Как в 1С ЗУП отразить договор ГПХ с физическим лицом

Договор гражданско-правового характера с физическим лицом в 1С:ЗУП оформляется отдельным документом «Договор (услуги, авторский)» или через приём на работу по договору ГПХ, в зависимости от релиза конфигурации и вида заключаемого соглашения. От правильного выбора документа зависят расчёт НДФЛ и страховых взносов, отражение доходов в отчётности 6-НДФЛ и РСВ, а также включение подрядчика в персонифицированные сведения о физлицах.

Главная особенность учёта ГПХ в том, что вознаграждение не является зарплатой: оно облагается НДФЛ, но по взносам действуют ограничения — выплаты по договорам подряда и оказания услуг не облагаются взносами на социальное страхование на случай временной нетрудоспособности. Программа учитывает это автоматически, если документ заведён корректно.

Ниже разобран полный цикл: от заведения физического лица до выплаты вознаграждения и проверки отчётности. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП 8 редакции 3.1, в которой учёт ГПХ ведётся штатными средствами без доработок.

Подготовка: настройки и карточка физического лица

Перед оформлением договора проверьте настройки учётной политики. В разделе «Настройка — Реквизиты организации» на вкладке учётной политики убедитесь, что вид договора ГПХ будет корректно попадать в отчётность. Отдельно проверьте, что в настройках состава начислений и удержаний («Настройка — Расчёт зарплаты») не отключён учёт договоров ГПХ.

Если исполнитель ранее не работал в организации, создайте карточку физического лица: «Кадры — Физические лица — Создать». Заполните ФИО, дату рождения, ИНН, СНИЛС и данные документа, удостоверяющего личность. Без ИНН и СНИЛС физлицо не попадёт корректно в персонифицированные сведения и РСВ, а отчётность будет отклонена при форматно-логическом контроле.

Оформление договора ГПХ в программе

Основной документ — «Договор (услуги, авторский)». Он находится в разделе «Зарплата — Договоры (в т.ч. авторские)» или «Кадры — Договоры ГПХ» в зависимости от настроек интерфейса. При создании укажите организацию, физическое лицо, дату начала и окончания договора, сумму вознаграждения и вид договора.

Поле «Вид договора» определяет налоговый режим. Для подряда и услуг выбирайте «Договор (работы, услуги)», для авторских соглашений — соответствующий вид: от него зависит применение нормируемых вычетов по расходам и обложение взносами. Также укажите подразделение и способ отражения в учёте (счёт затрат), если он отличается от настроек по умолчанию.

1. 1
   Создайте или найдите физическое лицо в справочнике «Физические лица»
2. 2
   Откройте «Зарплата — Договоры (в т.ч. авторские)» и нажмите «Создать»
3. 3
   Заполните организацию, физлицо, период договора, сумму и вид договора
4. 4
   Укажите подразделение и способ отражения в бухучёте
5. 5
   Проведите документ и проверьте, что он появился в списке действующих

Если договоров много или они регулярные

Для постоянных подрядчиков удобнее оформить договор один раз и начислять вознаграждение ежемесячно в составе общего документа «Начисление зарплаты и взносов» — тогда в табличную часть подтянутся все действующие договоры ГПХ. Если выплата разовая, используйте документ «Начисление по договорам ГПХ» сразу после подписания акта.

Начисление вознаграждения по договору

Начисление выполняется документом «Начисление по договорам ГПХ» (раздел «Зарплата») либо автоматически при заполнении «Начисление зарплаты и взносов». В документе укажите месяц начисления, дату выплаты и подберите договоры. Программа рассчитает сумму вознаграждения, НДФЛ и страховые взносы.

Дата получения дохода по ГПХ для целей НДФЛ — день фактической выплаты, а не дата акта. Это важно при заполнении 6-НДФЛ: доход попадёт в раздел 2 по дате выплаты. Следите, чтобы в документе начисления поле «Дата выплаты» соответствовало планируемой ведомости.

НДФЛ и страховые взносы по ГПХ

Вознаграждение по договору ГПХ облагается НДФЛ по ставке, применяемой к доходам налогового резидента (или нерезидента — по статусу физлица). Налог рассчитывается нарастающим итогом с начала года с учётом ранее удержанных сумм. Если исполнитель предоставил заявление, ему могут быть предоставлены стандартные вычеты на детей — они применяются и к доходам по ГПХ, если это основной источник дохода у данного налогового агента.

