Как в 1С:ЗУП принять сотрудника по внутреннему совместительству

Внутреннее совместительство — это выполнение сотрудником дополнительной работы у того же работодателя в свободное от основной работы время. В 1С:ЗУП такой сотрудник оформляется как отдельный сотрудник, привязанный к уже существующему физическому лицу, с собственным трудовым договором, графиком и начислениями.

Ошибки на этапе приема приводят к дублям физических лиц, неверным расчетам среднего заработка и проблемам в отчетности. Поэтому важно строго следовать порядку: сначала найти существующее физическое лицо, затем создать нового сотрудника и только потом оформить документ приема.

Ниже разобран полный цикл: от подготовительных настроек до проверки начисленной зарплаты, а также типичные ошибки и способы их исправления.

Что нужно проверить перед оформлением

Перед созданием документа убедитесь, что физическое лицо уже заведено в базе. Совместитель — это тот же человек, что работает по основному месту, поэтому дублировать карточку физлица нельзя: это сломает персонифицированный учет, НДФЛ и отчетность в фонды.

Проверьте, что в программе настроены необходимые начисления (например, «Оплата по окладу» или отдельные начисления для совместителей), создан подходящий график работы — обычно сокращенный, до 4 часов в день, и существует должность в штатном расписании, если оно ведется.

Создание сотрудника на базе существующего физического лица

Откройте раздел «Кадры — Сотрудники» и нажмите «Создать». Если физлицо уже есть в базе, программа при вводе ФИО предложит выбрать его из списка — обязательно используйте этот вариант, а не создавайте нового человека.

Альтернативный путь: откройте карточку физического лица (раздел «Кадры — Физические лица») и воспользуйтесь командой оформления нового места работы. В этом случае связь с физлицом устанавливается автоматически, что исключает дубли.

В карточке нового сотрудника заполните организацию, подразделение и должность. Табельный номер будет присвоен новый — это нормально, поскольку совместительство учитывается как отдельное место работы.

Оформление документа «Прием на работу»

Перейдите в «Кадры — Приемы на работу» и создайте новый документ. В поле «Сотрудник» выберите созданного совместителя. Главное поле — «Вид занятости»: установите значение «Внутреннее совместительство».

Укажите дату приема, подразделение, должность и график работы. Если ведется штатное расписание, выберите позицию — программа подтянет условия оплаты из нее. Проверьте ставку: для совместителей обычно указывается 0,5 ставки или другое значение в пределах допустимой нормы.

1. 1
   Убедитесь, что физлицо существует в базе и не продублировано
2. 2
   Создайте нового сотрудника, связав его с существующим физлицом
3. 3
   Оформите документ «Прием на работу» с видом занятости «Внутреннее совместительство»
4. 4
   Назначьте график работы, ставку и начисления
5. 5
   Проведите документ и проверьте движения по регистрам
6. 6
   Сформируйте приказ по форме Т-1 при необходимости

Настройка начислений и графика работы

На вкладке «Оплата труда» документа приема назначьте плановые начисления. Оклад указывается полный, а фактическая оплата рассчитается пропорционально ставке и отработанному времени — либо укажите сумму прямо, если так принято в вашей учетной политике.

График работы совместителя должен отражать реальное время занятости. Стандартный пятидневный график на полную норму не подходит: расчет оклада пойдет от полной нормы часов, и зарплата завысится. Создайте отдельный график, например «4 часа в день», с указанием, что норма считается по основному графику или задана явно — в зависимости от выбранного способа расчета.

Если оплата сдельная или почасовая, убедитесь, что соответствующие виды расчета созданы и доступны для назначения. Для почасовой оплаты график всё равно нужен — от него зависит учет отработанного времени в табеле.

Проверка результата и расчет зарплаты

После проведения приема откройте документ «Начисление зарплаты и взносов» за первый месяц работы совместителя. При заполнении сотрудник должен появиться в списке со своим подразделением и назначенными начислениями.

Сверьте сумму: она должна соответствовать ставке и фактически отработанному времени по графику. Если сумма равна полному окладу при 0,5 ставки — проверьте график и количество ставок в приеме.

Контрольные точки

Как проверить результат

Физлицо в карточке сотрудника

Норма

Одно физлицо связано с двумя сотрудниками — основным и совместителем

Тревожный признак

Создан дубликат физлица с тем же ФИО и ИНН

Сумма в начислении зарплаты

Норма

Оклад рассчитан пропорционально ставке и отработанному времени

Тревожный признак

Начислен полный оклад при неполной ставке

Отчет «Табель учета рабочего времени»

Норма

Совместитель отображается отдельной строкой со своим графиком

Тревожный признак

Сотрудник отсутствует или время дублируется с основным местом

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая ошибка — создание дубликата физического лица. Симптомы: двойные записи в отчетах по НДФЛ, проблемы с вычетами, расхождения в персонифицированных сведениях. Исправляется объединением дублей через сервис «Поиск и удаление дублей» или переносом сотрудника на правильное физлицо с последующей перепроверкой отчетности.

Вторая типичная ситуация — неверный вид занятости. Если вместо внутреннего совместительства указали «Основное место работы», у сотрудника некорректно посчитаются средний заработок и стаж. Исправить вид занятости можно документом «Кадровый перевод» с даты обнаружения ошибки, но начисления за прошлые периоды придется пересчитать вручную.

Особые сценарии и ограничения

Совместительство и совмещение — не путать

Совмещение — это дополнительная работа в течение основного рабочего дня, оформляется в ЗУП документом «Совмещение должностей» с доплатой, без создания нового сотрудника. Совместительство требует отдельного трудового договора и отдельного сотрудника. Выбор неверного механизма приведет к ошибкам в кадровых документах и оплате.

Увольнение совместителя

Увольнение оформляется стандартным документом «Увольнение» по сотруднику-совместителю. Основное место работы при этом не затрагивается — физлицо продолжает числиться по основной должности. Проверьте, что в приказе на увольнение указан именно сотрудник-совместитель, а не основной.

FAQ

Можно ли принять совместителя, если штатное расписание не ведется?

Да. При отключенном штатном расписании должность и условия оплаты указываются прямо в документе приема. Логика остальных шагов не меняется.

Как оформить, если человек уже уволен с основного места, но работает совместителем?

Оформите кадровый перевод совместителя, изменив вид занятости на «Основное место работы», с даты увольнения с основной должности. Отдельный прием не требуется — трудовые отношения продолжаются по существующему договору с изменением условий.

Нужен ли совместителю отдельный табельный номер?

Да, программа присваивает новый табельный номер автоматически, и это корректно: каждое место работы учитывается обособленно в табеле, начислениях и кадровых приказах.

Как проверить, что физлицо не задвоено?

Откройте справочник «Физические лица» и выполните поиск по ФИО или СНИЛС. Также можно использовать обработку «Поиск и удаление дублей» в разделе администрирования — она покажет совпадения по ключевым реквизитам.

Почему совместителю начисляется полный оклад при 0,5 ставки?

Чаще всего причина в графике: если норма времени в графике совместителя равна полной норме, оклад рассчитывается целиком. Проверьте настройки графика и количество ставок в документе приема, затем пересчитайте начисления за период.