Другое · 10 мин
Как в 1С ЗУП перевести сотрудника на удаленную работу
Пошаговая инструкция по переводу сотрудника на удаленную работу в 1С ЗУП: кадровый перевод, график работы, допсоглашение, настройка начислений и проверка расчета.
Перевод сотрудника на удаленную (дистанционную) работу в 1С:ЗУП — это не одна кнопка, а связка кадровых и расчетных операций: оформление кадрового перевода или дополнительного соглашения, корректировка графика работы, проверка начислений и при необходимости настройка обмена с ЭДО для подписания документов. Если сделать только часть шагов, в расчете зарплаты или в отчетности появятся ошибки, которые всплывут в конце месяца.
Порядок действий зависит от того, как организован учет в вашей базе: ведется ли штатное расписание, используются ли территории и условия труда, подключен ли 1С-ЭДО для кадровых документов. Ниже разобраны оба типовых сценария — с изменением условий трудового договора через кадровый перевод и через простое изменение графика, если характер работы в договоре не меняется.
Материал ориентирован на 1С:ЗУП 8 редакции 3.1 в актуальных релизах. В более старых релизах часть документов может называться иначе или отсутствовать, но общая логика сохраняется.
Подготовка: что проверить до оформления перевода
До создания документов убедитесь, что в программе отражены исходные данные. Откройте карточку сотрудника (раздел «Кадры» → «Сотрудники») и проверьте текущее рабочее место: подразделение, должность, график работы. Именно от этих значений будет строиться перевод.
Определите, как юридически оформляется переход. Если удаленная работа становится постоянным условием трудового договора, оформляется дополнительное соглашение, а в ЗУП — кадровый перевод с изменением условий. Если это временная мера без изменения договора (например, сотрудник просто работает из дома по согласованию), часто достаточно сменить график или вообще ничего не менять в кадровом учете.
Проверьте настройки учетной политики: ведется ли в программе учет по территориям и условиям труда (раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» → «Учетная политика»). Если территории используются, для удаленных работников обычно заводят отдельную территорию «Удаленная работа», чтобы корректно строить отчеты и при необходимости применять районные коэффициенты по фактическому месту работы.
Создание графика работы для удаленного сотрудника
Если режим рабочего времени на удаленке отличается от офисного (гибкое начало дня, суммированный учет, другое распределение часов), создайте новый график: раздел «Настройка» → «Графики работы сотрудников» → «Создать». Укажите способ заполнения (по дням недели или по циклу), рабочие и выходные дни, длительность смен.
Если режим работы не меняется — тот же восьмичасовой день с понедельника по пятницу — новый график создавать не нужно. Удаленный характер работы сам по себе не требует отдельного графика: график описывает время, а не место работы.
После сохранения графика откройте его табель за ближайший месяц и сверьте норму часов с производственным календарем. Ошибка в графике приведет к неверному расчету оклада пропорционально отработанному времени.
Оформление кадрового перевода
Основной документ — «Кадровый перевод» (раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» → «Кадровые переводы»). Создайте документ, выберите сотрудника и укажите дату перевода — с нее начнут действовать новые условия.
На вкладке «Главное» отметьте изменяемые реквизиты. Если меняется подразделение (например, создано виртуальное подразделение «Удаленные сотрудники»), установите флажок «Подразделение» и выберите новое. Аналогично при смене графика отметьте «График работы» и укажите созданный ранее график.
Если используется учет по территориям, на вкладке появится поле «Территория» — укажите территорию удаленной работы. Это влияет на отчеты по месту работы и, при соответствующей настройке, на применение районных коэффициентов.
- 1Создайте и проверьте новый график работы, если режим меняется
- 2Откройте «Кадры» → «Кадровые переводы» и создайте документ
- 3Выберите сотрудника и дату начала удаленной работы
- 4Отметьте изменяемые реквизиты: подразделение, график, территория
- 5Проверьте вкладку «Оплата труда» — начисления должны соответствовать новым условиям
- 6Проведите документ и распечатайте приказ при необходимости
- 7Сформируйте расчетный листок за переходный месяц и сверьте суммы
Настройка начислений и оплаты труда
На вкладке «Оплата труда» кадрового перевода проверьте состав плановых начислений. Если на удаленке отменяются какие-то доплаты (например, доплата за работу в офисе или компенсация проезда), снимите соответствующие флажки или измените размер начисления. Если добавляется компенсация расходов на интернет и электричество, добавьте новое начисление.
Для компенсации расходов удаленщика обычно используют начисление с назначением «Прочие начисления и выплаты», не облагаемое или частично облагаемое НДФЛ и взносами в зависимости от принятого в организации решения и норм законодательства. Настройку налогообложения задайте в карточке начисления на вкладках «Налоги, взносы, бухучет».
Обратите внимание на переходный месяц: если перевод оформлен не с первого числа, ЗУП рассчитает начисления пропорционально периодам до и после перевода. Проверьте это в расчетном листке — суммы по старым и новым условиям должны быть разделены корректно.
