Другое · 10 мин
Как в 1С:ЗУП провести инвалидность сотрудника
Пошаговая инструкция: как в 1С:ЗУП указать инвалидность сотрудника, настроить льготы по НДФЛ и взносам, контроль сроков и проверка начислений.
Когда сотрудник приносит справку об установлении инвалидности (МСЭ) или индивидуальную программу реабилитации (ИПРА), бухгалтеру нужно отразить этот статус в 1С:ЗУП: от данных зависят вычеты по НДФЛ, льготные тарифы страховых взносов, особые условия труда и кадровые документы. Если данные не внести или внести с ошибкой, программа продолжит считать налоги и взносы по стандартным правилам — и придётся делать перерасчёты задним числом.
В типовой конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом инвалидность хранится в карточке физического лица, а не в карточке сотрудника. Это принципиально: сведения о здоровье относятся к человеку, а не к конкретному месту работы. Дополнительно настраиваются налоговые льготы, график работы и при необходимости — перевод на должность с особыми условиями труда.
Ниже разобран полный сценарий: от получения документов до проверки начислений, включая типичные ошибки и контроль сроков действия справки.
Какие документы запросить у сотрудника
До внесения данных в программу убедитесь, что у вас есть основание. Основной документ — справка об установлении инвалидности, выданная бюро медико-социальной экспертизы. В ней указаны группа инвалидности (I, II, III), дата установления и срок, на который она назначена: бессрочно или до даты следующего переосвидетельствования.
Второй важный документ — индивидуальная программа реабилитации и абилитации (ИПРА). Именно из неё берутся рекомендации по условиям труда: сокращённая неделя, запрет ночных смен, ограничение вредных факторов, необходимость спецрабочего места. Без ИПРА вы не сможете корректно настроить график и условия труда, а сотрудник при проверке может предъявить претензии.
Для вычета по НДФЛ дополнительно нужно заявление сотрудника на стандартный вычет. Сама справка вычет автоматически не включает — заявление обязательно.
Куда внести данные об инвалидности в карточке физлица
Откройте справочник «Физические лица» (раздел «Настройка» или «Кадры» в зависимости от релиза) и найдите нужного человека. В карточке перейдите по ссылке «Инвалидность» — обычно она находится в блоке личных данных рядом с группами доступа и семейным положением.
В форме укажите: дату начала действия справки, дату окончания (если инвалидность временная), группу инвалидности и реквизиты справки. Если инвалидность установлена бессрочно, дату окончания не заполняйте — программа будет считать статус действующим без ограничения по времени.
После записи программа начнёт учитывать инвалидность при расчёте НДФЛ и при формировании кадровых отчётов. Проверьте, что статус подтянулся в карточку сотрудника: откройте сотрудника и убедитесь, что данные физлица отображаются корректно.
- 1Получите справку МСЭ, ИПРА и заявление на вычет от сотрудника
- 2Откройте карточку физического лица и перейдите по ссылке «Инвалидность»
- 3Заполните группу, период действия и реквизиты справки, запишите
- 4Проверьте вычет по НДФЛ в документе «Заявление на вычеты НДФЛ»
- 5Настройте график и условия труда по ИПРА при необходимости
- 6Сделайте пробный расчёт зарплаты и сверьте НДФЛ и взносы
Настройка вычета по НДФЛ
Сотрудникам с инвалидностью I или II группы положен стандартный вычет 500 рублей в месяц. Для инвалидов с детства и некоторых других категорий действуют свои правила — сверяйте с Налоговым кодексом и текстом справки. В ЗУП вычет оформляется документом «Заявление на вычеты НДФЛ» (раздел «Налоги и взносы» или «Кадры»).
Создайте документ, выберите сотрудника, укажите дату начала применения и вид вычета. Программа применит его с указанного месяца при очередном расчёте зарплаты. Если инвалидность установлена задним числом и вычет нужен с начала года, укажите соответствующую дату — НДФЛ будет пересчитан при следующем расчёте.
Помните про ограничение: стандартный вычет 500 руб. применяется без лимита по доходу (в отличие от детских вычетов), но только по одному основанию. Если сотруднику положено несколько вычетов разного вида, применяется наибольший.
Страховые взносы и льготные тарифы
Пониженные тарифы взносов на выплаты инвалидам применяют не все работодатели: льгота предусмотрена для общественных организаций инвалидов и организаций с определённой долей инвалидов в штате, а также для некоторых спецрежимов. Обычная коммерческая организация платит взносы с выплат инвалиду по общему тарифу — сам факт инвалидности сотрудника тариф не меняет.
Если ваша организация имеет право на льготу, она настраивается в учётной политике: раздел «Настройка» — «Организации» — вкладка «Учётная политика и другие настройки» — «Учётная политика». Там выбирается вид тарифа. Данные об инвалидности физлица программа использует, чтобы определить, к каким выплатам применять льготу.
