Как в 1С:ЗУП посмотреть среднесписочную численность работников

Среднесписочная численность (ССЧ) — один из самых востребованных показателей: его требуют для отчётности в налоговую, статистику, фонды и для подтверждения права на льготы. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) показатель рассчитывается автоматически на основе кадровых документов, но нужно знать, где искать готовый отчёт и как проверить корректность данных.

Программа считает среднесписочную численность по правилам, установленным Росстатом: учитываются сотрудники с трудовыми договорами, включая временных и работающих неполное время, а отдельные категории (например, внешние совместители) исключаются из расчёта. Понимание логики расчёта помогает объяснить расхождения, если цифра в отчёте отличается от ожидаемой.

Где находится отчёт по среднесписочной численности

Основной инструмент — отчёт «Среднесписочная численность работников». В типовой конфигурации он доступен через меню: Кадры → Кадровые отчёты → Среднесписочная численность работников. В некоторых релизах отчёт также дублируется в разделе «Отчётность, справки» или «Аналитика».

Если отчёт не отображается в списке, проверьте права пользователя: доступ к кадровым отчётам может быть ограничен ролью. Также полезно воспользоваться строкой поиска в разделе «Все отчёты» — введите слово «среднесписочная», и программа покажет подходящие варианты.

Дополнительно численность можно увидеть в отчётах «Списочный состав», «Штатная расстановка» и «Остатки отпусков и кадровые сводки», но именно отчёт по ССЧ даёт расчёт по методологии Росстата с помесячной детализацией.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты»
2. 2
   Выберите отчёт «Среднесписочная численность работников»
3. 3
   Укажите организацию и период расчёта (месяц, квартал, год)
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговую цифру
5. 5
   При необходимости раскройте расшифровку по сотрудникам

Как настроить период и отборы

Перед формированием отчёта задайте период: ССЧ за месяц считается как сумма списочной численности за каждый календарный день, делённая на число дней месяца. Для квартала и года показатель рассчитывается как среднее арифметическое помесячных значений. Убедитесь, что период выбран правильно — типичная ошибка пользователей: сформировать отчёт за год, когда нужен был месяц.

В настройках отчёта через кнопку «Настройки» можно добавить отборы: по подразделению, должности, виду занятости. Например, чтобы получить ССЧ только по конкретному филиалу, добавьте отбор «Подразделение равно …». Для обособленных подразделений, выделенных на отдельный баланс, формируйте отчёт отдельно по каждой организации.

Обратите внимание на варианты отчёта: в типовой поставке обычно доступны вариант с итоговой численностью и вариант с расшифровкой по сотрудникам. Расшифровка помогает понять, кто вошёл в расчёт, а кто был исключён и по какой причине.

Кого программа включает и исключает из расчёта

В среднесписочную численность входят сотрудники, с которыми заключён трудовой договор, включая находящихся на больничном, в командировке, в ежегодном отпуске и работающих неполное рабочее время (последние — пропорционально отработанному времени). Внутренние совместители учитываются как одна единица по основному месту работы.

Из расчёта исключаются: внешние совместители, работники по договорам гражданско-правового характера, сотрудницы в отпуске по беременности и родам и по уходу за ребёнком, а также работники, находящиеся в отпуске без сохранения зарплаты в связи с обучением. Если цифра в отчёте меньше ожидаемой, чаще всего причина именно в этих исключениях.

Проверка корректности данных перед расчётом

Точность ССЧ напрямую зависит от качества кадрового учёта. Если сотрудник уволен, но документ увольнения не проведён, он продолжит попадать в расчёт. Аналогично неоформленный приём занизит показатель. Перед формированием отчёта за отчётный период сверьте кадровые приказы с фактическими данными.

Проверьте, что в документах приёма и переводов корректно указаны вид занятости и ставка. Например, сотрудник, оформленный как внешний совместитель по ошибке, выпадет из ССЧ. Также убедитесь, что отпуска по уходу за ребёнком оформлены кадровым документом, а не просто отсутствием начислений.

