Как в 1С ЗУП принять на работу уволенного сотрудника

Повторный приём уволенного сотрудника в 1С:ЗУП — штатная операция, но у неё есть важная особенность: программа хранит данные о физическом лице отдельно от данных о сотруднике, и главная задача кадровика — не создать дубль физлица. Если при повторном приёме завести «нового» человека вместо выбора существующего, в базе появятся две карточки одного человека, что приведёт к ошибкам в персонифицированной отчётности, расчёте стажа и НДФЛ.

Механизм повторного приёма зависит от релиза конфигурации. В ранних версиях 1С:ЗУП 3.1 при попытке принять уволенного сотрудника программа могла выдавать сообщение о том, что сотрудник уже работал, и требовать особых действий. В актуальных релизах повторный приём выполняется стандартным документом «Приём на работу» с выбором существующего физического лица. Ниже разобраны оба сценария, а также проверка результата и типичные ошибки.

Перед оформлением убедитесь, что у вас есть права на кадровые документы, а в базе корректно заполнены организация, подразделения, должности и графики работы — от этого зависит, насколько быстро пройдёт оформление.

Почему нельзя просто создать нового сотрудника

В 1С:ЗУП разделены два справочника: «Физические лица» и «Сотрудники». Физическое лицо — это человек с его персональными данными (ФИО, СНИЛС, ИНН, паспорт, адрес). Сотрудник — это связь физического лица с организацией: табельный номер, кадровые события, назначения. У одного физического лица может быть несколько «сотрудников», если человек работал в разных организациях, входящих в одну информационную базу.

Если при повторном приёме создать новое физическое лицо, программа будет считать, что это другой человек. Последствия: раздвоение данных по НДФЛ и страховым взносам, ошибки при формировании СЗВ-ТД, ЕФС-1 и 6-НДФЛ, неверный расчёт стажа и среднего заработка, проблемы с отчётностью в СФР. Исправлять такие дубли приходится вручную через специальную обработку объединения карточек, а это трудоёмко и рискованно.

Подготовка: найдите карточку уволенного сотрудника

Перед оформлением приёма убедитесь, что человек действительно есть в базе. Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники». По умолчанию список показывает только действующих сотрудников, поэтому уволенный может не отображаться. Снимите отбор или установите отбор по уволенным — в зависимости от релиза это делается через настройку списка или переключатель «Показывать уволенных».

Найдите сотрудника по фамилии или СНИЛС. Откройте его карточку и проверьте: какая организация указана, дата увольнения, есть ли ссылка на физическое лицо. Отсюда же можно перейти в карточку физического лица и убедиться, что персональные данные актуальны — при повторном приёме стоит проверить паспорт, адрес и другие документы, так как за время отсутствия они могли измениться.

Если с момента увольнения человек сменил фамилию или документ, внесите изменения в карточку физического лица до оформления приёма — тогда новый приём сразу будет оформлен на актуальные данные.

Основной способ: приём на работу с выбором существующего физлица

В актуальных релизах 1С:ЗУП 3.1 повторный приём оформляется стандартно. Перейдите в раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» (или «Все кадровые документы») и создайте документ «Приём на работу».

Порядок заполнения документа:

1. Укажите организацию и дату приёма.
2. В поле «Сотрудник» нажмите выбор — откроется форма подбора. Не нажимайте «Создать» нового сотрудника.
3. В форме подбора перейдите к выбору физического лица: начните вводить фамилию. Программа покажет список найденных физических лиц, включая тех, кто ранее работал в организации.
4. Выберите существующее физическое лицо. Программа автоматически создаст для него нового сотрудника с новым табельным номером (или предложит прежний, если он свободен — поведение зависит от настроек).
5. Заполните подразделение, должность, график работы, условия оплаты труда (начисления, оклад или тарифную ставку).
6. Проверьте дату приёма и количество ставок.
7. Проведите документ.

1. 1
   Найдите уволенного сотрудника в списке и проверьте карточку физлица
2. 2
   Создайте документ «Приём на работу»
3. 3
   В поле сотрудника выберите существующее физическое лицо, а не создавайте новое
4. 4
   Заполните подразделение, должность, график и оплату труда
5. 5
   Проведите документ и проверьте результат в карточке сотрудника

Если сотрудник принимается в ту же организацию, программа может показать предупреждение, что это физическое лицо уже работало — это нормально, оно служит защитой от дублей и подтверждает, что вы выбрали правильную карточку.

Сценарий для старых релизов: повторный приём из карточки уволенного

В ряде релизов 1С:ЗУП (и в 1С:ЗУП 2.5, и в ранних редакциях 3.1) действовало ограничение: сотрудника, у которого есть увольнение, нельзя было принять повторно напрямую, система выдавала сообщение вида «Сотрудник уже оформлен в организацию» или требовала использовать специальную команду.

В таких случаях действуйте так: откройте список сотрудников с отбором по уволенным, найдите нужного человека и воспользуйтесь командой «Принять на работу» из карточки сотрудника или из меню «Ещё» — в зависимости от релиза команда может называться «Оформить приём на работу» или создаваться через копирование кадрового документа. В 1С:ЗУП 2.5 повторный приём выполнялся документом «Приём на работу в организацию» с выбором того же физического лица, при этом программа сама создавала новый элемент справочника сотрудников.

Если ваша конфигурация давно не обновлялась и повторный приём вызывает ошибки, это повод запланировать обновление релиза: в свежих версиях этот процесс существенно упрощён, а старые механизмы могут конфликтовать с актуальными формами отчётности.

