Как в 1С ЗУП принять на работу по совместительству

Приём сотрудника по совместительству в 1С ЗУП выполняется тем же документом «Приём на работу», что и для основного места работы, но с обязательным указанием вида занятости и корректным графиком работы. Именно от этих двух настроек зависит, как программа рассчитает оклад, норму времени и средний заработок сотрудника.

Ошибки на этапе приёма — самая частая причина неверных начислений совместителям: двойной оклад вместо половинного, переплата отпускных, неверные данные в отчётах. Поэтому важно понимать разницу между внутренним и внешним совместительством и знать, какие поля документа критичны.

Внутреннее и внешнее совместительство: что выбрать

Внешнее совместительство — это работа у другого работодателя в свободное от основной работы время. В 1С ЗУП такого сотрудника заводят как новый элемент справочника «Сотрудники», а физическое лицо программа подберёт автоматически по ФИО и дате рождения или создаст новое.

Внутреннее совместительство — дополнительная работа у того же работодателя. В этом случае физическое лицо уже есть в базе, и программа создаёт для него второй элемент справочника «Сотрудники» — второе рабочее место. Удалять или изменять основное место работы при этом не нужно.

Сравнение вариантов

Внешнее совместительство

Новый сотрудник извне. Создаётся новая карточка сотрудника, трудовой договор, отдельный график. Ограничение — норма рабочего времени не более половины от основной нормы по ТК РФ.

Внутреннее совместительство

Действующий сотрудник организации. Создаётся второе рабочее место у того же физического лица. Важно не путать с совмещением должностей — оно оформляется иначе, без нового приёма.

Не путайте совместительство с совмещением должностей. Совмещение оформляется документом «Совмещение должностей» без создания нового рабочего места и без отдельного трудового договора. Если вы оформите совмещение как совместительство, сотруднику посчитают отдельный отпуск, больничный и средний заработок — это приведёт к лишним начислениям и вопросам при проверках.

Подготовка: график работы совместителя

Прежде чем оформлять приём, убедитесь, что в базе есть подходящий график работы. Совместителю нельзя назначать стандартную пятидневку на полную ставку — тогда программа посчитает полный оклад и полную норму времени.

Откройте раздел «Настройка — Графики работы сотрудников» и создайте новый график, например «Пятидневка 0,5 ставки (4 часа)». Укажите расписание: рабочие дни с сокращённой продолжительностью или неполную рабочую неделю. В свойствах графика установите признак «Неполное рабочее время» и при необходимости укажите, что норма считается по другому графику — обычно по основной пятидневке.

Если совместитель работает по скользящему расписанию или сменами, создайте соответствующий сменный график. Для расчёта нормы времени при неполной ставке всегда проверяйте, какой график указан как эталонный для подсчёта нормы.

Оформление документа «Приём на работу»

Перейдите в раздел «Кадры — Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Приём на работу». Заполните организацию, сотрудника (для внутреннего совместительства выберите физическое лицо — программа создаст новое рабочее место), дату приёма и подразделение.

Ключевое поле — «Вид занятости». Выберите «Внутреннее совместительство» или «Внешнее совместительство». После этого программа корректно отнесёт начисления, отчисления в страховые фонды и кадровые отчёты.

1. 1
   Создайте или проверьте график работы с неполным временем в разделе «Настройка — Графики работы сотрудников».
2. 2
   Откройте «Кадры — Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Приём на работу».
3. 3
   Выберите сотрудника: для внутреннего совместительства — существующее физическое лицо, для внешнего — нового сотрудника.
4. 4
   Укажите вид занятости: внутреннее или внешнее совместительство.
5. 5
   Заполните подразделение, должность, дату приёма и количество ставок (например, 0,5).
6. 6
   На вкладке «Оплата труда» назначьте начисление (оклад) и проверьте, что сумма соответствует доле ставки.
7. 7
   Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-1 при необходимости.

В поле «Количество ставок» укажите долю ставки — 0,5, 0,25 и т.д. Если оклад в базе задан на полную ставку, программа автоматически рассчитает начисление пропорционально. Проверьте это на вкладке «Оплата труда»: там должна стоять сумма с учётом доли ставки.

На вкладке «Трудовой договор» заполните номер и дату договора, характер работы («по совместительству») и условия оплаты — эти данные попадут в приказ и личную карточку. Для внешних совместителей дополнительно заполните сведения об основном месте работы, если они нужны для кадрового учёта.

Особенности для внутреннего совместительства

При внутреннем совместительстве в справочнике «Сотрудники» появляется вторая строка с тем же физическим лицом. Это нормально: у каждого рабочего места свой табельный номер, свой график и свои начисления.