Контрольные точки

Как проверить результат

Все приёмы и увольнения за период проведены

Норма

Численность на конец периода совпадает с фактической

Тревожный признак

В отчёте есть уволенные сотрудники или отсутствуют принятые

Вид занятости в карточках сотрудников

Норма

Внешние совместители не входят в ССЧ

Тревожный признак

Штатный сотрудник исключён из расчёта

Длительные отпуска (по уходу за ребёнком)

Норма

Оформлены кадровым документом, сотрудник исключён из ССЧ

Тревожный признак

Сотрудник в отпуске по уходу учитывается в ССЧ

Расшифровка и выгрузка результата

Чтобы понять состав показателя, используйте вариант отчёта с расшифровкой: в нём по каждому сотруднику видно, какие дни периода учтены и как рассчитан его вклад в итоговую цифру. Это особенно полезно при расхождениях с данными предыдущих периодов или при подготовке пояснений для контролирующих органов.

Сформированный отчёт можно сохранить в Excel или PDF через стандартную кнопку «Сохранить» в командной панели отчёта, а также отправить на печать. Для регулярного использования удобно сохранить настройки отчёта как отдельный вариант — тогда в следующий раз достаточно будет поменять только период.

Сохраните вариант отчёта с расшифровкой по сотрудникам под понятным именем, например «ССЧ с детализацией». При камеральных проверках и запросах из фондов именно детализированный вариант позволяет быстро подтвердить состав показателя без повторной настройки.

Типичные ошибки и их последствия

Самая частая проблема — расхождение ССЧ между отчётом в ЗУП и данными, отправленными в налоговую или статистику. Обычно причина в том, что отчёт сформирован до проведения всех кадровых документов за период. Всегда формируйте ССЧ после полного завершения кадрового учёта за месяц.

Вторая типичная ошибка — путаница между списочной и среднесписочной численностью при заполнении форм. Например, в расчёте по страховым взносам указывается именно среднесписочная численность, а не число сотрудников на последнее число. Подстановка неправильного показателя приводит к требованиям пояснений.

Альтернативные способы получить показатель

Если типового отчёта недостаточно, ССЧ можно посмотреть в разделе «Отчётность, справки» через формы статистики (например, П-4), где показатель рассчитывается автоматически при заполнении. Это удобно, когда численность нужна сразу в составе регламентированной формы.

Для нестандартных задач — например, ССЧ по произвольной группировке подразделений — используйте универсальный отчёт по регистрам кадровых данных или обратитесь к специалисту по 1С для создания пользовательского варианта отчёта на СКД. Это безопасный путь: настройка отчёта не меняет данные учёта.

Частые вопросы

Почему в отчёте ССЧ дробное число, а сотрудников целое количество?

Среднесписочная численность — расчётный средний показатель за период: сотрудники, принятые или уволенные в середине месяца, и работающие неполное время учитываются пропорционально. Поэтому результат почти всегда дробный. Для отчётности показатель округляется по правилам соответствующей формы.

Входят ли внешние совместители в среднесписочную численность?

Нет, внешние совместители в ССЧ не включаются — это прямо предусмотрено методологией. Внутренние совместители учитываются один раз по основному месту работы. Если внешний совместитель попал в расчёт, проверьте вид занятости в документе приёма.

Что делать, если отчёт «Среднесписочная численность» не виден в меню?

Проверьте права пользователя — доступ к кадровым отчётам определяется ролью. Также откройте «Все отчёты» и воспользуйтесь поиском по слову «среднесписочная». Если отчёта нет и там, возможно, используется изменённая конфигурация — уточните у администратора 1С.

Как получить ССЧ за год, если сотрудники работали не полный год?

Задайте в отчёте период с января по декабрь. Программа рассчитает помесячные значения и выведет среднее за год. Организации, работавшие неполный год (например, созданные в середине года), всё равно делят сумму помесячных показателей на 12 — это учитывайте при ручной проверке.

Учитываются ли сотрудницы в декретном отпуске в ССЧ?

Сотрудницы в отпуске по беременности и родам и по уходу за ребёнком исключаются из среднесписочной численности, хотя остаются в списочном составе. Чтобы программа исключила их корректно, отпуск должен быть оформлен соответствующим кадровым документом.

Можно ли выгрузить ССЧ с расшифровкой по сотрудникам в Excel?

Да. Сформируйте вариант отчёта с расшифровкой, затем используйте кнопку сохранения в командной панели и выберите формат Excel. В файле сохранятся как итоговые показатели, так и детализация по сотрудникам и дням периода.