Как в 1С:ЗУП принять на работу физическое лицо

Приём нового сотрудника в 1С:Зарплата и управление персоналом выполняется в два шага: сначала в справочнике заводится физическое лицо с персональными данными, затем оформляется документ «Приём на работу», который связывает человека с организацией, должностью и условиями оплаты труда. Пропуск первого шага или ошибки в документе приводят к проблемам при расчёте зарплаты, удержании НДФЛ и передаче данных в ЕФС-1.

Инструкция ниже применима к типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1. В более ранних версиях (2.5) логика отличается: там документ называется «Приём на работу в организацию», а связь физлица и сотрудника устроена иначе. Если у вас конфигурация с доработками, названия некоторых полей могут отличаться, но общий порядок сохраняется.

Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права кадровика или расчётчика, в справочниках заполнена организация, подразделения и должности, а штатное расписание (если оно ведётся) актуально. Без этих данных документ приёма либо не сохранится, либо запишется с неполными сведениями.

Подготовка: что должно быть заполнено до приёма сотрудника

Документ приёма ссылается на множество справочников, и если они пустые, заполнить его корректно не получится. Проверьте наличие записей в разделах «Настройка» и «Кадры»: организация с реквизитами, структура подразделений, список должностей, графики работы сотрудников. График работы обязателен — без него программа не сможет рассчитать норму времени и плановый ФОТ.

Если в компании ведётся штатное расписание (настройка «Настройка» → «Кадровый учёт и штатное расписание»), убедитесь, что нужная позиция создана и на дату приёма есть свободная ставка. При включённом контроле штатного расписания программа не даст принять человека на занятую или отсутствующую позицию.

Отдельно проверьте настройку учётной политики по НДФЛ и страховым взносам для организации. Ошибки здесь не помешают провести приём, но исказят последующие расчёты, и исправлять их задним числом будет труднее.

Создание физического лица и заполнение его данных

Откройте раздел «Кадры» → «Физические лица» и нажмите «Создать». Введите ФИО полностью, дату рождения и пол — эти поля обязательны. Если человек уже есть в базе (например, работал раньше или числится как кандидат), программа покажет подсказку о возможном дубле — не создавайте вторую карточку, выберите существующую.

По ссылке «Личные данные» или через гиперссылки в карточке заполните документ, удостоверяющий личность (обычно паспорт РФ), СНИЛС и ИНН. СНИЛС критичен: без него не получится сформировать сведения для СФР и персонифицированный учёт. Адрес регистрации и адрес фактического проживания заполняются по ссылке «Адреса, телефоны» и нужны для отчётности и уведомлений.

Для иностранных граждан дополнительно заполните гражданство и сведения о документе, разрешающем работу (патент, РВП, ВНЖ), с указанием срока действия. Программа умеет напоминать об истечении срока документов, если включены соответствующие напоминания.

Оформление документа «Приём на работу»

Перейдите в раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и нажмите «Приём на работу». В шапке документа укажите организацию и дату приёма — именно с этой даты начнут действовать начисления и пойдёт стаж. Затем выберите сотрудника: в поле «Сотрудник» можно ввести фамилию, и программа предложит выбрать физическое лицо, при этом автоматически создастся элемент справочника «Сотрудники».

Заполните условия трудоустройства: подразделение, должность (или позицию штатного расписания), график работы, количество ставок. Если приём на полставки, укажите 0,5 — программа пересчитает плановый ФОТ пропорционально. При срочном трудовом договоре установите флажок и укажите дату окончания и основание срочности.

На вкладке «Оплата труда» проверьте список начислений. Обычно подтягивается оклад или тариф из позиции штатного расписания; при необходимости добавьте надбавки, премии и районный коэффициент. Суммы здесь — плановые, фактический расчёт произойдёт в документе «Начисление зарплаты и взносов».

1. 1
   Проверьте справочники: организация, подразделения, должности, графики, штатное расписание
2. 2
   Создайте физическое лицо и заполните паспорт, СНИЛС, ИНН, адреса
3. 3
   Откройте «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → «Приём на работу»
4. 4
   Укажите дату приёма, сотрудника, подразделение, должность, график и ставку
5. 5
   Проверьте начисления на вкладке «Оплата труда» и при необходимости скорректируйте
6. 6
   Проведите документ и распечатайте приказ Т-1 для подписания
7. 7
   Проверьте карточку сотрудника: данные о приёме, плановый ФОТ, НДФЛ-статус

Особые сценарии приёма

Приём по совместительству

Для внутреннего совместительства не создавайте новое физическое лицо — выберите существующее, но в документе приёма укажите вид занятости «Внутреннее совместительство». В справочнике «Сотрудники» появится новый элемент, привязанный к тому же физлицу. Для внешнего совместительства порядок стандартный, вид занятости — «Внешнее совместительство», ставка обычно неполная.

Приём на испытательный срок и по договору ГПХ

Испытательный срок задаётся в документе приёма отдельным полем и попадает в печатную форму приказа. Договор ГПХ оформляется не приёмом, а документом «Договор (работы, услуги)» в разделе «Зарплата» — человек при этом не становится сотрудником, но физическое лицо в справочнике всё равно нужно.

