Как в 1С:ЗУП посмотреть задолженность по зарплате

Задолженность по зарплате в 1С:Зарплата и управление персоналом — это разница между начисленными сотрудникам суммами и фактически выплаченными. Программа хранит эти данные в регистрах взаиморасчётов, поэтому увидеть долг можно несколькими способами: через специализированные отчёты, расчётные листки и документы выплаты. Правильный инструмент выбирают в зависимости от задачи: быстро оценить долг по компании, проверить конкретного сотрудника или разобраться, из-за чего возникла разница.

Ниже разобраны основные отчёты, порядок их настройки, способы детализации до сотрудника и периода, а также типичные причины расхождений между отчётами. Инструкции применимы к актуальным редакциям 1С:ЗУП (3.1) с типовой конфигурацией; названия пунктов меню в старых или доработанных версиях могут немного отличаться.

Какие отчёты показывают задолженность по зарплате

В типовой конфигурации 1С:ЗУП задолженность перед сотрудниками отражается сразу в нескольких отчётах, и у каждого своё назначение. Отчёт «Задолженность по зарплате» даёт сводную картину по организации или подразделениям: сколько начислено, сколько выплачено, какой долг остался на конец периода. Он подходит для ежемесячного контроля и подготовки данных для руководства.

Отчёт «Остатки по зарплате» показывает суммы, оставшиеся к выплате, с детализацией по сотрудникам и периодам начисления. Он удобен, когда нужно понять, за какой месяц долг: за текущий, который ещё не наступил срок выплаты, или за прошлые периоды, где уже есть просрочка.

«Расчётный листок» — персональный инструмент: он показывает сальдо на начало месяца, начисления, удержания, выплаты и долг на конец месяца по одному сотруднику или списку. Если сотрудник пришёл с вопросом «сколько мне должны», ответ ищут именно здесь.

Сравнение отчётов

Задолженность по зарплате

Свод по организации и подразделениям; подходит для контроля и отчётности, но без глубокой детализации по месяцам долга

Остатки по зарплате

Детализация по сотрудникам и периодам; лучший выбор для поиска просроченных долгов

Расчётный листок

Полная картина по одному сотруднику за месяц; не подходит для сводного анализа по компании

Ведомость на выплату

Показывает сумму к выплате на дату документа; это рабочий инструмент кассира, а не аналитический отчёт

Где найти отчёт «Задолженность по зарплате» и как его настроить

Откройте раздел «Зарплата» и перейдите в подраздел «Отчёты, справки» — «Отчёты по зарплате». В списке найдите «Задолженность по зарплате». Если отчёта нет на видном месте, воспользуйтесь поиском по разделу или кнопкой «Все отчёты» — в типовой поставке он присутствует всегда, но может быть скрыт настройкой панели.

Перед формированием укажите период и при необходимости организацию (в многофирменной базе). По кнопке «Настройки» можно добавить отбор по подразделению или конкретному сотруднику, а также изменить группировку строк. Для регулярного контроля удобно сохранить вариант отчёта под понятным именем, чтобы не настраивать отборы каждый раз.

После нажатия «Сформировать» проверьте итоговую колонку долга на конец периода. Положительное сальдо — долг организации перед сотрудниками, отрицательное — как правило, переплата или долг сотрудника (например, из-за излишне выплаченного аванса или отпускных).

1. 1
   Откройте раздел «Зарплата» — «Отчёты по зарплате»
2. 2
   Выберите отчёт «Задолженность по зарплате»
3. 3
   Укажите период и организацию, при необходимости добавьте отбор по подразделению или сотруднику
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проверьте колонку долга на конец периода
5. 5
   При расхождениях расшифруйте сумму отчётом «Остатки по зарплате» или расчётным листком

Как посмотреть долг по конкретному сотруднику

Для персональной проверки проще всего сформировать расчётный листок: раздел «Зарплата» — «Отчёты по зарплате» — «Расчётные листки». Установите отбор по сотруднику и месяцу. В шапке листка видны суммы «Долг за организацией на начало месяца» и «Долг за организацией на конец месяца» — это и есть задолженность с учётом всех движений периода.

Альтернатива — отчёт «Остатки по зарплате» с отбором по сотруднику. Он покажет не только итоговую сумму, но и разбивку по периодам, за которые образовался долг. Это важно, когда сотрудник утверждает, что ему не доплатили за конкретный месяц: сразу видно, числится ли за ним долг и за какой период.

Если сотрудник уволен, проверьте, что все документы увольнения проведены, а окончательный расчёт сформирован. Невыплаченный долг перед уволенным остаётся в регистрах и продолжит отражаться в отчётах — это нормально до момента фактической выплаты.

