Как поменять директора в 1С ЗУП

Смена руководителя организации в 1С:ЗУП — не одна кнопка, а цепочка действий: кадровые документы по старому и новому директору, обновление подписанта в отчётности, при необходимости — смена ответственного лица в настройках организации. Если выполнить только часть шагов, в расчётных листках, справках и регламентированных отчётах останется прежняя фамилия, а кадровые документы будут «смотреть» на уже уволенного сотрудника.

Порядок действий зависит от сценария: директор может быть штатным сотрудником (оформляется приём и увольнение) или внешним управляющим, подписывающим документы без трудового договора. Ниже разобраны оба варианта с конкретными разделами меню, а также типичные ошибки, из-за которых в отчётах подтягивается старый руководитель.

Определите сценарий: штатный директор или внешний подписант

Первый шаг — понять, как оформлен руководитель в базе. В большинстве случаев директор — обычный сотрудник организации с трудовым договором, должность «Генеральный директор» в штатном расписании и начислениями. Тогда смена оформляется стандартными кадровыми документами.

Второй вариант — директор не является сотрудником (например, управляющий от ИП или внешней организации) и нужен в программе только как подписант отчётов и справок. В этом случае кадровые документы не создаются, а меняется только физическое лицо в настройках организации и отчётности.

От сценария зависит объём работ: в первом случае потребуется полный кадровый контур (увольнение, приём, начисление компенсаций), во втором — только замена подписанта в справочниках и настройках.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Директор оформлен в штате и получает зарплату в этой базеОформите увольнение старого и приём нового сотрудника через раздел «Кадры»

Директор не сотрудник, а только подписант отчётовИзмените подписанта в карточке организации и настройках отчётности без кадровых документов

Меняется и руководитель, и главбух одновременноВыполните кадровые операции по обоим, затем обновите оба поля подписантов в настройках

Уволить прежнего директора

Если руководитель — штатный сотрудник, начните с увольнения. Откройте раздел «Кадры» → «Увольнения» и создайте новый документ. Выберите сотрудника, укажите дату увольнения и основание — для генерального директора это чаще всего решение участников (п. 2 ст. 278 ТК РФ) либо собственное желание (ст. 80 ТК РФ).

Проверьте вкладку с компенсацией отпуска: программа рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск автоматически, если ведётся учёт остатков отпусков. Суммы попадут в начисление зарплаты за месяц увольнения либо начислятся прямо в документе увольнения — в зависимости от настроек релиза.

Обратите внимание на дату: если новый директор вступает в должность со следующего дня после увольнения прежнего, в базе не должно быть «дырки» в подписантах — иначе документы за этот день не смогут корректно вывести руководителя. Планируйте даты так, чтобы переход был последовательным.

Принять нового директора на работу

Новый руководитель оформляется документом «Приём на работу» (раздел «Кадры» → «Приёмы на работу»). Создайте сотрудника, привяжите его к физическому лицу — если человек уже есть в базе (например, был заместителем), используйте существующую карточку физлица, чтобы не плодить дубли.

Укажите должность из штатного расписания. Если штатное расписание ведётся, позиция «Генеральный директор» должна быть свободна на дату приёма — проверьте, что ставка освободилась после увольнения прежнего руководителя. Задайте оклад или иную форму оплаты, график работы.

Если новый директор уже работает в организации на другой должности (например, коммерческий директор становится генеральным), оформляется не приём, а «Кадровый перевод» (раздел «Кадры» → «Кадровые переводы»). В документе меняется должность и, при необходимости, размер оплаты.

1. 1
   Уволите прежнего директора документом «Увольнение» с корректной датой и основанием
2. 2
   Проверьте расчёт компенсации за неиспользованный отпуск
3. 3
   Примите нового директора документом «Приём на работу» или оформите «Кадровый перевод»
4. 4
   Укажите нового руководителя в карточке организации как подписанта
5. 5
   Обновите подписанта в настройках регламентированной отчётности
6. 6
   Сформируйте тестовый приказ и отчёт, чтобы проверить фамилию в печатных формах

Обновить подписанта в настройках организации

Кадровые документы сами по себе не меняют подписанта в отчётах и печатных формах. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» (или «Главное» → «Организации») и найдите блок с ответственными лицами и подписантами. В поле «Руководитель» укажите нового сотрудника — выбирается именно сотрудник, привязанный к физлицу.

Обратите внимание на историю изменений: в части конфигураций ответственные лица хранятся с датами. Укажите дату, с которой действует новый руководитель, — тогда документы, созданные задним числом до смены, сохранят старого подписанта, а новые будут выводить актуального.