По страховым взносам действует правило: выплаты по договорам подряда и оказания услуг облагаются взносами на ОПС и ОМС, но не облагаются взносами на ВНиМ (страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством). Взносы на травматизм начисляются только если это прямо предусмотрено условиями договора. Программа формирует проводки и регистры по этим правилам автоматически по виду договора.

Выплата вознаграждения и удержание НДФЛ

Выплата оформляется стандартными ведомостями: «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу» или «Ведомость через раздатчика» из раздела «Выплаты». При заполнении ведомости выберите характер выплаты «Договоры ГПХ» или общий список — программа подтянет задолженность перед подрядчиками с учётом удержанного НДФЛ.

НДФЛ считается удержанным в момент выплаты. После проведения ведомости и регистрации выплаты проверьте документ «Операция учёта НДФЛ» или движения ведомости: сумма к выплате должна равняться вознаграждению минус НДФЛ. Если выплата производится частями, налог удерживается пропорционально с каждой части.

Проверка результата и отчётность

После завершения цикла проверьте три вещи. Во-первых, расчётный листок или отчёт «Расчёты с сотрудниками» — задолженность перед подрядчиком должна закрыться. Во-вторых, регистры по НДФЛ: отчёт «Анализ НДФЛ по датам получения доходов» должен показывать доход по коду, соответствующему договорам ГПХ. В-третьих, отчётность: физлицо-подрядчик должно попасть в РСВ (подраздел 3.2.1 с суммами в пределах базы) и в персонифицированные сведения о физлицах, а выплата — в 6-НДФЛ.

Контрольные точки

Как проверить результат

Ведомость на выплату

Норма

Сумма к выплате = вознаграждение минус НДФЛ

Тревожный признак

НДФЛ не удержан или сумма не сходится с начислением

РСВ, подраздел 3.2.1

Норма

Подрядчик есть в списке, суммы взносов без ВНиМ

Тревожный признак

Физлицо отсутствует или начислены взносы на ВНиМ

6-НДФЛ

Норма

Доход отражён по дате фактической выплаты

Тревожный признак

Доход попал в период даты акта или не отражён

Перссведения о физлицах

Норма

Подрядчик включён с корректными СНИЛС и ИНН

Тревожный признак

Ошибки форматного контроля по личным данным

Частые вопросы

Можно ли оформить договор ГПХ на штатного сотрудника?

Технически программа позволяет, но это рискованная практика: выплаты в рамках трудовых отношений не должны маскироваться под ГПХ. Допустимы ситуации, когда сотрудник выполняет работу, не входящую в его трудовую функцию, по отдельному договору, однако такие схемы требуют юридической оценки.

Как отразить в ЗУП авторский договор с вычетом расходов?

При создании договора выберите вид «Авторский договор» и укажите норматив вычета или фактические расходы. Программа уменьшит базу по НДФЛ на сумму вычета, а взносы рассчитает с базы за вычетом подтверждённых расходов.

Почему подрядчик не попал в РСВ?

Чаще всего причина в том, что договор не проведён, начисление не выполнено в отчётном квартале или в карточке физлица отсутствуют СНИЛС/ИНН. Проверьте также, что в настройках договора не снят признак обложения взносами.

Нужно ли начислять взносы на травматизм по ГПХ?

Только если это прямо предусмотрено условиями заключённого договора. По умолчанию программа взносы на травматизм по ГПХ не начисляет; при необходимости соответствующий признак устанавливается в договоре.

Как исправить ошибочно начисленный договор ГПХ?

Если документ не участвовал в выплате, его можно распровести и отредактировать. Если выплата прошла и отчётность сдана, используйте сторнирование документом «Сторно начислений» или корректировку в следующем периоде, после чего подайте уточнённые расчёты.

Облагается ли аванс по договору ГПХ НДФЛ?

Да. Аванс подрядчику — это доход на дату выплаты, поэтому НДФЛ удерживается при каждой выплате, включая авансовые. Оформляется это той же ведомостью на выплату с привязкой к договору.