Как проверить сумму к выплате через ведомость

Документы «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу» и «Ведомость через раздатчика» при заполнении автоматически подтягивают задолженность по зарплате на указанную дату. Создайте новую ведомость (раздел «Выплаты»), укажите период выплаты и нажмите «Заполнить» — табличная часть заполнится сотрудниками с суммами долга.

Этот способ хорош тем, что показывает сумму «как для реальной выплаты»: с учётом удержаний, НДФЛ и уже зарегистрированных выплат. Если сумма в ведомости отличается от ожиданий сотрудника, сверьте её с расчётным листком — расхождение обычно объясняется удержаниями или переплатой прошлых периодов.

Не проводите ведомость, если используете её только для просмотра: проведённый документ регистрирует факт выплаты и обнулит долг в отчётах, хотя деньги сотруднику не перечислены. Для безопасного просмотра сохраните документ без проведения или просто закройте его.

Почему отчёты показывают разные суммы и что проверить

Расхождения между отчётами чаще всего объясняются разными датами среза: «Задолженность по зарплате» смотрит на конец периода, а ведомость — на конкретную дату. Между ними могли пройти начисления или выплаты. Всегда сверяйте отчёты на одну и ту же дату.

Вторая частая причина — непроведённые или помеченные на удаление документы: начисления, премии, ведомости. Проверьте журнал документов за период и убедитесь, что все они проведены. Третья причина — ручные операции и корректировки, которые делают в обход типовых документов; их видно в отчёте «Карточка счёта» при обмене с бухгалтерией, но в ЗУП они могут не отражаться корректно.

Если данные ЗУП не сходятся с бухгалтерской программой после синхронизации, проверьте настройки обмена и дату запрета изменения данных — документы, попавшие за закрытый период, могли не выгрузиться.

Как убедиться, что данные о задолженности достоверны

Итоговая проверка строится на трёх контрольных точках. Во-первых, сальдо по отчёту «Задолженность по зарплате» на конец месяца должно совпадать с суммой долгов в расчётных листках всех сотрудников за тот же месяц. Во-вторых, сумма к выплате в заполненной (но не проведённой) ведомости должна соответствовать остаткам по отчёту «Остатки по зарплате» на ту же дату.

В-третьих, после синхронизации с бухгалтерией сверьте сальдо счёта 70 в оборотно-сальдовой ведомости с итогом отчёта по задолженности в ЗУП. Небольшие расхождения допустимы только при наличии известных причин (например, депонированные суммы или выплаты вне ЗУП) и должны быть документально объяснимы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо отчёта и сумма расчётных листков

Норма

Суммы совпадают на одну дату

Тревожный признак

Разница без объяснимой причины — ищите непроведённые документы

Ведомость против отчёта «Остатки по зарплате»

Норма

Сумма к выплате равна остатку на дату ведомости

Тревожный признак

Ведомость пустая при наличии долга — проверьте период выплаты и настройки

Данные ЗУП и бухгалтерии

Норма

Сальдо счёта 70 соответствует задолженности в ЗУП

Тревожный признак

Расхождение — проверьте синхронизацию и закрытые периоды

Частые вопросы

Почему в отчёте задолженность есть, а ведомость заполняется пустой?

Чаще всего неверно указан период выплаты в шапке ведомости: программа подбирает долг только за выбранный месяц. Также проверьте способ выплаты в карточке сотрудника — если он не совпадает с типом ведомости (банк/касса), сотрудник не попадёт в список.

Что означает отрицательная задолженность по сотруднику?

Это переплата: сотруднику выплачено больше, чем начислено. Типичные причины — аванс сверх полагающегося, отпускные при последующем увольнении, ошибочная выплата. Сумма удержится при следующей выплате или потребует возврата.

Как посмотреть задолженность за прошлый год?

Сформируйте отчёт «Задолженность по зарплате» или «Остатки по зарплате» с периодом, включающим нужный год. Данные хранятся в базе без ограничения по сроку; ограничением может быть только свёртка базы, если она выполнялась.

Виден ли долг перед уволенными сотрудниками?

Да. Пока окончательный расчёт не выплачен, долг перед уволенным отражается во всех отчётах по задолженности. Для выборки только таких долгов добавьте в настройках отчёта отбор по сотрудникам с датой увольнения.

Почему задолженность в ЗУП не совпадает с 1С:Бухгалтерией?

Проверьте, прошла ли синхронизация по всем документам выплаты, нет ли документов за закрытый период и не вносились ли выплаты вручную напрямую в бухгалтерии. Расхождение устраняют поиском конкретного документа, а не ручной правкой сальдо.

Можно ли выгрузить задолженность в Excel?

Да. Любой сформированный отчёт сохраняется через «Файл» — «Сохранить» или кнопку сохранения табличного документа в форматы MXL, XLSX или PDF. Перед выгрузкой убедитесь, что в отчёте установлены нужные отборы.