Приём задним числом

Программа позволяет провести приём прошлой датой, но если за этот период уже рассчитана зарплата или сдана отчётность, потребуется перерасчёт и корректировочные формы. Проверяйте дату документа перед проведением — случайный приём «вчерашним» числом вместо сегодняшнего искажает стаж и средний заработок.

Печать приказа и кадровые документы

После проведения документа доступна кнопка «Печать»: стандартная форма — приказ о приёме на работу по форме Т-1. Если в организации используется свой шаблон, его можно подключить через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчёты и обработки».

Трудовой договор в типовой конфигурации не формируется автоматически из документа приёма — обычно используют печатную форму из карточки сотрудника (если настроен шаблон договора) или готовят документ во внешнем редакторе. Реквизиты для договора (дата, номер) можно зафиксировать в полях документа приёма, чтобы они попали в приказ.

Запись о приёме в трудовую книжку и сведения в ЕФС-1 (подраздел 1.1) формируются на основании проведённого документа. Убедитесь, что документ проведён до момента отправки отчётности — отмена проведения после сдачи отчёта потребует корректировки.

Проверка результата после приёма

Откройте справочник «Сотрудники» и найдите нового сотрудника. В карточке должны отображаться текущее место работы, подразделение, должность и плановые начисления. По ссылке «Кадровые данные» проверьте дату приёма и вид занятости.

Проверьте плановый ФОТ: в карточке сотрудника или в отчёте «Штатное расписание» / «Начисления и удержания по сотрудникам» сумма должна соответствовать тому, что согласовано в договоре. Расхождение на этом этапе означает ошибку в начислениях документа приёма — исправьте её документом «Изменение оплаты труда» или перепроведите приём, если зарплата ещё не рассчитывалась.

Наконец, убедитесь, что у сотрудника корректно заполнен статус налогоплательщика (резидент/нерезидент) — он влияет на ставку НДФЛ с первого же расчёта. Проверить можно в карточке физического лица по ссылке «Налог на доходы».

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка сотрудника

Норма

Отображаются подразделение, должность, дата приёма, плановые начисления

Тревожный признак

Сотрудник есть, но условия пустые или дата приёма неверна

Плановый ФОТ

Норма

Сумма совпадает с условиями трудового договора с учётом ставки

Тревожный признак

ФОТ не совпадает или равен нулю — ошибка в начислениях

Приказ Т-1

Норма

Печатная форма заполнена корректно, все реквизиты на месте

Тревожный признак

Пустые поля, неверная дата или должность — проверьте документ

НДФЛ-статус и СНИЛС

Норма

Статус заполнен, СНИЛС проходит контрольную проверку

Тревожный признак

Поля пустые или с ошибками — отчётность будет отклонена

Типичные проблемы и как их решить

Если документ не проводится с сообщением о штатном расписании, проверьте: создана ли позиция, не занята ли ставка, не закрыта ли позиция на дату приёма. Самое простое решение — открыть позицию штатного расписания и посмотреть поле «Количество ставок» и занятость.

Если после приёма сотрудник не попадает в документ начисления зарплаты, проверьте дату приёма относительно расчётного периода и график работы. Сотрудник, принятый после окончания месяца расчёта, в этот месяц не попадёт — это нормально.

Ошибку в данных (неверная дата приёма, должность) исправляют отменой проведения и корректировкой документа, но только если по сотруднику ещё не было расчётов и отчётности. Иначе используйте кадровый перевод или исправительные документы, чтобы сохранить историю.

Частые вопросы

Можно ли принять сотрудника, не создавая физическое лицо отдельно?

Да. В документе «Приём на работу» при вводе новой фамилии программа предложит создать физическое лицо автоматически. Но персональные данные (паспорт, СНИЛС, ИНН) всё равно придётся заполнить в карточке физлица — без них не сформировать отчётность.

Чем отличается физическое лицо от сотрудника в 1С:ЗУП?

Физическое лицо — это человек с его персональными данными, единый для всей базы. Сотрудник — это трудовые отношения этого человека с конкретной организацией: у одного физлица может быть несколько сотрудников (основное место работы, совместительство, работа в разных организациях группы).

Как принять сотрудника, который раньше уже работал в компании?

Найдите существующее физическое лицо в справочнике и оформите новый документ «Приём на работу» с новой датой. Создавать новую карточку физлица нельзя — это создаст дубль и нарушит непрерывность данных по НДФЛ и стажу.

Что делать, если ошибся в дате приёма после расчёта зарплаты?

Отменять и перепроводить документ уже нельзя без перерасчётов. Правильный путь — скорректировать данные через кадровый перевод или исправительные документы, а зарплату пересчитать. Если отчётность уже сдана, потребуются корректирующие формы ЕФС-1 и 6-НДФЛ.

Нужно ли оформлять договор ГПХ через документ «Приём на работу»?

Нет. Для подрядчиков используется документ «Договор (работы, услуги)» в разделе «Зарплата». Приём на работу предназначен только для трудовых отношений и влияет на штатное расписание, стаж и кадровую отчётность.

Почему программа не даёт принять сотрудника на выбранную должность?

Чаще всего включён контроль штатного расписания, а позиция либо отсутствует, либо все ставки заняты, либо закрыта на дату приёма. Откройте штатное расписание, проверьте свободные ставки по нужной позиции и при необходимости добавьте ставку документом изменения штатного расписания.