Электронный документооборот и подписание соглашения
Если в организации подключен кадровый ЭДО (1С-ЭДО или интеграция с оператором), дополнительное соглашение о дистанционной работе можно подписать электронно. В ЗУП это оформляется через документы кадрового ЭДО: создается документ, прикрепляется файл соглашения, отправляется сотруднику на подписание.
Убедитесь, что у сотрудника выпущена электронная подпись, принимаемая вашей системой ЭДО, и что в карточке физического лица указаны актуальные контактные данные для доставки документов. Без действующей подписи документ вернется с ошибкой или зависнет в статусе ожидания.
Если ЭДО не используется, распечатайте приказ о переводе из документа (кнопка «Печать») и соглашение подписывайте на бумаге — в программе это никак дополнительно не отражается.
Проверка результата и расчет зарплаты
После проведения перевода откройте карточку сотрудника и убедитесь, что текущие данные обновились: подразделение, график, территория, состав начислений. Историю изменений можно посмотреть по ссылке «Трудовая деятельность» или через отчет «Штатное расписание» / «Сотрудники организации».
Ключевая проверка — расчет зарплаты за первый месяц после перевода. Создайте документ «Начисление зарплаты и взносов», заполните его и откройте строку сотрудника: норма дней и часов должна соответствовать новому графику, начисления — новому составу, компенсации должны попасть в расчет.
Как проверить результат
Отображается новый график с даты перевода
Остался старый график или дата не совпадает с приказом
Начисления разделены по периодам до/после перевода
Весь месяц посчитан по одним условиям
Совпадает с табелем нового графика
Норма взята из старого графика
Присутствуют в расчете с верным налогообложением
Не начисляются или облагаются неверно
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — изменение графика напрямую в карточке сотрудника мимо кадровых документов. В ЗУП 3.1 плановые данные меняются только документами; ручная правка приведет к рассинхронизации с отчетами и невозможности восстановить историю.
Вторая ошибка — забыть про отпуска и больничные. Средний заработок при смене условий не пересчитывается автоматически задним числом, но если меняется состав начислений, входящих в базу среднего, проверьте настройки новых начислений: флажок «Входит в базу среднего заработка» должен быть установлен корректно.
Третья группа проблем — отчетность. Если удаленный сотрудник работает в другом регионе, проверьте коды ОКТМО и территориальные условия в отчетах по взносам и 6-НДФЛ. При ведении учета по территориям эти данные подставляются из территории, указанной в переводе.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли оформить удаленную работу без кадрового перевода?
Да, если условия трудового договора формально не меняются — например, сотрудник временно работает из дома с тем же графиком и оплатой. Тогда в ЗУП ничего менять не нужно или достаточно документа «Изменение графика работы списком». Но постоянную дистанционную работу по нормам ТК РФ следует оформить соглашением, а в программе — кадровым переводом.
Как отразить перевод, если ведется штатное расписание?
При включенном штатном расписании кадровый перевод подбирает позицию из него. Если для удаленных сотрудников созданы отдельные позиции (другое подразделение), выберите новую позицию в документе. Если позиция та же, меняются только график и территория — они указываются в переводе без изменения штатной единицы.
Что делать, если перевод оформили после расчета зарплаты?
Отмените проведение документа «Начисление зарплаты и взносов» за этот месяц, проведите кадровый перевод, затем пересоздайте и перезаполните расчет. Если зарплата уже выплачена, пересчет выполняется документом «Перерасчет зарплаты» либо корректировкой в следующем периоде — согласуйте порядок с бухгалтерией.
Как настроить компенсацию расходов на интернет для удаленщика?
Создайте новое начисление (раздел «Настройка» → «Начисления») с назначением «Прочие начисления и выплаты», задайте фиксированную сумму или формулу, настройте обложение НДФЛ и взносами на соответствующих вкладках. Затем добавьте начисление сотруднику через кадровый перевод или документ «Изменение оплаты труда».
Влияет ли удаленная работа на расчет среднего заработка?
Сам факт удаленной работы на средний заработок не влияет — в расчет идут начисления и отработанное время. Важно только, чтобы новые начисления (например, компенсации) имели корректную настройку включения в базу среднего, а график правильно формировал норму времени для расчета отпускных и командировочных.
Нужно ли заводить отдельное подразделение для удаленных сотрудников?
Не обязательно. Отдельное подразделение удобно для аналитики и отчетов, если удаленщиков много. Если их единицы, достаточно указать территорию «Удаленная работа» в кадровом переводе — это даст нужную детализацию без усложнения структуры организации.
Что важно запомнить
Перевод на удаленную работу в 1С:ЗУП оформляется кадровым переводом с указанием нового графика, территории и состава начислений. Все изменения делайте только документами, а результат проверяйте расчетным листком за переходный месяц и настройками налогообложения компенсаций.