании отчетности — главное, чтобы дата ведомости была корректной.

Как изменить способ расчета аванса для всех сотрудников сразу?

Используйте документ «Изменение аванса»: укажите дату, с которой действует новый способ, добавьте сотрудников списком и задайте новые условия. Документ изменит условия в кадровом учете без редактирования каждой карточки вручную.