Как поменять график работы в 1С ЗУП

Смена графика работы сотрудника в 1С ЗУП — частая операция: переход на сокращённый день, сменный режим, гибкий график или неполное рабочее время. От того, как именно вы её выполните, зависит корректность расчёта зарплаты, табеля и отпускных. Главное правило: график не редактируют «задним числом» у сотрудника напрямую — изменение оформляют кадровым документом с даты вступления в силу.

В программе есть три разных механизма, которые часто путают: сам справочник «Графики работы сотрудников» (шаблон расписания), назначение графика конкретному человеку через кадровый документ и документ «Индивидуальный график» для разового отклонения на один месяц. Ниже разберём каждый сценарий с точными действиями.

Как устроены графики работы в 1С ЗУП

График работы в ЗУП — это элемент справочника, описывающий цикл рабочих и выходных дней: пятидневка, сменный график «сутки через трое», скользящие выходные и т.д. Один и тот же график может быть назначен десяткам сотрудников, поэтому правка шаблона влияет на всех, кому он назначен.

Найти справочник можно через раздел «Настройка → Графики работы сотрудников» или «Кадры → Графики работы сотрудников» в зависимости от релиза. Внутри элемента задаётся способ заполнения: по дням недели, произвольной длины цикл, с учётом праздников и предпраздничных сокращений.

Создание нового графика работы

Если подходящего графика ещё нет, создайте его до оформления перевода. Откройте «Настройка → Графики работы сотрудников» и нажмите «Создать». Укажите наименование так, чтобы его легко отличить в списке, например «Смена 2 (с 14:00)» или «Неполная неделя 4 дня».

Выберите способ заполнения: «По дням недели» для пятидневки и шестидневки, «По циклам произвольной длины» для сменных режимов. Затем в табличной части распишите рабочие дни и часы, отметьте выходные. Если работа идёт в праздники, снимите флажок учёта праздничных дней, иначе программа автоматически сдвинет график.

После заполнения нажмите «Записать» и проверьте итоговое расписание по кнопке предварительного просмотра календаря: убедитесь, что чередование дней и часы совпадают с ожиданием. Ошибка на этом этапе потом исказит норму времени у всех сотрудников с этим графиком.

1. 1
   Откройте Настройка → Графики работы сотрудников → Создать
2. 2
   Укажите понятное наименование и способ заполнения
3. 3
   Распишите рабочие дни, часы и выходные
4. 4
   Проверьте календарь по кнопке просмотра
5. 5
   Запишите элемент справочника

Изменение графика сотруднику через кадровый перевод

Стандартный способ поменять график конкретному работнику — кадровый документ. Перейдите в «Кадры → Приёмы, переводы, увольнения» и создайте «Кадровый перевод». Выберите сотрудника и укажите дату, с которой действует новый график.

На вкладке «Главное» установите флажок «Изменить график работы» и выберите из справочника нужный график. Если одновременно меняется режим оплаты (например, переход на неполное время влияет на расчёт оклада пропорционально отработанному времени), проверьте вкладку «Оплата труда» — там должны остаться корректные начисления.

Проведите документ. С указанной даты программа будет считать норму времени и табель по новому графику, а до этой даты — по прежнему. История изменений сохраняется и доступна из карточки сотрудника.

Массовая смена графика для подразделения

Если график меняется у целого отдела, используйте документ «Кадровый перевод списком» (доступен в тех же журналах при соответствующих настройках). В нём выбирается список сотрудников, а новый график задаётся один раз для всех — это исключает пропуски и ошибки при ручном вводе по каждому человеку.

Разовое изменение: документ «Индивидуальный график»

Когда сотрудник на один месяц работает по особому расписанию (например, перенос смен из-за ремонта или сезонной нагрузки), менять кадровый график не нужно. Создайте документ «Индивидуальный график» через «Зарплата → Индивидуальные графики» или «Кадры → Индивидуальные графики» в зависимости от настроек ролей.

Укажите месяц, сотрудника или список сотрудников и заполните табличную часть фактическими рабочими и выходными днями. Программа для этого месяца будет использовать индивидуальное расписание вместо основного графика при расчёте нормы времени и табеля. Со следующего месяца автоматически вернётся основной график.

Если документа «Индивидуальный график» нет в меню, проверьте настройку: «Настройка → Расчёт зарплаты» — должна быть включена возможность учёта индивидуальных графиков, либо у пользователя не хватает прав.

