Как в 1С ЗУП рассчитать среднесписочную численность работников

Среднесписочная численность (ССЧ) — обязательный показатель, который организации сдают в налоговую инспекцию и используют для статистической отчётности, расчёта льгот и проверки права на спецрежимы. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) этот показатель рассчитывается автоматически, но корректность результата напрямую зависит от качества кадровых данных в базе.

Основной инструмент — типовой отчёт «Среднесписочная численность работников». Он находится в разделе «Отчёты, справки» — «Отчёты по персоналу». Отчёт строится на основании регистров кадрового учёта: программа анализирует периоды работы каждого сотрудника, занятость (ставка или доля ставки), вид занятости и график работы, затем применяет правила расчёта, установленные указаниями Росстата.

Прежде чем формировать отчёт, важно понимать, какие категории работников включаются в расчёт, а какие исключаются, и убедиться, что в базе нет «висящих» сотрудников без увольнения, непроведённых документов и дублей физлиц. Ниже разобран весь цикл: от проверки данных до сверки результата.

Где находится отчёт и как его сформировать

Откройте раздел «Отчёты, справки» в главном меню программы. В группе «Отчёты по персоналу» выберите пункт «Среднесписочная численность работников». Если отчёта нет в списке, проверьте права пользователя или найдите его через «Все отчёты» внизу панели навигации.

В форме отчёта укажите период — обычно год для отчётности в ИФНС или произвольный месяц/квартал для внутренних целей. При необходимости задайте отбор по организации или подразделению. Нажмите «Сформировать» — программа выведет таблицу с расчётом по месяцам и итоговым значением за период.

1. 1
   Откройте «Отчёты, справки» — «Отчёты по персоналу» — «Среднесписочная численность работников»
2. 2
   Укажите период расчёта и при необходимости отбор по организации
3. 3
   Нажмите «Сформировать» и дождитесь построения таблицы
4. 4
   Проверьте помесячную детализацию и итог за период
5. 5
   При расхождениях расшифруйте значение двойным щелчком по ячейке

Полезная особенность отчёта — расшифровка. Двойной клик по числу открывает список сотрудников, вошедших в расчёт конкретного месяца, с указанием периодов работы и коэффициентов занятости. Это главный инструмент проверки: любое подозрительное значение можно разложить до конкретного человека и документа.

Какие данные влияют на расчёт

Отчёт строится не «по фамилии в списке», а по движениям кадровых регистров. На результат влияют: документы «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение», а также «Отпуск по уходу за ребёнком» и другие отсутствия, изменяющие учёт в численности. Если сотрудник принят, но документ не проведён, в расчёт он не попадёт.

Ключевой параметр — занятость. Сотрудник на полной ставке учитывается как единица, на 0,5 ставки — пропорционально отработанному времени по правилам для неполного рабочего времени. Внешние совместители и работники по договорам ГПХ в среднесписочную численность не включаются — программа исключает их по виду занятости, указанному при приёме.

Отдельно проверьте сотрудниц в отпуске по беременности и родам и по уходу за ребёнком: по правилам статистики они исключаются из ССЧ. В ЗУП это обрабатывается автоматически, если отпуск оформлен соответствующим документом, а не просто «человек не выходит на работу».

Подготовка базы перед расчётом

Самая частая причина неверной ССЧ — не кадровая методика, а «мусор» в данных. Перед формированием отчёта пройдитесь по списку сотрудников и убедитесь, что все фактически уволенные оформлены документом «Увольнение» с корректной датой. Сотрудник без увольнения будет «висеть» в численности до бесконечности.

Проверьте, что все приёмы и переводы проведены, а не сохранены в состоянии черновика. Непроведённый документ отображается в журнале, но не делает движений по регистрам — для отчёта такого сотрудника не существует. Также убедитесь, что у сотрудников корректно заполнены графики работы: они нужны для учёта неполного времени.

Третья типовая проблема — дубли физических лиц. Если один и тот же человек заведён дважды (например, при повторном приёме создали новое физлицо), программа может учесть его некорректно. Используйте сервис «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование») и объедините повторные карточки до расчёта.

Проверка и расшифровка результата

После формирования отчёта сопоставьте итог со здравым смыслом: число должно быть близко к количеству реально работающих сотрудников с поправкой на неполную занятость и исключаемые категории. Резкие скачки между месяцами без объективных причин (массовый приём или увольнение) — сигнал искать ошибку в данных.

Расшифруйте спорные месяцы: двойной щелчок по ячейке покажет список сотрудников и их вклад в показатель. Проверьте, нет ли в списке уволенных ранее людей, сотрудников ГПХ или внешних совместителей. Каждое такое включение указывает на неверно заполненный вид занятости или отсутствующий документ увольнения.

