Другое · 10 мин
Как в 1С ЗУП перевести сотрудника на полную ставку
Пошаговая инструкция по переводу сотрудника на полную ставку в 1С:ЗУП 3.1 через кадровый перевод: настройка графика, проверка расчётов, типичные ошибки и FAQ.
Перевод сотрудника с неполной ставки (0,5 или другой доли) на полную ставку — типовая кадровая операция в 1С:Зарплата и управление персоналом. Она оформляется документом «Кадровый перевод», в котором изменяется количество занимаемых ставок и, как правило, график работы сотрудника. Если просто поменять оклад, не изменив количество ставок и график, расчёт зарплаты будет некорректным.
Главная сложность операции в том, что ставка в ЗУП связана сразу с несколькими объектами: штатным расписанием, графиком работы, плановыми начислениями и средним заработком. Поэтому перевод нужно выполнять не «ручной правкой» карточки сотрудника, а полноценным кадровым документом, который корректно зафиксирует изменение в истории.
Ниже разобран полный порядок действий для типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1: от проверки штатного расписания до контроля расчёта зарплаты после перевода.
Проверьте исходные данные перед переводом
Прежде чем создавать документ, убедитесь, что в базе корректно отражена текущая ситуация. Откройте карточку сотрудника (Кадры → Сотрудники) и посмотрите текущее количество ставок и график работы — они отображаются в блоке «Место работы». Если сотрудник занимает 0,5 ставки, это должно быть видно и в штатном расписании.
Проверьте штатное расписание (Кадры → Штатное расписание): есть ли по позиции сотрудника свободная ставка. Если по позиции предусмотрена только одна ставка, а сотрудник занимает её на 0,5, то для перевода на полную ставку свободный остаток существует — проблем не будет. Если же на этой позиции уже заняты все ставки другими сотрудниками, потребуется сначала изменить штатное расписание.
Уточните кадровое основание перевода: соглашение сторон (дополнительное соглашение к трудовому договору) или перевод по инициативе работодателя. От этого зависит, какие реквизиты вы укажете в документе и какой приказ распечатаете. Дата перевода должна совпадать с датой, указанной в соглашении.
Создайте документ «Кадровый перевод»
Перейдите в раздел Кадры → Приёмы, переводы, увольнения и создайте документ «Кадровый перевод». Укажите организацию, сотрудника и дату перевода — с этой даты начнут действовать новые условия. Если перевод нужно оформить «задним числом» за уже закрытый период расчёта зарплаты, программа предложит доначислить разницу — об этом ниже.
На вкладке «Главное» установите флажок «Изменить место работы» или «Изменить условия труда» — состав флажков зависит от релиза. Затем в поле «Количество ставок» укажите значение 1 вместо прежней доли. Программа автоматически покажет прежнее и новое значение, что удобно для контроля.
- 1Откройте Кадры → Приёмы, переводы, увольнения и создайте «Кадровый перевод»
- 2Укажите сотрудника и дату перевода
- 3Установите количество ставок = 1
- 4Измените график работы на график полного рабочего времени
- 5Проверьте вкладку «Оплата труда»: оклад должен соответствовать полной ставке
- 6Проведите документ и распечатайте приказ при необходимости
- 7Проверьте расчёт зарплаты за переходный месяц
Обратите внимание на поле «График работы». При работе на 0,5 ставки сотруднику обычно назначен сокращённый график (например, 4 часа в день). При переводе на полную ставку назначьте стандартный график полного рабочего времени — иначе норма времени для расчёта оклада останется укороченной, и зарплата посчитается неверно.
Настройте оплату труда в документе перевода
На вкладке «Оплата труда» проверьте, как изменятся плановые начисления. Если оклад в карточке позиции указан за полную ставку, а сотрудник получал его пропорционально 0,5 ставки, то после установки количества ставок = 1 программа автоматически будет рассчитывать полный оклад — сумма в документе изменится.
Если же в штатном расписании или в приёме на работу оклад был указан уже с учётом неполной ставки (то есть фактически «половинный» оклад внесён как плановое начисление), потребуется вручную изменить размер начисления на полный. Сравните итоговый ФОТ в документе с ожидаемым: он должен соответствовать полному окладу по позиции плюс все надбавки.
Убедитесь, что не дублируются начисления: иногда при переводе пользователь добавляет новую строку начисления, не отменив старую. В документе перевода действия над начислениями управляются явно — начисление либо продолжает действовать, либо прекращается. Лишняя активная строка приведёт к двойному начислению.
Особые сценарии перевода
Перевод с середины месяца
Если дата перевода приходится на середину месяца, программа при расчёте зарплаты разделит месяц на два периода: до даты перевода — по старым условиям (неполная ставка), после — по новым. В документе «Начисление зарплаты и взносов» это отразится двумя строками по окладу с разной нормой времени и разным результатом. Проверьте, что сумма обеих строк в совокупности корректна.