Какой способ выбрать

Кадровый перевод

Постоянная или длительная смена графика с конкретной даты. Сохраняет историю и корректно ведёт учёт.

Индивидуальный график

Разовое отклонение на один месяц без изменения постоянного графика. Не подходит для долгосрочных изменений.

Правка шаблона графика

Только если само расписание меняется для всех, кто на нём работает, и только на будущие периоды.

Переход на неполное рабочее время

Частный случай — перевод на неполный день или неполную неделю. Здесь недостаточно просто назначить другой график: нужно, чтобы оклад рассчитывался пропорционально отработанному времени относительно полной нормы.

Создайте график неполного времени и в его настройках укажите, что он является графиком неполного рабочего времени, а норму считать по основному графику (обычно по пятидневке). Тогда часовая ставка и доплаты будут считаться от полной нормы, а оплата — пропорционально фактически отработанному.

Оформите изменение тем же кадровым переводом. Если в договоре меняется размер ставки (например, 0,5 ставки), скорректируйте и начисления на вкладке «Оплата труда» — либо укажите количество ставок в карточке сотрудника.

Проверка результата после смены графика

После проведения документов убедитесь, что изменения отразились в учёте. Откройте карточку сотрудника (Кадры → Сотрудники) и проверьте текущее место работы и график — там должна отображаться новая запись с датой перевода.

Затем сформируйте табель учёта рабочего времени («Зарплата → Табели» или отчёт Т-13) за месяц изменения. До даты перевода должны идти дни по старому графику, после — по новому. Проверьте итоговую норму часов: она должна совпадать с производственным календарём по новому режиму.

Наконец, сделайте пробный расчёт зарплаты за месяц в черновике и сверьте сумму оклада: при полной выработке по новому графику сотрудник должен получить тот же оклад (при полном времени) или пропорциональную часть (при неполном).

Контрольные точки

Как проверить результат

График в карточке сотрудника

Норма

Отображается новый график с даты перевода

Тревожный признак

Старый график или пустое значение — перевод не проведён

Табель за месяц изменения

Норма

Дни до даты — по старому графику, после — по новому

Тревожный признак

Весь месяц по одному графику или пустые дни

Расчёт оклада

Норма

Сумма соответствует отработанной норме

Тревожный признак

Оклад начислен полностью при неполном времени

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — правка шаблона графика вместо назначения нового. Это меняет расписание для всех сотрудников на этом графике и ломает закрытые периоды, если перезаполнить график задним числом. Второй типичный сбой — дата перевода «середина месяца» без проверки табеля: программа корректно разделит период, но кадровик забывает сверить норму, и расчётчик получает неверные часы.

Ещё одна проблема — сменный график без указания работы в праздники: программа сдвигает смены по производственному календарю, и график «сутки через трое» расходится с реальным. Для сменных режимов обычно снимают учёт праздничных дней в настройках графика.

Частые вопросы

Можно ли поменять график задним числом?

Технически кадровый перевод можно провести прошлой датой, но если период уже закрыт (зарплата рассчитана и выплачена), это вызовет перерасчёт. Безопаснее оформлять изменения до закрытия месяца, а для уже закрытых периодов анализировать необходимость исправления вместе с расчётчиком.

Как изменить график сразу всему подразделению?

Используйте документ «Кадровый перевод списком»: добавьте сотрудников подразделения в табличную часть и укажите новый график один раз. Это быстрее и исключает пропуски по сравнению с индивидуальными переводами.

Почему после смены графика табель не перезаполнился?

Табель заполняется по данным на момент его создания. Если документ «Табель» уже существует, откройте и перезаполните его, либо создайте заново. Также проверьте дату кадрового перевода — если она позже периода табеля, изменений и не будет.

Чем индивидуальный график отличается от кадрового перевода?

Индивидуальный график действует только один месяц и не меняет постоянный график сотрудника — со следующего месяца учёт возвращается к основному. Кадровый перевод меняет график на постоянной основе с указанной даты.

Нужно ли менять оклад при переходе на неполное время?

Сам оклад в начислениях обычно не меняют — меняют график и при необходимости количество ставок. Программа рассчитает оплату пропорционально отработанному времени, если график неполного времени правильно связан с графиком полной нормы.

График не виден в списке при выборе в переводе. Что делать?

Проверьте, что график записан в справочнике «Графики работы сотрудников» и не помечен на удаление. Также убедитесь, что у вашего пользователя есть права на просмотр справочника — при ограниченных ролях часть данных может быть недоступна.