Контрольные точки

Как проверить результат

Состав расшифровки месяца

Норма

Только основные работники и внутренние совместители с корректными периодами

Тревожный признак

Присутствуют уволенные, внешние совместители или сотрудники ГПХ

Динамика по месяцам

Норма

Плавные изменения, соответствующие кадровым событиям

Тревожный признак

Резкие скачки без массовых приёмов или увольнений

Доли ставок

Норма

Сотрудники на 0,5 ставки учтены пропорционально

Тревожный признак

Неполная занятость учтена как целая единица

Типичные ошибки и их устранение

Ошибка первая — неверный вид занятости при приёме. Если внешний совместитель принят как «основное место работы», он завысит ССЧ. Исправляется кадровым переводом или корректировкой документа приёма с указанием правильного вида занятости.

Ошибка вторая — увольнение оформлено, но не проведено, либо проведено неверной датой. Отчёт продолжит считать человека работающим. Найдите документ в журнале «Все кадровые документы», проверьте дату и проведите. После исправлений отчёт нужно сформировать заново — кэш результата не обновляется сам.

Ошибка третья — сравнение ССЧ из ЗУП с числом из других источников без учёта методики. Списочная численность, средняя численность и среднесписочная — разные показатели. Убедитесь, что вы сравниваете именно ССЧ и за один и тот же период.

Особые ситуации: неполное время, совместители, сезонность

Неполное рабочее время

Сотрудники, работающие неполное время по соглашению, учитываются пропорционально отработанному времени. Программа рассчитывает это по графику работы, поэтому важно, чтобы для таких сотрудников был назначен корректный график неполного времени, а не общий пятидневный. Категории, которым неполное время установлено по закону (например, несовершеннолетние), учитываются как целые единицы — программа различает эти случаи по настройкам графика.

Совместители и ГПХ

Внутренние совместители учитываются один раз — как целая единица по основному месту. Внешние совместители и исполнители по договорам гражданско-правового характера в ССЧ не входят вовсе. Если в расшифровке вы видите таких людей — проверяйте вид занятости в карточке сотрудника и в документе приёма.

Организация работала неполный год

Если организация создана в середине года или работала сезонно, ССЧ за год всё равно делится на 12 месяцев, а за месяц — на полное число календарных дней. Типовой отчёт ЗУП учитывает это правило автоматически, но при ручной сверке не забудьте применить то же деление, иначе получите расхождение.

Когда типового отчёта недостаточно

В большинстве случаев штатного отчёта хватает. Доработка или настройка через «Изменить вариант отчёта» требуется, если нужны нестандартные отборы — например, ССЧ по конкретному подразделению с учётом территорий, или выгрузка в специфическом формате. В режиме настройки можно добавить группировки и отборы без изменения конфигурации.

Если методика расчёта в вашей отрасли отличается от стандартной или требуется свод по группе компаний, задачу решают через консоль отчётов СКД или внешний отчёт. Это уже работа для специалиста по 1С: самостоятельная правка запросов без понимания структуры регистров может дать неочевидно неверный результат.

Сравнение вариантов

Типовой отчёт «Среднесписочная численность»

Подходит для стандартной отчётности в ИФНС и внутреннего контроля; не требует настройки, ограничен типовой методикой

Настройка варианта отчёта

Подходит для отборов по подразделениям и дополнительных группировок; требует аккуратности, чтобы не сломать расчётное поле

Внешний отчёт или доработка

Подходит для нестандартной методики или консолидации по группе компаний; требует привлечения разработчика и тестирования

Частые вопросы

Почему в отчёте сотрудник числится, хотя он уволился?

Скорее всего, документ «Увольнение» не проведён или проведён неверной датой. Откройте журнал кадровых документов, найдите увольнение, проверьте дату и проведите документ, затем сформируйте отчёт заново.

Входят ли внешние совместители в среднесписочную численность?

Нет. По правилам статистики внешние совместители в ССЧ не включаются. В ЗУП они исключаются автоматически по виду занятости — если при приёме корректно указано «Внешний совместитель».

Как учитывается сотрудник на полставки?

Пропорционально отработанному времени на основании его графика работы. Если сотруднику назначен график неполного времени, программа рассчитает долю автоматически; при общем графике учёт будет неверным.

Нужно ли включать сотрудниц в декретном отпуске?

Нет, работницы в отпуске по беременности и родам и по уходу за ребёнком исключаются из ССЧ. В ЗУП это работает, если отпуск оформлен соответствующим документом, а не зафиксирован только фактически.

Отчёт показывает дробное число — это ошибка?

Нет, это нормально. ССЧ — средний показатель и почти всегда дробный. Для отчётности применяются правила округления: дробную часть обычно округляют до целых по арифметическим правилам.

Можно ли посчитать ССЧ за произвольный период, например квартал?

Да, в отчёте можно задать любой период. Программа рассчитает помесячные значения и среднее за указанный интервал по стандартной методике.