Как в 1С ЗУП провести прогул сотрудника

Прогул — отсутствие сотрудника на рабочем месте без уважительной причины. В 1С:ЗУП такое отсутствие нужно зарегистрировать корректно: от этого зависят расчёт зарплаты, табель учёта рабочего времени, стаж для отпуска и, при необходимости, основание для дисциплинарного взыскания вплоть до увольнения. Просто «не начислить зарплату» за день отсутствия недостаточно — программа должна получить документ, фиксирующий сам факт отклонения от графика.

В конфигурации для этого предусмотрен специальный документ «Прогул, отсутствие по невыясненной причине» (в ранних релизах — «Прогул»), а также альтернативный механизм через отсутствия в документе «Данные для расчёта зарплаты». Выбор способа зависит от того, подтверждена ли причина отсутствия и как у вас настроен учёт.

Ниже разобраны оба варианта, настройка видов расчёта, влияние прогула на табель и зарплату, а также типичные ошибки, из-за которых отсутствие «теряется» или, наоборот, ошибочно обнуляет оплату за отработанные дни.

Какой документ регистрирует прогул и где его найти

Основной инструмент — документ «Прогул, отсутствие по невыясненной причине». Он расположен в разделе «Кадры» → «Прогулы, отсутствия по невыясненной причине», а также дублируется в разделе «Зарплата» → «Все отсутствия сотрудников» (если в настройках включён соответствующий учёт). Если документа нет в интерфейсе, проверьте права пользователя и функциональность программы.

Документ позволяет зарегистрировать два состояния: «Прогул» — когда факт отсутствия без уважительной причины уже установлен, и «Отсутствие по невыясненной причине» — когда сотрудник не вышел, но причина ещё не подтверждена. Второй вариант важен на практике: по ТК РФ увольнять за прогул можно только после выяснения обстоятельств, поэтому сначала отсутствие обычно фиксируют как невыясненное, а после получения объяснений переквалифицируют.

Документ может оформляться на целый месяц или на произвольный период внутри месяца. Допускается регистрация отсутствия на несколько сотрудников сразу — для этого в табличную часть добавляют список работников с указанием дат для каждого.

Пошаговое оформление прогула

Стандартная последовательность действий выглядит так. Сначала убедитесь, что за период отсутствия ещё не выполнен окончательный расчёт зарплаты — иначе потребуется сторнирование или перерасчёт.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Прогулы, отсутствия по невыясненной причине» и создайте новый документ.
2. 2
   Укажите организацию, месяц начисления и дату документа.
3. 3
   Добавьте сотрудника и задайте период отсутствия: дату начала и окончания.
4. 4
   Выберите вид отсутствия: «Прогул» или «Отсутствие по невыясненной причине».
5. 5
   Проверьте, что в документе корректно определился вид времени для табеля (ПР или НН).
6. 6
   Проведите документ, затем выполните расчёт зарплаты за месяц и проверьте табель.

После проведения документа программа автоматически исключает дни отсутствия из оплачиваемого времени: оклад или тариф будет начислен пропорционально фактически отработанным дням. Отдельно создавать документ «невыплаты» не требуется — именно регистрация отсутствия отменяет начисление.

Если прогул длится несколько месяцев (сотрудник не выходит длительное время), документ создают в каждом расчётном месяце либо на весь период — в зависимости от релиза конфигурации. Ориентируйтесь на то, чтобы в каждом месяце отсутствие попало в табель.

Настройка видов отсутствий и кодов табеля

За отражение в табеле отвечают виды времени: «Прогулы» (код ПР) и «Отсутствие по невыясненным причинам» (код НН). Это предопределённые элементы классификатора видов использования рабочего времени, изменять их не нужно — достаточно правильно выбрать вид отсутствия в документе.

Если в вашей организации используются нестандартные коды (например, цифровые вместо буквенных), проверьте настройку табеля в разделе «Настройка» → «Реквизиты и настройки учёта времени». Но в типовой поставке буквенные коды ПР и НН подставляются автоматически.

Обратите внимание: вид расчёта для прогула не начисляет оплату, он лишь «вытесняет» основные начисления. Если в вашей базе прогул почему-то оплачивается, значит, кто-то создал пользовательский вид расчёта с начислением — такую настройку нужно исправить, иначе расчёт будет неверным.

Как прогул влияет на зарплату, отпуск и стаж

При расчёте зарплаты дни прогула исключаются из нормы и из фактически отработанного времени. Например, при окладной системе сотрудник получит оклад, делённый на норму дней и умноженный на число отработанных дней без учёта прогулов. Премии, зависящие от отработанного времени, также уменьшатся автоматически, если в их формуле использован показатель времени.