Затем проверьте настройки регламентированной отчётности (если отчёты сдаются из 1С): раздел «Отчётность, справки» → «Настройки обмена с контролирующими органами» или параметры подписанта в форме настроек отчётности. Там тоже нужно заменить руководителя и, при необходимости, сертификат электронной подписи, если отчёты подписываются ЭП директора.

Проверить результат в документах и отчётах

После всех изменений сформируйте контрольные формы. Создайте тестовый приказ о приёме или кадрового перевода и откройте печатную форму — в подписи должен стоять новый руководитель. Затем проверьте справку о доходах сотрудника и один из регламентированных отчётов (например, титульный лист РСВ или 6-НДФЛ).

Если в печатной форме по-прежнему выводится старая фамилия, причина почти всегда в одном из трёх: не обновлён подписант в карточке организации, в настройках отчётности хранится старое физлицо, либо документ был создан раньше и подписант «зашит» в него — тогда документ нужно перепровести или перезаполнить.

Дополнительно проверьте обмен с банком и ЭДО: если платёжные поручения или электронные документы подписываются сертификатом директора, потребуется выпуск нового сертификата и его регистрация в программе.

Контрольные точки

Как проверить результат

Печатная форма приказа о приёме

Норма

В подписи новый руководитель

Тревожный признак

Старая фамилия или пустое поле

Титульный лист регламентированного отчёта

Норма

Подписант — новый директор

Тревожный признак

Прежнее физлицо из настроек отчётности

Кадровые документы за дату перехода

Норма

Нет разрыва в подписантах между увольнением и приёмом

Тревожный признак

Документы за «пустой» день без руководителя

Справка о доходах сотрудника

Норма

Новый подписант внизу формы

Тревожный признак

Старая фамилия — не обновлены реквизиты организации

Типичные ошибки при смене директора

Самая частая ошибка — ограничиться кадровыми документами и забыть про подписанта в настройках. Увольнение и приём проведены, а в отчётах и справках по-прежнему старый руководитель, потому что поле «Руководитель» в карточке организации никто не трогал.

Вторая ошибка — дубли физических лиц. Если новый директор раньше работал в компании, а при приёме создали новое физлицо вместо привязки к существующему, раздвоятся данные по НДФЛ, страховым взносам и отчётам. Перед приёмом всегда выполняйте поиск физлица по ФИО и дате рождения.

Третья группа проблем — даты. Приём нового директора раньше увольнения старого при ведении штатного расписания может дать ошибку превышения числа ставок, а «окно» без руководителя приведёт к пустым подписям в документах.

Особые ситуации и ограничения

Если в базе несколько организаций, а директор общий, изменения подписанта нужно выполнить в карточке каждой организации отдельно. Кадровые документы при этом оформляются по каждому юрлицу, где руководитель числится в штате.

В филиально-обособленной структуре проверьте, какой руководитель указывается в подразделениях: руководитель обособленного подразделения может быть отдельным лицом и не меняться при смене гендиректора головной организации.

Если смена директора происходит задним числом, а период уже закрыт (зарплата выплачена, отчёты сданы), кадровые документы вносятся реальной датой создания с датами событий в закрытом периоде. Учтите, что это может потребовать корректирующих отчётов, если подписант в уже сданных формах указан неверно.

Удобно делать смену директора на стыке месяцев: уволить старого последним днём месяца, принять нового первым числом следующего. Так проще считать компенсации, не возникает «двойных» подписантов внутри одного расчётного периода, и отчётность за квартал формируется уже с актуальным руководителем.

Частые вопросы

Можно ли поменять директора без увольнения, просто исправив фамилию в карточке сотрудника?

Нет, если сменился сам человек. Исправление фамилии корректно только при смене фамилии тем же человеком (например, после брака). Новый руководитель — это новое физическое лицо и новый сотрудник, оформляемый приёмом, иначе исказятся все персональные данные по НДФЛ и взносам.

Почему в новых приказах всё равно выводится старый директор?

Почти всегда причина в том, что поле «Руководитель» в реквизитах организации не обновлено либо обновлено без даты начала действия. Откройте карточку организации, проверьте подписанта и дату, с которой он действует, затем перепроведите документ.

Директор не получает зарплату и не числится в штате — как его заменить?

Тогда кадровые документы не нужны. Достаточно создать физическое лицо (при необходимости) и указать его подписантом в карточке организации и в настройках регламентированной отчётности.

Нужно ли менять что-то в обмене с банком и ЭДО?

Да, если документы подписываются электронной подписью руководителя. Потребуется выпустить сертификат на нового директора, зарегистрировать его в программе и обновить настройки обмена с банком и оператором ЭДО.

Как заменить директора задним числом, если период закрыт?

Документы создаются текущей датой с датами событий в прошлом периоде. Учтите, что это может повлечь перерасчёт зарплаты закрытого месяца и необходимость сдать корректирующие отчёты, если подписант в уже сданных формах был указан неверно.