Маршрут решения

Как выбрать сценарий

Документ «Приём на работу» позволяет выбрать существующее физлицо без ошибокОформляйте стандартный приём с выбором физического лица

Программа блокирует приём с сообщением, что сотрудник уже работалОткройте карточку уволенного сотрудника и используйте команду повторного приёма или обновите релиз

Физлицо не находится в справочнике вообщеПроверьте, не заведён ли человек под другой фамилией или с ошибкой в написании, прежде чем создавать новую карточку

Особые случаи: внутреннее совместительство и другая организация

Если человек ранее работал по совместительству или увольнялся из другой организации, данные которой ведутся в той же базе, принцип тот же: одно физическое лицо — несколько сотрудников. При приёме в другую организацию той же базы создаётся новый сотрудник, привязанный к той же карточке физлица. Это правильно и не считается дублем: отчётность по НДФЛ и взносам формируется в целом по физическому лицу.

Отдельная ситуация — когда сотрудник уволен, но по нему остались невыплаченные суммы или незакрытые отсутствия. Перед повторным приёмом проверьте расчётный листок и остатки отпусков за прежний период работы. Долги по зарплате не мешают оформлению приёма, но их нужно учесть при первой выплате после возвращения.

Если между увольнением и повторным приёмом прошёл небольшой срок, проверьте, не пересекаются ли периоды: дата нового приёма должна быть позже даты увольнения. Приём «задним числом» на дату до увольнения приведёт к ошибкам в кадровом учёте и отчётности.

Проверка результата после проведения документа

После проведения приёма откройте карточку нового сотрудника и убедитесь: указана правильная организация, дата приёма, должность, подразделение и график работы. В карточке должна быть ссылка на то же физическое лицо, что и у прежнего (уволенного) сотрудника — сравните СНИЛС.

Дополнительно проверьте начисления: в документе приёма на вкладке оплаты труда должны быть назначены плановые начисления (оклад, надбавки). Если их нет, при расчёте зарплаты сотрудник получит ноль. Также убедитесь, что сотрудник попал в табель и в список действующих сотрудников организации.

Контрольные точки

Как проверить результат

Физическое лицо в карточке нового сотрудника

Норма

СНИЛС совпадает с карточкой прежнего (уволенного) сотрудника

Тревожный признак

Создано новое физлицо, в справочнике две карточки одного человека

Плановые начисления

Норма

Назначен оклад или тариф, сотрудник виден в списке действующих

Тревожный признак

Начислений нет, при расчёте зарплаты сумма будет нулевой

Даты кадровых событий

Норма

Дата приёма позже даты увольнения, периоды не пересекаются

Тревожный признак

Приём оформлен на дату до увольнения или в тот же день с конфликтом

Типичные ошибки и как их избежать

Если дубль физического лица всё же создан, не удаляйте документы вручную. В 1С:ЗУП есть механизм объединения карточек физических лиц (доступен через карточку физлица, команда «Объединить карточки» или аналогичная в зависимости от релиза). Он переносит данные на одну карточку, но операцию лучше выполнять на копии базы или совместно со специалистом, так как отменить объединение нельзя.

Удобный контрольный приём: перед повторным приёмом найдите человека по СНИЛС в справочнике физических лиц. Поиск по СНИЛС надёжнее поиска по фамилии — он исключает ситуацию, когда карточка заведена с опечаткой в имени или под старой фамилией.

Частые вопросы

Можно ли отменить увольнение вместо повторного приёма?

Да, если человек фактически не прекращал работу и увольнение оформлено ошибочно или отменено — документ увольнения можно отменить (распровести и пометить на удаление). Но если между увольнением и возвращением был реальный перерыв, правильнее оформить новый приём: иначе нарушится учёт стажа и кадровая история не будет соответствовать приказам.

Сохранится ли старый табельный номер при повторном приёме?

Зависит от настроек учётной политики и релиза: программа может автоматически предложить прежний табельный номер, если он свободен, либо присвоить новый. Оба варианта допустимы — табельный номер не влияет на отчётность, где идентификация идёт по СНИЛС.

Нужно ли заново вводить данные для воинского учёта и семьи?

Нет. Эти сведения хранятся в карточке физического лица, а не сотрудника, поэтому при правильном повторном приёме (с выбором существующего физлица) они подтянутся автоматически. Достаточно проверить их актуальность.

Что делать, если программа пишет, что сотрудник с таким физлицом уже существует?

Это значит, что для выбранного физического лица уже есть действующий сотрудник в этой организации. Проверьте список сотрудников: возможно, человек не был уволен или уже принят повторно. Если сотрудник уволен, но ошибка сохраняется, проверьте, нет ли непроведённых или помеченных на удаление документов приёма.

Как оформить приём, если сотрудник уволен в прошлом году, а принимается сейчас?

Точно так же — документом «Приём на работу» текущей датой с выбором существующего физического лица. Давность увольнения роли не играет. Важно только, чтобы периоды работы не пересекались и персональные данные были актуальны.

Повлияет ли повторный приём на расчёт среднего заработка и отпускных?

Средний заработок для отпуска рассчитывается за 12 месяцев, предшествующих событию, по новому месту приёма. Периоды работы до увольнения в расчёт не включаются, так как трудовые отношения были прерваны. Право на отпуск у повторно принятого сотрудника также начинает отсчитываться с новой даты приёма.