Зарплата по основному месту и по совместительству рассчитывается раздельно. Документ «Начисление зарплаты и взносов» подтянет оба рабочих места отдельными строками. НДФЛ и страховые взносы при этом считаются в целом по физическому лицу — программа делает это автоматически.

Отпуска также учитываются отдельно: у совместителя своё право на отпуск и свой стаж. По ТК РФ отпуск по совместительству предоставляется одновременно с отпуском по основному месту — это нужно контролировать вручную при планировании отпусков.

Проверка результата после приёма

После проведения документа убедитесь, что данные встали корректно. Откройте карточку сотрудника: там должен быть указан вид занятости, график и доля ставки. Проверьте отчёт «Штатная расстановка» — совместитель должен отображаться на своей позиции с дробной ставкой.

Главная проверка — расчёт зарплаты за первый месяц. Создайте «Начисление зарплаты и взносов» и посмотрите строку совместителя: отработанные дни и часы должны соответствовать его графику, а сумма — доле оклада.

Контрольные точки

Как проверить результат

Начисленный оклад совместителя

Норма

Сумма равна окладу, умноженному на долю ставки и отработанное время

Тревожный признак

Начислен полный оклад — проверьте признак неполного времени в графике

Норма времени в табеле

Норма

Норма соответствует сокращённому графику (например, 4 часа в день)

Тревожный признак

Норма как у полной пятидневки — график настроен неверно

Карточка сотрудника

Норма

Вид занятости — совместительство, указана доля ставки

Тревожный признак

Вид занятости «Основное место работы» — будет ошибка в отчётности

Типичные ошибки и их последствия

Отчётность и дальнейший учёт совместителя

Совместители попадают в регламентированную отчётность: РСВ, 6-НДФЛ, персонифицированные сведения о физлицах. Внешние совместители включаются в отчётность вашей организации только по доходам, выплаченным у вас. Внутренний совместитель отражается как одно физическое лицо с суммарным доходом по обоим рабочим местам.

В среднесписочной численности совместители учитываются по особым правилам: внешние совместители в среднесписочную численность не включаются, внутренние учитываются как одна единица по основному месту. 1С ЗУП формирует эти показатели автоматически при условии, что вид занятости указан верно — ещё одна причина не ошибиться при приёме.

При увольнении совместителя используйте стандартный документ «Увольнение» по конкретному рабочему месту. Для внутреннего совместителя увольнение с должности совместительства не затрагивает основное место работы — проверьте, что увольняете именно нужный элемент справочника.

Частые вопросы

Можно ли принять внешнего совместителя на полную ставку?

По ТК РФ продолжительность работы по совместительству не должна превышать половины нормы рабочего времени, поэтому обычно оформляют не более 0,5 ставки. Исключения возможны в отдельных случаях, предусмотренных законом (например, при приостановке работы по основному месту). В 1С ЗУП технически можно указать любую долю, но кадровые риски остаются на работодателе.

Как оформить, если сотрудник уже работает в организации?

Это внутреннее совместительство. Создайте «Приём на работу», выберите существующее физическое лицо — программа создаст второе рабочее место автоматически. Основное место работы изменять не нужно. Если дополнительная работа выполняется в основное рабочее время, оформляйте совмещение должностей, а не совместительство.

Почему совместителю начислился полный оклад?

Чаще всего причина в графике работы: не установлен признак неполного рабочего времени или норма считается не по тому эталонному графику. Также проверьте, что в документе приёма указана доля ставки, а не целая единица. Исправьте настройки и пересчитайте зарплату до выплаты.

Нужен ли совместителю отдельный табельный номер?

Да, в 1С ЗУП каждое рабочее место (включая внутреннее совместительство) получает свой табельный номер автоматически. Это необходимо, чтобы табель, начисления и отчёты формировались раздельно по каждому месту работы.

Как считается НДФЛ у внутреннего совместителя?

НДФЛ исчисляется в целом по физическому лицу с суммы всех доходов — и по основному месту, и по совместительству. Программа объединяет базу автоматически. Стандартные вычеты предоставляются один раз по одному из мест работы — следите, чтобы вычет не был заявлен дважды.

Что делать, если совместителя ошибочно приняли как основного сотрудника?

Если зарплата ещё не рассчитана, исправьте вид занятости прямо в документе приёма и перепроведите его. Если расчёты уже проведены, потребуется отменить начисления, скорректировать кадровый документ и пересчитать взносы и отчётность. При сданной отчётности подайте корректирующие формы.