После настройки сформируйте отчёт «Анализ взносов в фонды» или расчёт по страховым взносам за пробный месяц и убедитесь, что выплаты сотруднику попали в нужную категорию базы.
Частая ситуация: бухгалтер вносит инвалидность, но забывает проверить вид тарифа в учётной политике организации. В итоге взносы считаются по общему тарифу, хотя организация имела право на льготу. Перед расчётом квартала сверьте обе настройки — и карточку физлица, и учётную политику.
График работы и условия труда по ИПРА
Если в ИПРА указана сокращённая рабочая неделя (например, для инвалидов I и II группы — не более 35 часов при сохранении полной оплаты), создайте в ЗУП отдельный график работы: справочник «Графики работы сотрудников». Установите неполное рабочее время с нужной продолжительностью и видом «Полный рабочий день» с сокращённой неделей — от настройки зависит расчёт нормы времени и оплаты.
Перевод на новый график оформляется документом «Кадровый перевод» — там же можно изменить должность, если по ИПРА сотруднику противопоказаны прежние условия труда. Запрет на ночные смены и сверхурочные учитывайте при планировании: программа сама не заблокирует нарушение, ответственность лежит на кадровике.
Если условия труда менять нельзя
Когда должность по ИПРА сотруднику противопоказана, а подходящей вакансии нет, оформляется отстранение от работы с сохранением среднего заработка или без начислений — в зависимости от ситуации. В ЗУП это делается документом «Отстранение от работы» или «Простой, отсутствие» с соответствующей причиной.
Как выбрать действие
Контроль сроков и переосвидетельствование
Инвалидность, установленная на определённый срок, требует ежегодного или периодического переосвидетельствования. В ЗУП дата окончания хранится в карточке физлица — по ней можно построить отчёт или периодически проверять список вручную. Удобно вести параллельный реестр с датами окончания справок и напоминаниями.
По окончании срока запросите у сотрудника новую справку. Если группа изменилась — отредактируйте запись в карточке физлица. Если инвалидность снята — закройте период действия записи и отмените вычет с месяца, следующего за окончанием, иначе НДФЛ будет занижен.
Проверка результата после настройки
После всех действий выполните контрольный расчёт. Начислите зарплату за текущий месяц документом «Начисление зарплаты и взносов» и откройте расшифровку НДФЛ по сотруднику: в ней должен отражаться применённый вычет 500 руб. и уменьшенная база.
Затем сформируйте «Расчётный листок» и отчёт «Анализ НДФЛ по сотруднику» — сверьте вычеты и удержанный налог. Если организация применяет льготный тариф, дополнительно проверьте «Анализ взносов в фонды»: выплаты инвалиду должны попасть в льготную категорию.
Как проверить результат
В расшифровке НДФЛ виден вычет 500 руб., налог уменьшен
Вычета нет — проверьте заявление и дату начала применения
Заполнены группа, период и реквизиты справки
Пустые поля или неверный период действия
Норма времени соответствует ИПРА
Норма полная при сокращённой неделе — оплата будет неверной
Выплаты попали в льготную категорию базы
Взносы по общему тарифу — проверьте учётную политику
Частые вопросы
Нужно ли пересчитывать НДФЛ, если справку принесли в середине года, а инвалидность установлена с января?
Да. Вычет положен с месяца установления инвалидности. Укажите в заявлении на вычеты дату начала применения с января — программа пересчитает НДФЛ при ближайшем расчёте, излишне удержанный налог зачтётся или вернётся сотруднику.
Меняет ли инвалидность тариф взносов для обычной коммерческой организации?
Нет. Сам по себе статус инвалида у сотрудника не даёт права на пониженный тариф. Льгота положена отдельным категориям работодателей — общественным организациям инвалидов и компаниям с установленной долей инвалидов в штате. Проверьте своё право по Налоговому кодексу.
Что делать, если срок справки истёк, а сотрудник новую не принёс?
Письменно запросите документ о переосвидетельствовании. С месяца, следующего за окончанием срока справки, прекратите применение вычета — применять его без действующего основания нельзя. После получения новой справки обновите запись в карточке физлица.
Как отразить инвалидность, если сотрудник работает по совместительству на двух должностях?
Данные вносятся один раз — в карточку физического лица, они автоматически действуют для всех сотрудников, связанных с этим физлицом. Вычет по НДФЛ применяется суммарно по налоговой базе, а не к каждому месту работы отдельно.
Нужен ли отдельный график, если ИПРА рекомендует 35-часовую неделю?
Да. Создайте график с сокращённой продолжительностью и оформите кадровый перевод. Иначе программа будет считать норму времени по стандартному графику, и оплата окажется заниженной, а табель — недостоверным.
Что важно запомнить
Инвалидность вносится в карточку физического лица с указанием группы, периода и реквизитов справки. Вычет 500 руб. требует заявления сотрудника. График и условия труда настраиваются по ИПРА. Сроки действия справки контролируйте, после настройки обязательно делайте контрольный расчёт НДФЛ и взносов.