Перевод задним числом
Если кадровый перевод вводится после расчёта зарплаты за затронутый период, программа зафиксирует необходимость перерасчёта. В документе «Начисление зарплаты и взносов» следующего месяца появится доначисление (или сторно) за прошлый период. Убедитесь, что перерасчёт действительно выполнен: раздел Зарплата → Перерасчёты показывает зарегистрированные потребности в пересчёте.
Перевод совместителя
Для внутреннего совместителя перевод на полную ставку оформляется отдельным кадровым переводом по соответствующему сотруднику-совместителю, а не по основному месту работы. В списке сотрудников совместитель отображается как отдельная строка — не перепутайте их, иначе измените условия не тому трудовому договору.
Сравнение вариантов оформления
Стандартный и рекомендуемый способ: фиксирует изменение ставок, графика и начислений в истории, формирует приказ.
Подходит только если ставка и график уже правильные, а нужно изменить размер оклада. Для перевода на полную ставку недостаточен.
Недопустима: изменения не попадут в историю кадровых документов, отчёты и расчёты будут некорректны.
Проверьте результат после проведения
После проведения документа откройте карточку сотрудника и убедитесь, что в блоке «Место работы» отображается 1 ставка и новый график. В отчёте «Штатное расписание» или «Штатная расстановка» позиция должна быть занята полностью, без свободного остатка 0,5.
Затем создайте или перезаполните документ «Начисление зарплаты и взносов» за переходный месяц и проверьте расчёт по сотруднику. Признак корректной настройки: норма дней и часов соответствует графику полного рабочего времени, а начисленная сумма оклада равна полному окладу (или пропорциональной части при переводе с середины месяца).
Как проверить результат
Отображается 1 ставка с даты перевода
Осталась прежняя доля ставки
Назначен график полного рабочего времени
Остался сокращённый график — норма времени занижена
Сумма соответствует полному окладу за отработанное время
Сумма осталась «половинной» или задвоилась
При переводе задним числом перерасчёт выполнен
В списке перерасчётов висит необработанная запись
Типичные ошибки и как их избежать
Самая распространённая ошибка — изменить количество ставок, но забыть сменить график работы. В результате оклад считается от полной суммы, но норма времени берётся из сокращённого графика, и сотрудник получает завышенную или заниженную сумму в зависимости от настроек начисления. Всегда меняйте ставку и график в одном документе.
Вторая частая проблема — перевод без изменения штатного расписания, когда контроль ставок включён. Документ просто не проведётся с сообщением о превышении количества ставок. Решение — сначала оформить изменение штатного расписания, затем кадровый перевод.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли перевести сотрудника на полную ставку без документа «Кадровый перевод»?
Технически отредактировать данные в карточке можно, но делать этого не следует: изменение не зафиксируется в кадровой истории, приказ не сформируется, а отчёты по штатному расписанию и среднесписочной численности будут некорректны. Правильный инструмент — именно кадровый перевод.
Нужно ли менять график работы при переводе на полную ставку?
Да, в большинстве случаев. Если сотрудник работал на неполной ставке по сокращённому графику, при переводе на полную ставку ему назначается график полного рабочего времени. Иначе расчёт оклада будет вестись от заниженной нормы времени.
Как оформить перевод, если в штатном расписании нет свободной ставки?
Сначала создайте документ «Изменение штатного расписания» и увеличьте количество ставок по позиции (или измените долю ставки). После его проведения оформляйте кадровый перевод — контроль соответствия пройдёт успешно.
Что делать, если перевод оформили после расчёта зарплаты за месяц?
Проведите кадровый перевод с фактической датой, затем проверьте раздел Зарплата → Перерасчёты: программа должна зарегистрировать необходимость доначисления. Перерасчёт выполнится в ближайшем документе «Начисление зарплаты и взносов» либо отдельным документом доначисления.
Изменится ли средний заработок для отпуска и больничных после перевода?
Сам факт перевода на полную ставку не пересчитывает средний заработок задним числом: он рассчитывается из фактически начисленных сумм за расчётный период. Но с даты перевода начисления будут производиться по новым условиям и постепенно войдут в базу среднего заработка.
Как распечатать приказ о переводе на полную ставку?
В проведённом документе «Кадровый перевод» нажмите кнопку «Печать» и выберите форму приказа о переводе (типовая форма Т-5 или форма, принятая в организации). Реквизиты приказа — номер и дата — заполняются в шапке документа.
Что важно запомнить
Перевод на полную ставку оформляется только документом «Кадровый перевод»: измените количество ставок на 1 и график работы одновременно, проверьте плановые начисления и расчёт зарплаты за переходный месяц. При переводе задним числом обязательно выполните перерасчёт и оцените влияние на сданную отчётность.