Прогул влияет и на кадровые показатели. Периоды прогула не включаются в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, — программа учитывает это при расчёте остатков отпусков, если отсутствие зарегистрировано корректным документом, а не «вручную» в табеле.

На средний заработок прогул влияет косвенно: дни отсутствия и начисления за них исключаются из расчётной базы. Если прогул зарегистрирован задним числом после расчёта отпускных или командировки, может потребоваться перерасчёт среднего заработка.

Проверка результата: табель и расчётный листок

После проведения документа и расчёта зарплаты обязательно сверьте два отчёта. В табеле учёта рабочего времени («Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Табель учёта рабочего времени (Т-13)») дни отсутствия должны быть отмечены кодом ПР или НН, а не «Я» и не пустыми ячейками.

В расчётном листке сотрудника начисление по окладу должно быть уменьшено пропорционально дням прогула. Если сумма не изменилась — значит, документ отсутствия не проведён, проведён не в том месяце или сотруднику назначен вид расчёта, не зависящий от времени.

Контрольные точки

Как проверить результат

Табель Т-13 за месяц

Норма

Дни отсутствия отмечены кодом ПР или НН

Тревожный признак

Стоит код Я или пусто — отсутствие не зарегистрировано

Расчётный листок

Норма

Оклад начислен пропорционально отработанным дням

Тревожный признак

Начислен полный оклад за полный месяц

Остатки отпусков

Норма

Период прогула исключён из отпускного стажа

Тревожный признак

Стаж не изменился при длительном прогуле

Альтернативные способы и смежные ситуации

Отсутствие в течение части дня

Если сотрудник отсутствовал несколько часов, а не целый день, документ «Прогул» позволяет указать отсутствие в часах — для этого в настройках расчёта зарплаты должен быть включён учёт отсутствий внутри смены. В табеле тогда отразится отработанное время и часы прогула за один день.

Длительное отсутствие без связи

Когда сотрудник не выходит на работу продолжительное время и причина неизвестна, корректнее регистрировать «Отсутствие по невыясненной причине» (НН), а не прогул. Это защищает работодателя: если впоследствии выяснится уважительная причина (больничный, чрезвычайные обстоятельства), документ НН проще сторнировать, чем отменять дисциплинарное взыскание.

Увольнение за прогул

Если принято решение об увольнении по подпункту «а» пункта 6 части 1 статьи 81 ТК РФ, в ЗУП оформляется обычное «Увольнение» с соответствующим основанием. Документ прогула при этом служит учётным подтверждением периода отсутствия. День увольнения — последний день, предшествующий первому дню прогула, либо день, определённый приказом, — согласуйте дату с кадровой службой, так как от неё зависит окончательный расчёт.

Частые вопросы

Чем отличаются коды ПР и НН в табеле?

ПР — подтверждённый прогул без уважительной причины, НН — отсутствие по невыясненной причине. НН применяют, пока обстоятельства проверяются; после выяснения его либо заменяют на ПР, либо сторнируют, если причина оказалась уважительной (например, появился больничный).

Сотрудник принёс больничный после того, как оформили прогул. Что делать?

Сторнируйте или отмените документ прогула за дни, перекрытые листком нетрудоспособности, затем введите документ «Больничный лист» и выполните перерасчёт зарплаты за затронутый период.

Можно ли оформить прогул сразу на нескольких сотрудников?

Да, документ «Прогул, отсутствие по невыясненной причине» поддерживает табличную часть со списком сотрудников — для каждого указывается свой период отсутствия. Это удобно при массовых отклонениях.

Почему после проведения документа оклад не уменьшился?

Проверьте три момента: документ проведён в том же месяце, что и расчёт; начисление сотрудника зависит от отработанного времени; после ввода документа выполнен повторный расчёт зарплаты (документ сам по себе не пересчитывает уже рассчитанные начисления).

Нужно ли регистрировать прогул, если сотрудник увольняется?

Да. Документ прогула фиксирует период отсутствия, корректно закрывает табель и стаж, а также служит учётным основанием для увольнения по соответствующей статье. Без него дни отсутствия попадут в расчёт как отработанные.

Как оформить прогул на несколько часов, а не на весь день?

Включите в настройках расчёта зарплаты учёт внутрисменных отсутствий, затем в документе прогула укажите период с точностью до часов. В табеле день разделится на отработанные часы и часы прогула.