Другое · 8 мин
Как в 1С:ЗУП отразить командировку в выходной день
Пошаговая инструкция: как в 1С:ЗУП 3.1 оформить командировку в выходной день, начислить двойную оплату или предоставить отгул, проверить расчет и табель.
Командировка, захватывающая выходные или праздничные дни, — частая ситуация, которая вызывает вопросы у расчетчиков зарплаты. По Трудовому кодексу работа в выходной день в командировке оплачивается не по среднему заработку, а не менее чем в двойном размере, либо компенсируется дополнительным днем отдыха. В 1С:ЗУП 3.1 для этого предусмотрен отдельный механизм, и важно не перепутать его с обычным начислением «Оплата командировки».
Ключевой нюанс: если сотрудник просто находился в командировке в выходной день (ехал в поезде, ждал начала работы), такой день оплачивается средним заработком в общем порядке. Двойная оплата положена только когда сотрудник по приказу руководителя привлекался к работе в выходной либо выехал в командировку (вернулся из нее) в свой выходной день. От этого зависит, какие документы оформлять в программе.
Когда требуется особое оформление выходного в командировке
Прежде чем вносить документы, определите характер выходного дня. Возможны три ситуации: сотрудник работал в выходной по распоряжению работодателя, сотрудник выехал в командировку или вернулся из нее в свой выходной день, сотрудник просто находился в командировке, не работая. Первые два случая требуют повышенной оплаты по правилам статьи 153 ТК РФ, третий оплачивается средним заработком как обычный день командировки.
Основанием для оплаты служит приказ руководителя о привлечении к работе в выходной день и письменное согласие сотрудника. Без этих первичных документов начисление двойной оплаты в программе не имеет правового основания, даже если технически его можно провести.
Как выбрать действие
Шаг 1. Оформление документа «Командировка»
Откройте раздел «Кадры» → «Командировки» (или «Зарплата» → «Командировки») и создайте новый документ. Укажите сотрудника, даты начала и окончания командировки, включая выходные дни, — период командировки прерывать на выходные не нужно, отсутствие должно покрывать весь срок.
Документ автоматически начислит оплату по среднему заработку за рабочие дни по графику сотрудника, попавшие в период командировки. Выходные дни по графику в расчет среднего не попадут — это нормально, они будут оплачены отдельным документом, если сотрудник в них работал.
Проверьте, чтобы в период командировки не было других зарегистрированных отклонений (отпуска, больничные) — программа выдаст предупреждение о пересечении периодов, и документы придется сторнировать или скорректировать.
Шаг 2. Начисление оплаты за работу в выходной день
Для оплаты работы в выходной используется документ «Работа сверхурочно» из раздела «Зарплата» (в некоторых релизах — «Работа сверхурочно» объединяет функции оплаты праздничных и выходных, либо доступен отдельный документ «Работа в выходные и праздничные дни» в разделе «Кадры»). Создайте документ, укажите дату выходного дня, сотрудника и количество отработанных часов.
В документе выберите способ компенсации: повышенная оплата или отгул. При выборе повышенной оплаты программа начислит дневную или часовую ставку в двойном размере сверх оклада. При выборе отгула работа оплачивается в одинарном размере, а сотрудник получает право на дополнительный день отдыха, который позже оформляется документом «Отгул» или «Отсутствие».
Как отразится в табеле и расчете зарплаты
Дни командировки, приходящиеся на рабочие дни, в табеле отражаются кодом «К» (командировка) без указания часов. Выходной день, в который сотрудник работал, отражается кодом «РВ» (работа в выходные) с количеством часов — этот код подтянется из документа «Работа сверхурочно». Дни отъезда или возвращения в выходной часто отражают сдвоенным кодом «К/РВ».
В документе «Начисление зарплаты и взносов» за месяц вы увидите несколько строк: оплата командировки по среднему заработку за рабочие дни и оплата работы в выходные и праздничные дни — по тарифу в двойном размере. Если сотрудник выбрал отгул, сумма за выходной будет начислена в одинарном размере.
Как проверить результат
Рабочие дни командировки — «К», выходной с работой — «РВ» с часами
Выходной день помечен «К» и оплачен средним заработком
Отдельная строка «Оплата работы в выходные и праздничные дни» в двойном размере
Выходной день включен в оплату командировки по среднему
В расчет среднего за командировку вошли только рабочие дни по графику
Программа насчитала средний заработок и за выходные дни
Типичные ошибки и как их избежать
Самая распространенная ошибка — оплата выходного дня в командировке по среднему заработку. Средний заработок за дни командировки сохраняется только за рабочие дни по графику. Работа в выходной оплачивается по правилам статьи 153 ТК РФ, и смешивать эти два механизма нельзя.
Вторая частая проблема — забытые дни отъезда и приезда. Если поезд отправляется в воскресенье вечером, этот день считается днем командировки, и при наличии приказа он оплачивается как работа в выходной. Проверяйте даты в билетах и авансовом отчете.
Настройки программы, которые влияют на расчет
Убедитесь, что в настройках расчета зарплаты («Настройка» → «Расчет зарплаты») включена возможность работы сверхурочно и в выходные дни — без этого соответствующие документы и начисления будут недоступны. Также проверьте, что вид начисления «Оплата работы в выходные и праздничные дни» присутствует в плане видов расчета и настроен на расчет от тарифной ставки.
Размер доплаты (одинарный или двойной) определяется выбором в документе, а не настройкой начисления. Если в организации коллективным договором установлена оплата выше двойного размера, потребуется доработка формулы вида расчета или ручная корректировка результата.
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли прерывать командировку на выходные дни в документе?
Нет. Документ «Командировка» оформляется на весь непрерывный период, включая выходные и праздники. Прерывание периода искажает расчет суточных и отражение в табеле.
Сотрудник выбрал отгул за работу в выходной. Как его оформить?
В документе «Работа сверхурочно» укажите способ компенсации «Отгул» — работа будет оплачена в одинарном размере. Когда сотрудник решит использовать день отдыха, зарегистрируйте его документом «Отгул» или «Отсутствие» с соответствующим видом.
Как оплатить выходной день отъезда в командировку, если работы фактически не было?
День отъезда в выходной приравнивается к работе в выходной день. При наличии приказа оформите «Работа сверхурочно» на эту дату — оплата идет по правилам статьи 153 ТК РФ, даже если сотрудник только ехал в транспорте.
Что делать, если программа начислила средний заработок и за выходной день?
Проверьте график работы сотрудника: возможно, выходной день по производственному календарю является рабочим по его графику (например, при сменном режиме). Если день действительно выходной, проверьте даты в документе «Командировка» и наличие пересекающихся документов.
Облагается ли двойная оплата за выходной в командировке НДФЛ и взносами?
Да, оплата работы в выходные дни — это часть заработной платы, она облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке. Необлагаемыми остаются только суточные в пределах установленных норм.
Что важно запомнить
Командировку оформляйте одним документом на весь период, а работу в выходной — отдельным документом «Работа сверхурочно» с двойной оплатой или отгулом. Основание — приказ и согласие сотрудника. Контролируйте результат по табелю («К» и «РВ») и расчетному листку.